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疫情新常態下，企業有什麽風險要注意？

在疫症期間，我們容易認為採取在家工作是企業的長期方案。固然，在家工作確實在員工的靈活度方面有其優勢，但它亦同時消除了一些關鍵的業務動力，而這些動力只有在員工同處一地之時，才能得以發揮，所以企業必須盡快理解自身的需要，以制定往後的長期工作模式。如果將太多員工留在辦公室環境之外，而未能有效重返工作流程，這會對企業的業務造成災難級的影響。

健康與消毒

當疫情未消散的辦公室中，保障員工健康和福祉是企業的首要目標，而這並非一時三刻能夠達成的事。對工作環境、會議室、日程安排和消毒程序的管理將會是未來必然要面對的挑戰。各地政府亦會推出關於社交距離等措施的官方指引，在重啟開放辦公室後的一段時間，企業都需要遵守，所以充裕的事前準備工夫至為重要。

而為您的員工做好重返工作崗位的準備工夫，不僅是為了確保您的企業重新運作以及員工安全，也是為了確保他們的安全感。許多員工對重返辦公室往往持謹慎態度，這是絕對可以理解的，尤其是疫情尚未明朗化之時。雇主的工作就是要獲得員工他們的信任和信心，讓他們相信作為管理者的您已經採取一切可行的預防措施，來保護他們在工作場所中免受病毒感染。

營運與收益

如果在疫情稍緩之際，企業未能把握機會，及時掌握新的營運模式，收入增長可能持續變差。持續的員工閒置，亦有機會導致工作能力和知識的喪失，營運成本亦隨之激增，盈利的能力將會受到影響。這兩者結合起來，可能會導致企業最終無法及時回復正常。

所以，企業有需要幫作助關鍵的員工重新投入工作，同時準備好安全的工作環境，以令他們有信心重返工作桌前，才能確保企業運作不會長期受到影響。

數據與安全

由於遠程工作已成為常態，因此在接觸工作數據的方式和數據安全配置文件方面，需要額外的考慮。除了釣魚程式等網絡安全問題外，員工現在還可能在不太安全的家庭環境中使用敏感的數據。

企業應該將數據妥善安置在公司的防火牆之後，使其變得更加開放之餘，並要在方便員工和業務合作夥伴使用和數據安全度之間取得平衡。企業亦理應加強網絡防禦能力，並在各個層面對員工進行數據安全教育，以應對新出現的網絡風險。

不少的公司現時沒有顯著的遠程工作能力，所以企業必須盡快投資相關項目，以獲得技術，加以實施。透過長遠計劃和基礎架構的更改，相應地評估相關風險，並可能部署長期的緩解措施，如，替代現時。快速應變，支援新的工作應對方式，才能夠保持現有業務流程和運營的發展。

企業聲譽

在COVID-19之前，一些公司可能對聲譽管理持冷漠的態度。然而，在這個不確定的疫情時期，有關企業聲譽的風險管理應被視為必須具備的條件（must-have），而不是一個僅僅可有的條件（nice-to-have）。

不管是工作環境處理不當、數據流失、不良財務收益、行政失當、產品緊急回收等等問題和因素，都會威脅到企業一直以來維持的良好聲譽，暴露企業危機處理不足的弱點。而這些疫情下的挑戰往往是前所未見，而且突如其來，所以未來數月的風險管理至為關鍵。

企業盡可能做好多元化且跨職能的聲譽風險，識別這些企業會面對的新風險，然後因應持續不斷的市場變化，保持靈活，並重新評估、更新所有風險的評估。

在這個艱難時刻，企業應該比以往任何時間都要更為關注員工以及客戶。而無論是通過各種資源、知識、研發還是運營方式的改變，都要確保員工可以為應對危機作出應對。和員工、客戶以及各利益持份者持續溝通之餘，亦要知悉他們不斷變化的優先事項和行動。

做好員工安全、聲譽和財務等方面的風險管理，保持高靈活度，企業方能在疫情時期繼續奮鬥，轉危為機，並能從中確立企業的良好形象，在往後的日子亦能無往而不利。

ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。

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疫情新常態的科技對策

疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。

限制空間使用量

保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。

透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。

員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。

全面消毒

在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。

企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。

安全訪客到訪

處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。

通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。

一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。

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智能辦公室的基本元素(II)：訪客管理系統

比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，至為重要。傳統的訪客管理，需要不少人手處理訪客到來以及其相關的文件，亦要透過電話聯絡員工以作客戶的招待。若要知道過往有多少訪客到訪、何時到訪、聯絡資料等，也要翻查大量的文件才能將資料整合。辦公室的安全，亦隨時因為訪客無意闖入一些高度機密、甚至危險的地方，而受到威脅。那智能訪客管理系統又如何能夠幫助企業？

