為什麼選擇辦公室自動化軟體？

辦公室自動化軟體旨在通過自動化流程和管理工具，減少人為錯誤，提高工作效率。具體來說，它可以幫助企業：

• 提升時間管理：通過自動排程和提醒，確保每個會議和任務都能按時進行。
• 減少管理負擔：自動化的辦公室管理減少了手動操作的需求，釋放了更多的人力資源。
• 增強團隊協作：提供一個集中化的平台，方便團隊成員間的協作和溝通。
• 優化資源利用：避免重複預訂和資源浪費，確保辦公資源的最佳利用。

Offision：辦公室自動化的領導者

全面的功能

Offision 提供了一套完整的功能，滿足您所有的辦公室管理需求：

• 會議室預約：只需一鍵即可找到並預約可用的會議室，界面直觀，操作簡便。
• 工位預約：通過掃描二維碼即可輕鬆預約工位，非常適合靈活的工作環境。
• 訪客管理：專業的訪客管理系統，無縫整合您的會議安排，提升訪客體驗。
• 智能辦公室平面圖：通過互動平面圖視覺化辦公室佈局，提升整體管理體驗。
• 預約面板：無論是通過手機還是會議室門外的預約面板，皆可輕鬆管理和預約會議室。
• 用戶應用：Offision 的移動應用提供極大的便利性，隨時隨地進行會議排程、資源管理和訪客處理。

無縫整合與跨平台支持

Offision 可與 Microsoft 365、Microsoft Teams 和 Microsoft Outlook 等流行平台無縫整合，確保您在使用喜愛工具的同時，享受Offision 強大的功能。此外，Offision 支持多種語言，並可在桌面、移動設備和預約面板上運行，提供靈活且便利的使用體驗。

快速設置與用戶友好界面

Offision 的一大亮點是其快速且簡便的設置過程。您可以免費開始使用 Offision，並在幾分鐘內設置好智能辦公室，無需額外的硬體支持。靈活的用戶界面設計，確保在不同螢幕尺寸上均能提供最佳的使用體驗。

免費試用 Offision

Offision 提供一個月的免費試用期，讓您可以全面體驗其功能，親身感受它如何改變您的辦公室管理。通過 Offision，您可以連接團隊成員，節省辦公成本，並創造一個更高效的工作環境。

結論

在2024年的剩餘時間裡，Offision 無疑是辦公室自動化軟體的最佳選擇。其全面的功能、高級的分析與AI助手、無縫整合與跨平台支持、以及快速設置和用戶友好界面，無論您是管理小型團隊還是大型企業，Offision 都能滿足您的需求，優化您的辦公室管理。

不要錯過這個提升工作效率和節省成本的機會。立即免費試用 Offision，體驗智能辦公室管理的未來。

Offision 是一站式的辦公室管理平台，具備會議室預約、工位預約、訪客管理和 AI 辦公數據分析等功能。如需更多資訊，請訪問 Offision 官方網站。

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為了解決這些問題，許多企業開始採用辦公室管理系統來處理社交大廳借用及管理事宜。 在本文中，我們將探討如何透過辦公室管理系統有效處理交誼廳借用及管理事宜。

建立線上預約系統：辦公室管理系統可以提供一個線上預約系統，讓員工可以輕鬆查看交誼廳的可用時間並預訂。 透過線上系統，員工可以輕鬆選擇合適的日期、時間和持續時間，並即時獲得預訂確認。 如此一來，交誼廳的借用過程就變得簡單高效，避免了傳統的口頭或郵件預訂方式所帶來的混亂和衝突。

Offision 是一個即登記即用的辦公室管理系統，無需太多額外設置就能即時體驗高效的管理，而且可以一個月免費試用！

設定借用規則和政策：辦公室管理系統可以幫助企業設定交誼廳的借用規則和政策，確保公平和合理的資源分配。 例如，可以設定最長借用時間、提前預訂通知期限、取消預訂規定等。 這些規則和政策可以在線上預訂系統中明確傳達，並自動執行，從而減少人為干預和爭議的發生。

自動化審批流程：辦公室管理系統可以設立自動化的審批流程，確保交誼廳借用的合規性和透明度。 當員工提交預訂請求時，系統可以自動將請求傳送給相關審批人，並追蹤審批進度。 這樣，管理人員可以及時處理請求並做出決策，同時員工也能夠清楚知道他們的請求狀態。 自動化的審批流程能夠減少繁瑣的溝通和紙本文件，並提高借用流程的效率。

