為什麼選擇辦公室自動化軟體？

辦公室自動化軟體旨在通過自動化流程和管理工具，減少人為錯誤，提高工作效率。具體來說，它可以幫助企業：

• 提升時間管理：通過自動排程和提醒，確保每個會議和任務都能按時進行。
• 減少管理負擔：自動化的辦公室管理減少了手動操作的需求，釋放了更多的人力資源。
• 增強團隊協作：提供一個集中化的平台，方便團隊成員間的協作和溝通。
• 優化資源利用：避免重複預訂和資源浪費，確保辦公資源的最佳利用。

Offision：辦公室自動化的領導者

全面的功能

Offision 提供了一套完整的功能，滿足您所有的辦公室管理需求：

• 會議室預約：只需一鍵即可找到並預約可用的會議室，界面直觀，操作簡便。
• 工位預約：通過掃描二維碼即可輕鬆預約工位，非常適合靈活的工作環境。
• 訪客管理：專業的訪客管理系統，無縫整合您的會議安排，提升訪客體驗。
• 智能辦公室平面圖：通過互動平面圖視覺化辦公室佈局，提升整體管理體驗。
• 預約面板：無論是通過手機還是會議室門外的預約面板，皆可輕鬆管理和預約會議室。
• 用戶應用：Offision 的移動應用提供極大的便利性，隨時隨地進行會議排程、資源管理和訪客處理。

無縫整合與跨平台支持

Offision 可與 Microsoft 365、Microsoft Teams 和 Microsoft Outlook 等流行平台無縫整合，確保您在使用喜愛工具的同時，享受Offision 強大的功能。此外，Offision 支持多種語言，並可在桌面、移動設備和預約面板上運行，提供靈活且便利的使用體驗。

快速設置與用戶友好界面

Offision 的一大亮點是其快速且簡便的設置過程。您可以免費開始使用 Offision，並在幾分鐘內設置好智能辦公室，無需額外的硬體支持。靈活的用戶界面設計，確保在不同螢幕尺寸上均能提供最佳的使用體驗。

免費試用 Offision

Offision 提供一個月的免費試用期，讓您可以全面體驗其功能，親身感受它如何改變您的辦公室管理。通過 Offision，您可以連接團隊成員，節省辦公成本，並創造一個更高效的工作環境。

結論

在2024年的剩餘時間裡，Offision 無疑是辦公室自動化軟體的最佳選擇。其全面的功能、高級的分析與AI助手、無縫整合與跨平台支持、以及快速設置和用戶友好界面，無論您是管理小型團隊還是大型企業，Offision 都能滿足您的需求，優化您的辦公室管理。

不要錯過這個提升工作效率和節省成本的機會。立即免費試用 Offision，體驗智能辦公室管理的未來。

Offision 是一站式的辦公室管理平台，具備會議室預約、工位預約、訪客管理和 AI 辦公數據分析等功能。如需更多資訊，請訪問 Offision 官方網站。

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本次發布會由朔宇科技 PetaCom 全力支援。

OFFISION Premium 版本會議室預約功能

Offision Premium 將所有會議室和設施管理整合到一個用戶友好的解決方案中，為用戶提供更好的預約和調度體驗。

在 Offision Premium 中，您可以輕鬆設置場地的預約政策，例如會議時長、簽到規定、營業時間和預約模式等等。此外，您還可以將房間面板與會議室配對，允許用戶即場預約房間。預約面板LED燈的鮮豔顏色顯示房間的可用性，從可用、待命到佔用，讓用戶一眼就能看到狀態。

OFFISION Premium 版本辦公桌預約功能

Offision Premium 通過引入數字化的辦公桌預約和調度功能，提供了更靈活的辦公環境。幫助用戶通過移動設備上的幾次觸摸輕鬆預訂工作空間。

用戶可以通過貼上二維碼，快速預約辦公桌，無需任何硬件。此外，他們還可以購買辦公桌預約設備，通過手提電話、桌面和面板，來查找、預約和簽到辦公桌。辦公桌的預約狀態將在所有平台上自動更新。

OFFISION Premium 版本訪客管理功能

通過 Offision Premium 的訪客管理功能，您可以透過手機處理好客人迎接，並通知您的員工訪客的到來。

用戶可以輕鬆地邀請他們的客人到辦公室，並提供正確的資源和信息。Offision 將自動更新訪問政策和指南到所需的位置。

在 Offision Premium 中，您可以設置自助服務面板，歡迎客人進行自助登記和簽到。我們還提供各種界面主題，並允許用戶自定義公司標誌。客人可以輕鬆自行註冊和簽到，無需接待人員的幫助。