上一章我們提到，智能辦公室其中一個必要元素是會議室預約系統，這次我們將提及另一個必要元素－－訪客管理系統。首先，我們重溫一下智能辦公室的定義：

『智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制，其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。』

訪客管理系統，是指能夠追蹤進入辦公室的訪客的系統，而這些訪客可以是客戶、速遞員、面試者、承包商等等。訪客管理系統採用一個更容易使用的電子平台，取代傳統的紙本訪客記錄，容許管理者能夠監控進入企業、校園或其他設施範圍內的訪客。因為訪客如果想進入某些地方，必須完成登記並使用相應的訪客證件。這種訪客管理步驟的電子化，能夠減少處理的人手、增強用戶體驗，更能保障訪客、公司的安全。

電子化訪客記錄

訪客登記系統最基本的目的，就是一個記錄系統。企業的管理者需要知道誰在設施範圍內，他們甚麼時候在哪裡，以及到訪的目的。而訪客管理系統中，最基本的功能就是登記處，所有的訪客登記都與此有關。

透過電子化登記系統，沒有人能夠在未登記的情況下，進入企業等設施範圍內。有些登記系統更能協助員工替訪客進行事前登記，就能從事前、到訪、到事後，進行一系列的自動記錄追蹤，方便員工管控每一位訪客的使用狀況。登記完之後，亦能即時通知接待的員工，或是在樓層顯示中顯示出引路的指示。事後亦能將訪客的資料，例如到訪時間、使用設施，或者問卷結果等等，輕易作出搜尋，並統合成分析報告，以作往後的資源配置以及生產力提升。

有效企業管控

訪客登記系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。這亦能進一步防止盜竊和故意破壞等行為，加強企業自身的安全。

通過訪客管理系統，企業管理者亦可以在手機、電腦上，隨時知道到誰在哪裡、何時進入和離開建築物。在發生災害等緊急情況下，管理者可以即時得知訪客的位置，有任何訪客被困的話，他們也可以有方法從訪問記錄知道其行蹤。

建立良好聲譽

訪客管理系統可以幫助組織建立一個更強大的企業聲譽，因為一個良好的管理系統，可以從清楚掌握訪客的到訪體驗，建立員工和訪客之間的相互信任。而一個嚴謹的安全系統，會給予初次到訪的訪客留下深刻的印象，這正正影響你的企業聲譽。因為他們知道您的企業對他們的安全管理非常重視，同樣企業管理亦是。

那麼，究竟一個訪客管理系統是怎樣運作？不妨看看我們ONEs Software 的Bookings ONE — 訪客管理功能 https://ones.software/bookings-one/visitor/zh-hk

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辦公室智能化對企業有何幫助？

隨著科技的進步，辦公室智能化已經成為現今企業的必選方案，在「智能辦公室的基本元素」這篇文章裏，我們已經稍微談到一些辦公室智能化的必要條件。那麼這次我們就來看看，哪些企業的部分能夠透過智能辦公室的各種元素得以提升效能。

對於一個員工來說，在一般的辦公室工作很難是令人興奮的事情。每個人準時上班，將咖啡杯裝滿，一邊打著鍵盤，一邊進行日復一日的工作，然後等待下班。這看起來枯燥乏味，但也是大多數辦公室的現實寫照。但如果能使辦公室不再枯燥，變得高效率、有活力的話，會否就能幫助員工增加工作效率？

日常環境管理

智能辦公室主要通過使用互相連接的智能設備，在舒適、效率和安全之間達致協同效應，可以完全消除或減少人類對辦公室工作空間管理的參與。

例如當智能辦公室系統連接到照明系統時，能夠透過感應器感測環境，而選擇是否需要照明，因而可以節省一些成本，有些甚至可以控制照明的顏色，隨時轉變工作環境的氣氛。辦公室的溫度亦可以通過安裝全天工作的恆溫器來調整。透過連接到IoT基礎設備，員工亦能夠在安裝在房間前的平板上，或者是自己手機上的應用程式，調整房間的溫度。