提供交誼廳使用指南和規範：辦公室管理系統可以提供交誼廳使用指南和規範，幫助員工了解如何正確使用和維護交誼廳。 這些指南可以包括交誼廳的容量限制、設備使用說明、清潔要求等。 透過向員工提供清晰的使用指南，可以減少誤用和損壞的發生，並保持交誼廳的良好狀態。

數據分析與報告：辦公室管理系統可以收集和分析交誼廳借用的數據，並產生相應的報告。 這些報告可以提供有關交誼廳使用率、借用頻率、借用時段等的見解。 透過對這些數據進行分析，管理人員可以更了解交誼廳的使用情況，並做出優化資源分配和改善管理策略的決策。

綜上所述，透過辦公室管理系統處理交會堂借用及管理事宜可以大幅簡化和優化借用流程。 透過線上預約系統、借用規則和政策、自動化審批流程、使用指南和規範，以及數據分析和報告，企業可以實現交誼廳借用的高效、透明和合規管理。

這不僅可以提高員工的滿意度和工作效率，還有助於減少資源浪費和衝突發生。 因此，採用辦公室管理系統來處理交會堂借用及管理事宜是現代辦公室管理的重要趨勢之一。

是時候升級你的辦公室了！100% 免安裝且適合手機上使用的管理平台－Offision

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立即體驗Offision，讓您的辦公室管理更智慧！

免費使用Offision的場地預約系統，讓您輕鬆預約會議室、辦公桌和其他共享空間。這個智能辦公室管理系統利用人工智慧和大數據分析，為您提供全面的場地預約解決方案。

Offision的場地預約系統具有以下特點：

1. 簡單易用：Offision的使用者介面設計簡單直觀，讓您輕鬆預約場地，無需繁瑣的操作步驟。
2. 多平台支援：不論是在手機、桌面還是其他行動設備上，您都可以隨時隨地使用Offision進行場地預約。
3. 智能推薦：Offision的AI系統可以根據您的需求和偏好，智能推薦最適合的會議室或辦公桌，節省您的時間和精力。
4. 實時狀態查看：透過Offision的日曆介面，您可以輕鬆查看會議室和辦公桌的使用狀態，避免日程衝突和浪費資源。
5. 數據分析：Offision提供詳細的場地佔用率分析，幫助您優化辦公室空間配置，減少浪費，提高資源利用率。

使用Offision的場地預約系統，您可以解決以下常見的問題：

• 會議室空無一人，無法確定是否可以使用。
• 忘記預約的會議室或辦公桌是哪一個。
• 辦公室空間有限，如何有效利用。
• 長期無法預約到需要的會議室，影響工作進程。
• 難以管理和組織多個場地的預約和使用情況。

Offision的場地預約系統不僅可以提高辦公效率，還可以節省成本。它是一個無需安裝的雲端解決方案，支援多種語言和各種設備，讓您輕鬆整合現有的辦公系統。

立即體驗Offision的免費場地預約系統，讓您的辦公室管理更智慧、高效！請訪問Offision的官方網站以獲取更多詳細信息和註冊免費試用：Offision官方網站

結語：Offision的免費場地預約系統將為您的辦公室管理帶來效率的提升和成本的節省。不再為預約場地而煩惱，不再浪費時間尋找空閒的會議室或辦公桌。

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這就是為什麼我們認為今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。

不需再害怕重複預約

透過當今的技術，辦公室裏的資訊都能即時連接、溝通。您可以即時查看會議室是否已被預約，以及預約的時間，而毋須走到會議室門前偷看。

而且，如果房間在您想要的時間已被他人預約，您可以立即找到其他可用的房間。 這減少了尋找房間所浪費的時間，並增加了員工之間的協作。

不再因會議失約而浪費空間

您可以預先設置使用每個會議室的預約規則。如果會議建立者未能在設置中指定時間（例如 15 分鐘）內登入房間，系統則會取消該房間預約。你更可配合佔用感應器，自動偵測使用情況，確保空間利用和政策實施能夠確切、透明。 

其他預約規則包括設置辦公時間、預約時間上限、可預約人員，以確保會議室可達到指定需求，給予相關人士使用。

易於設置、隨時隨地輕鬆使用

一個合適的預約系統，應該能夠提供不同的系統安裝選擇，配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務，應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台，確保員工的數據不會輕易洩露之餘，亦能確保系統可靠耐用。