OFFISION Premium 版本與 QBIC硬件的集成

通過與備有 RadiantGlow LED 燈的 Qbic 設備集成，Offision 幫助您輕鬆找到空閒的工作空間。

預約面板LED 燈的鮮豔顏色顯示房間的可用性，從可用、待命到佔用，讓用戶一眼就能看到狀態。而利用最先進的運動檢測技術，Qbic 設備通過在檢測到周圍無人時自動關閉電源，徹底改變了節能方式。

Offision Premium 版本功能發布會

隨著智能辦公趨勢的持續升溫，Offision 始終走在前列，為企業提供智能管理辦公空間的工具。憑藉其最新功能和對卓越的承諾，Offision 準備徹底改變辦公室的管理方式，並為全球企業節省成本。

要了解更多關於 Offision 及其創新智能辦公平台的信息，請訪問其網站：https://offision.com/

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下面是一些重點，可幫助您輕鬆地規劃視訊會議室：

規劃視訊會議室

1. 適當的設備：確保您的視訊會議室配備適當的設備，例如高畫質攝像頭、優質麥克風和音箱系統，以確保清晰的視訊和聲音品質。此外，考慮購買一個專用的視訊會議室控制系統，以方便操作和管理會議。
2. 網絡連接：良好的網絡連接是進行順暢視訊會議的關鍵。確保您的會議室有穩定、高速的互聯網連接，以減少斷線和延遲的問題。如果可能，使用有線網絡連接，以提供更可靠的連接。
3. 舒適的環境：創造一個舒適和專業的環境，以提供良好的會議體驗。選擇合適的照明和家具，並確保有足夠的空間容納所有與會人員。此外，考慮使用背景牆或綠幕技術，以提供專業的背景效果。
4. 軟件和平台：選擇一個可靠和易於使用的視訊會議軟件或平台，例如Zoom、Microsoft Teams、Webex等等。確保您的會議室與這些軟件和平台兼容，並具有所需的功能，例如屏幕共享、文件共享和即時聊天等。

Offision 辦公室管理平台

Offision 可以同時管理各種虛擬會議和實體會議室。Offision 是一個AI驅動的智慧辦公室平台，專為管理辦公室和會議室提供解決方案。它可以幫助您輕鬆預約和管理會議室，並節省成本和資源。

使用Offision，您可以在一個統一的平台上管理各種虛擬會議，例如Zoom、Microsoft Teams、Webex等等。您可以透過Offision預約和安排虛擬會議，並在會議室中提供所需的設備和連接。

透過使用Offision，您可以提高辦公室的效率、降低成本，並為員工創造更好的工作體驗。 現在就開始免費一個月試用，體驗智慧辦公室的未來吧！

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在這篇文章中，我們將以3分鐘的時間，來介紹共享辦公室是什麼，以及相關的管理系統。

共享辦公室是什麼？

共享辦公室，又稱為共用工作空間或彈性工作空間，是一種由不同專業和企業共同使用的辦公環境。這種模式允許企業和專業人士租用辦公室空間，並與其他企業和專業人士共享設施和資源，如會議室、休息區、電話和網絡設施等。

共享辦公室通常提供靈活的租賃期限，讓使用者能夠根據實際需求調整辦公空間的使用。

共享辦公室的優勢

共享辦公室具有許多優勢，使其成為越來越多企業和專業人士的首選工作空間。首先，共享辦公室提供了更具彈性的租賃選項，讓用戶能夠根據實際需求選擇合適的辦公空間，避免了長期租賃的束縛。

此外，共享辦公室還提供了一個共享的社區環境，用戶可以在這裡與其他專業人士互動和合作，擴大人脈圈。共享辦公室通常提供了現代化的辦公設施和技術，讓用戶能夠更高效地工作。

共享辦公室的管理系統

為了確保共享辦公室的高效運作，管理系統起著關鍵作用。管理系統包括以下幾個方面：

• 空間預訂系統：共享辦公室通常提供預訂系統，讓用戶能夠預先安排辦公空間的使用，包括會議室、工位等。這樣可以確保資源的合理分配，避免使用衝突。
• 設施管理：共享辦公室需要定期維護和管理設施，例如清潔、網絡和IT支持等。管理系統需要確保這些設施的正常運作，並及時處理相關問題。
• 社區建設：共享辦公室的管理系統還需要促進社區建設和合作。這包括組織社交活動、專業講座和工作坊等，以促進用戶之間的交流和合作。

結論

共享辦公室是一種彈性、共享和社區化的工作空間，讓不同行業和企業能夠共享設施和資源。它提供了靈活的租賃選項、共享的社區環境和現代化的辦公設施，使其成為越來越多企業和專業人士的首選。管理系統在共享辦公室的運作中扮演著關鍵角色，包括空間預訂系統、設施管理和社區建設等方面。這些管理系統確保了共享辦公室的高效運作和用戶滿意度。