通過會議室智能化，能夠方便會議排程的計劃，以及增加安排會議的可行程度。這意味著員工可以遙距為會議預留最合適的房間，並且預約所需的設備，以及聯絡所有與會者。所有這些動作都再無需透過電話和秘書進行預約，只需在手機上按幾下就能夠簡單完成。對於管理者來說，這亦意味著能夠進行實時檢測，確定各房間以及設施的使用實況。

工作環境安全

一個以科技緊密聯繫的工作場所，可以有各種方式提高企業的安全程度。例如房間等辦公室設施要透過系統預約，才能加以使用。在使用預約房間前，要在登入機器上以他們的員工證進行身份驗證，方能將該房間解鎖。

辦公室的訪客管制亦能透過智能辦公室系統得以實行。一些訪客管理的功能，能夠預先發送邀請郵件給予訪客。在訪客到達時能夠使管理者迅速知悉其身份，並透過手機通知等知會相關同事跟進。系統亦能即時列印一個附有如二維碼的證件給予訪客，方便他們能夠透過證件認證，在預先設定的範圍下使用辦公室的設施。這使他們能夠賓至如歸之餘，亦能在自動化的系統下，避免訪客誤用其他設施。

服務與設備維護

日常有不少牽涉辦公室的服務要進行聯絡、跟進，例如儀器準備、茶水、清潔、間隔調動、設施維修等等，一些智能辦公室系統的服務與支援功能，都能夠提供聯絡渠道，幫助員工聯絡相關的人士跟進。

員工只要在手機程式回報，或者預約設施時揀選需要的服務，相關負責人士就能夠在系統上知悉他們應該要跟進的項目。有些設備亦能自帶檢查裝置，只要與系統整合，也能夠在設備損壞之前檢測出故障，並發出警報。這使您可以在問題惡化之前進行修復，並節省昂貴的更換費用。

智能辦公室系統亦能夠同時引入服務進度列表、事後數據分析等等，能夠使管理者掌握辦公室的運作，確保員工能夠充分利用各個辦公室設施。管理者亦能透過確實的使用數據，從而得知設施的使用情況，作出辦公室上的調整，從而減低因為設施損耗、或是工作流程不順暢，而造成對工作效率的影響。

總結

智能辦公室能夠為企業提供一個功能齊全、符合員工需要、具有吸引力的工作場所。透過使用現今的科技，創造更好的員工體驗、提升企業的生產力。通過使用互相連結的智能設備，在舒適度、效率和企業安全之間作出適當的平衡，並透過自動化系統，從簡單的空間導航，到企業安全、庫存、設施消耗、訪客等等，都能協助員工減省日常管理程序，將生產力、時間投放到更有價值的工作範疇之上。

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如何推動有效在家工作？（公司篇）

今次就看看在公司管理層角度來看，如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？

上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式，今次就以在公司管理層角度，看看如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？

首先，管理層需要了解清楚遠端工作的要求，否則，在缺乏準備和培訓的情況下，即使是平時表現出色的員工，在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始：

1. 缺乏互相接觸，難以獨自處理工作

有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動，或者是慣於坐在辦公桌前，被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘，亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。

2. 無法掌握工作時間，導致壓力過大

在某些情況下，在家工作的員工未能清楚掌握工作時間，不知道何時應停下來，導致自己、其同事以至下屬都受到影響，特別是在全球工作環境下，其他同儕可能全日都在線，並隨時要求支援。這時，員工們就更難以分清何時應該下班。

3. 疏離感大增

孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一，因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響，尤其是當他們在較長期遠端工作環境中，未有機會與他人交流，影響就會更大。而長期來看，孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低，甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。

4. 工作環境周圍的騷擾

不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係，會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾，這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作，往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題，亦是員工經常要面對，這些都會令到員工無法發揮應有水準。

那麼，管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持？以下列舉幾項例子：

1. 訂定針對遠端工作的模式

為員工訂定適合他們的新工作模式，有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫，作出工作匯報。不論是一對一的通話，還是採取團隊通話會議，都能夠成為表達訴求和問題的渠道，令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助，減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。

彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為，在傳統的辦公時間之外工作，他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間，有助令他們保留足夠的休息時間，才能使其工作態度維持應有的水平。

2. 提供有效的線上通信軟件

僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的，近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅，例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會，尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘，也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。

當然，要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施，以免因為誤用一些未達安全標準的軟件，而導致公司資訊意外流出。

3. 增加員工社交機會，加強精神支援與鼓勵

即使是遠端工作，也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流，例如進行線上午餐，甚至是一同進行短暫的撐舉運動，或是朝會前幾分鐘的閒談，也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流，減少孤獨感。