雲端系統能夠提供即安裝即使用功能，使得會議室管理系統的安裝幾乎是一天內就能完成，員工也將能夠立即使用，無需等待。

而通過支持RFID的員工卡簽到，以及通過手機查找、預約房間的應用程序，員工馬上就可以從任何地方開始使用你的會議室管理系統。

直觀易用

ONES 的會議室管理系統非常直觀且易於使用。 您無需為員工安排時間接受培訓——他們可以使用與現有 Microsoft Exchange、Outlook、Teams 的整合，來完成培訓。

無需昂貴的投資

即使是多麼小型的公司，也可以從會議室管理系統中受益，因為ONES 的定價既靈活又實惠。公司可以選擇最適合其預算的方案，並隨著業務的增長和需求的變化而轉向其他方案。

此外，ONES 會議室管理系統還將提供有關房間使用情況的詳細數據，您將知道何時以及哪些會議室的需求的多少，因此您可以將未被善用的空間轉換為其他優先事項，或使得會議空間計劃得更有效。

ONES 智能辦公系統，能協助您設置合適您的混合工作環境，追上辦公室數碼化的時代，不妨了解更多：Your all-in-one smart office system

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以下是ONES認為大家都需要考量的四大評估標準，協助大家在選取會議室預約系統時，能夠清楚判斷出合適自己辦公室環境的。

會議室預約系統的四大評估標準

簡單直觀的空間管理

能夠直接、輕鬆地預約會議室，從來不是容易的事，而一個給整間公司使用的會議室預約系統，自然就需要易用、簡單，才能不論年齡、性別、習慣，都能夠令絕大部分用家花最短的時間預約到他們需要的會議室。

簡單直觀的會議室預約系統，理應提供一個清晰、實而不華的控制介面，清楚顯示使用者需要知道的會議室資訊。系統亦需要支援Outlook、手機和電腦平台，務求讓用家能夠在不同地點都能夠進行預約、更改排程。

根據不同設備、地方、會議類型等需要，系統能夠快速篩選出合適的會議室，毋須用家在眾多會議室中逐一翻查。

系統亦應該配合混合式工作的趨勢，讓用家能夠輕易在會議室預約中建立相應的虛擬通話會議，加強來自不同地方的協作能力。

與現有系統的高度整合

一般辦公室往往已經在Microsoft等平台建立好一些電郵帳戶，以及Microsoft Office 365、Exchange Server、Teams和Outlook等軟件平台，供員工作日常使用。

一個理想的會議室預約系統應能夠與現有系統作高度整合，而毋須管理者花費時間額外在新系統逐一建立帳戶，造成資源分散、重複。

一些會議室預約系統更能提供Teams 、Outlook 等平台插件，能夠讓使用者在他們慣用的平台上使用新功能，例如預約會議室、設備，管理會議，制定時間表，簡化預約程序。

高效的房間顯示器

如何知道您的會議室是否有人佔用？ 走到房間前面偷看裡面有沒有人？ 或者只是敲門，然後每次走進房間看看？

要知道會議室是否有人佔用，是辦公室裡最大的問題之一。當重要的會議上被其他人任意打斷，更是令人沮喪。一些大學研究甚至表明，要從會議中斷中恢復正常，需要 20 多分鐘。所以，現在的會議室管理不可缺少的就是房間顯示器，

一個合適的預約系統，能夠讓您可以在房間顯示器上，輕鬆查看房間詳細信息、房間狀態和今天的預約時間表。 顯示器上的燈光反映房間的狀態，令您在遠處也能知道房間的使用情況。

您甚至可以直接在房間門前進行預訂、登入、登出和延期預訂。 所有記錄將無縫同步到預約系統，確保您的會議不會被他人打擾。

能配合不同企業要求

不同企業對於系統的要求各有不同，有些企業會希望將系統安裝至本身的伺服器，以免數據放置在外；有些企業則會選取SaaS 的雲端服務，價錢較合宜之餘，亦減省系統安裝的程序。

一個合適的預約系統，應該能夠提供不同的系統安裝選擇，配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務，應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台，確保員工的數據不會輕易洩露之餘，亦能確保系統可靠耐用。

ONES 智能辦公系統，能協助您設置合適您的混合工作環境，追上辦公室數碼化的時代，不妨了解更多：Your all-in-one smart office system