加強精神支援，聆聽員工的訴求，也是不可缺乏的要項，建立渠道的同時，更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候，就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會，有助認知他們的壓力與不安來源，並提供相對應的支援和鼓勵。

總結

雖然因為疫情的關係，很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動，化危為機，透過利用各種數碼科技的應用，將工作流程、環境進一步數碼化，就能夠減少影響，亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示，一同渡過這個逆境。

如何能夠將辦公室數碼化，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足。

有助提升公司形象之餘，各類企業資源管理、數據分析亦能夠透過同一平台進行，整體工作效率藉以大幅提高。

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如何有效在家工作？（員工篇）

在家工作一直是不少人的夢想，能夠不出家門就能夠工作，但以前大都只有比較新型的公司才有的工作形式。不過，今年因為肺炎肆虐全球的關係，令到不少傳統公司甚至政府部門，都突然面臨避免員工長期在公司工作的挑戰。結果，不少員工的夢想突然成真，但很快美夢就變成惡夢，很多公司未有經驗處理在家工作的流程之餘，員工亦往往因為未能習慣在家工作，往往令到工作效率大減。那麼，如何能夠令在家工作的模式得以有效運作呢？

在家工作一直是不少人的夢想，不出家門就能夠工作，但以前這大都只有比較新型的公司才有的工作形式。不過，今年因為肺炎肆虐全球的關係，令到不少傳統公司甚至政府部門，都突然面臨避免員工長期在公司工作的挑戰。結果，不少員工的夢想突然成真，但很快美夢就變成惡夢，很多公司未有經驗處理在家工作的流程之餘，員工亦往往因為未能習慣在家工作，令到工作效率大減。那麼，如何能夠令在家工作的模式得以有效運作呢？這篇我們先收集了一些員工方面的小技巧：

良好的工作裝備和環境

能夠在家工作的基本條件，當然是各種工作必要的裝備。穩定的WiFi裝置絕對不能小覷，尤其是當與其他同事、客人進行線上會議的時候，突然的連線中斷可謂足以致命。

另外，在家工作的時候，周遭通常會出現一些公司不會出現的噪音或騷擾，所以，為自己劃定一個不受太多外界騷擾的工作空間至為重要，即使只是寢室裏的一角也可。這樣就能比較容易去分清楚放鬆和工作的模式，亦能夠提醒同居者減少不必要的騷擾。為自己準備一些隔音的耳機、良好的麥克風，甚至額外的顯示屏，也是能夠令工作效率提升的裝備。

2. 找出適合自己的工作模式

如何從家中悠閒的狀態進入認真的工作模式，至為關鍵，不少人因為無法轉換心情，往往令工作士氣不足。除了準備好工作時所需的工具外，心態調整亦是不可缺少的一環。例如早一點起床洗澡，準備一個豐富的早餐等等，令自己能夠清除睡意，讓自己身體盡快進入工作模式。

相反，有些人因為過於投入工作，由朝早做到夜晚，使得自己無法從工作抽身，進行本身在家應有的事情。所以，訂下一個工作的時間範圍亦是一個好方法，例如定下由朝早九點至夜晚六點為工作時間，在此以外則顯示自己為離線狀態，以使其他合作的同事了解你的工作時段，免得在工作以外的時段，事無大小也作出通知。工作時間期間亦可有適度的休息時間，參考如坊間盛行的番茄工作法等等時間管理方式，令自己好好運用時間之餘，而不會過多疲累。

3. 與同事保持溝通

在家工作時，與同事保持溝通能夠保持團體的工作效能，尤其是工作環境由附近坐滿同事的辦公室，變為各自在家的環境時。大家除了線上會議之外，一般工作有疑問的時候，不能輕易找到相應的同事聯系，而要緊密溝通的關鍵，在於妥善利用如Slack、Teams 等等通訊軟件。工作期間留意電郵、來訊通知等等，保持與同事之間的聯絡，使得當別人需要求助支援的時候，能夠作出適時的回應，這樣才能減少因為各人身處各地而產生的溝通疏離。

小結

要令在家工作的效能提升，在個人心理、溝通軟件、工作環境上，也要下一定的功夫，才能真正發揮平時在公司工作時候的水平。以上的小技巧希望能夠幫助各位有效在家工作，一同渡過這場世紀難關。

如何能夠令到辦公室煥然一新，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足，提升公司形象之餘，員工整體工作效率亦會大幅提高。

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