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LinkedIn建議辦公室第一步的改變，是要改善會議室的配備。 例如，LinkedIn他們位於加州山景城的新旗艦大樓，就著意以舒適家具和尖端技術作為特色，並由著名建築公司NBBJ創建，提升辦公靈活度。 

您需要知道的是…

• 改善會議室氛圍的首要條件，是要滿足員工的確切需求 
• 靈活度對於新設計的會議室尤其重要  

著重靈活設計的會議室   

LinkedIn相信，把靈活性帶入會議空間，會使人們的工作更加愉快。而當員工能在工作中感到快樂時，枯燥的會議氣氛便自然消失。 因此，與傳統的會議室相比，採納新設計的會議室更加需要注重員工的需求同幸福感。 

另外，新型設計的會議室具有可移動的隔板，可以隨時擴大或縮小會議空間，並提供額外的消毒設備去保護員工的健康。 

LinkedIn還為同一團隊的工程師的辦公桌中間增加了滑動門，原因是這些滑動門可幫助創建小型的會議空間。當一名工程師想和別人進行討論時，他們可先選擇其中一張辦公桌，然後把附近四邊的滑動門合併一起，就可形成一個小型的會議空間。同時，這些區域還提供一些了隔音設備，以確保工程師能夠專注於工作。  

一些會議室管理系統，能提供極具靈活性的自由房間組合功能，為同事可以根據會議的需要，改變會議室的大小、裝備，令工作增加更多活力。

我們的意圖是讓它（新設計的會議室）具有超強的靈活性… 天花板上的聲學擋板可以減弱聲音，其人字形的形狀為房間增加了更多的活力，使通常了無生氣的環境變得生動起來

NBBJ的負責人Robert Norwood

輕鬆會議氛圍 鼓勵員工提意見  

LinkedIn使用來自Anthropologie的現代主義橡木桌，來取代會議空間中的中央桌，讓會議室看起來更像休息室。 此外，每個人都可坐在一個配有枕頭的軟梳化，而附近的桌子也有好多植物同書籍。  

輕鬆的外觀是為了讓會議中的參與者感到舒適，而在這種輕鬆的會議環境下，我們相信這有助令『 在傳統環境中不太會發言的』員工成員會嘗試發言。

LinkedIn的工作場所設計總監Lisa Britz

虛擬會議工具 提升會議趣味 

將虛擬工具添加到會議室內，可將遠端工作人員與辦公室工作人員連接起來。這讓更多人可參與會議內，其好處是有助接收更多不同意見去改善工作質素。

而LinkedIn的會議室中更設有一些大型屏幕，能一邊展示文件，另一邊顯示遠端同事的面孔。會議演說者更可透過屏幕可看見不同員工的即時反應，從而作出相對的回應，例如即時的快速問答。 

此外，一些公司的會議室還配備了數位白板，亦在牆上安裝協助虛擬會議的特殊攝影鏡頭，讓現場的員工們可透過電腦程式，在數位白板上以不記名方式寫字，而在家工作的同事也可透過鏡頭即時看到正在書寫的內容。這使會議或演示進行時看起來更有趣。 

房地產服務公司世邦魏理仕（CBRE）最近對佔用辦公空間的公司進行了調查。研究發現，76%的受訪者認為這類增強型視像會議是他們重返辦公室的首要任務之一。   

辦公室管理系統 有效管理靈活設備 

如上所述，在會議室提供靈活的工作設備，如靈活設計、虛擬會議工具、數位白板，可以改善會議的工作條件。但是，要管理這些具備不同功能的設備並不容易，而一個完善的辦公室管理系統就能解決當中問題。 而且完善的辦公室管理系統，允許員工輕鬆預約所需的會議室，並確保您的會議在進行過程中不受干擾。 

ONES是著名的一體化智能辦公管理系統，可以協助您輕鬆實現混合工作模式。您可以使用我們的房間預訂、辦公桌預訂和訪客管理功能輕鬆舉行虛擬會議，管理流動辦公桌和訪客到訪。 

ONES現在設有一個專門的頁面來介紹一系列的混合工作措施，以幫助您解決問題。 您不妨到 https://ones.software/hybrid-workspace/，以便進一步參考。   

聯絡我們：hello@ones.software，或訪問ONES官方網站了解更多信息：https://ones.software/tw。   

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