相關管理系統的發展也在不斷演進，隨著技術的進步和需求的變化，新的解決方案和工具被引入。例如，一些共享辦公室提供了線上預訂平台，讓用戶可以方便地預訂辦公空間和設施。同時，設施管理也逐漸數字化，使用智能系統監控和管理設施的運作，提高效率和節省成本。此外，社區建設也變得更加重要，共享辦公室的管理系統通過組織各種社交活動和專業講座，促進用戶之間的交流和合作，打造一個具有活力和創造力的社區環境。

總體而言，共享辦公室提供了一種靈活且具有合作性的工作環境，讓企業和專業人士能夠更好地適應現代工作方式。相關的管理系統確保了共享辦公室的順利運作，提供了便捷的預訂和設施管理，同時促進社區建設和合作。隨著時間的推移，共享辦公室和相關管理系統將繼續發展，以滿足不斷變化的工作需求和技術創新。

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為了解決這些問題，許多企業開始採用辦公室管理系統來處理社交大廳借用及管理事宜。 在本文中，我們將探討如何透過辦公室管理系統有效處理交誼廳借用及管理事宜。

建立線上預約系統：辦公室管理系統可以提供一個線上預約系統，讓員工可以輕鬆查看交誼廳的可用時間並預訂。 透過線上系統，員工可以輕鬆選擇合適的日期、時間和持續時間，並即時獲得預訂確認。 如此一來，交誼廳的借用過程就變得簡單高效，避免了傳統的口頭或郵件預訂方式所帶來的混亂和衝突。

Offision 是一個即登記即用的辦公室管理系統，無需太多額外設置就能即時體驗高效的管理，而且可以一個月免費試用！

設定借用規則和政策：辦公室管理系統可以幫助企業設定交誼廳的借用規則和政策，確保公平和合理的資源分配。 例如，可以設定最長借用時間、提前預訂通知期限、取消預訂規定等。 這些規則和政策可以在線上預訂系統中明確傳達，並自動執行，從而減少人為干預和爭議的發生。

自動化審批流程：辦公室管理系統可以設立自動化的審批流程，確保交誼廳借用的合規性和透明度。 當員工提交預訂請求時，系統可以自動將請求傳送給相關審批人，並追蹤審批進度。 這樣，管理人員可以及時處理請求並做出決策，同時員工也能夠清楚知道他們的請求狀態。 自動化的審批流程能夠減少繁瑣的溝通和紙本文件，並提高借用流程的效率。

提供交誼廳使用指南和規範：辦公室管理系統可以提供交誼廳使用指南和規範，幫助員工了解如何正確使用和維護交誼廳。 這些指南可以包括交誼廳的容量限制、設備使用說明、清潔要求等。 透過向員工提供清晰的使用指南，可以減少誤用和損壞的發生，並保持交誼廳的良好狀態。

數據分析與報告：辦公室管理系統可以收集和分析交誼廳借用的數據，並產生相應的報告。 這些報告可以提供有關交誼廳使用率、借用頻率、借用時段等的見解。 透過對這些數據進行分析，管理人員可以更了解交誼廳的使用情況，並做出優化資源分配和改善管理策略的決策。

綜上所述，透過辦公室管理系統處理交會堂借用及管理事宜可以大幅簡化和優化借用流程。 透過線上預約系統、借用規則和政策、自動化審批流程、使用指南和規範，以及數據分析和報告，企業可以實現交誼廳借用的高效、透明和合規管理。

這不僅可以提高員工的滿意度和工作效率，還有助於減少資源浪費和衝突發生。 因此，採用辦公室管理系統來處理交會堂借用及管理事宜是現代辦公室管理的重要趨勢之一。

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在本文中，我們將探討如何使用Offision來實現零程序的辦公室流程自動化。

會議室預約：Offision的會議室預約功能讓預約流程變得簡單又快速。 您可以透過Offision的使用者介面輕鬆找到可用的會議室，並以一鍵方式進行預約。 這樣，您可以避免繁瑣的預訂程序和時間衝突，並提高會議的效率。

辦公桌預約：Offision的辦公桌預約功能使員工能夠靈活安排工作空間。 員工可以透過掃描二維碼來預約辦公桌，無需手動填寫表格或發送電子郵件。 這樣，您可以更好地管理辦公空間，提高工作效率，同時確保員工的舒適度和滿意度。

訪客管理：Offision的訪客管理功能使您能夠更好地管理來訪者。 您可以提前預約來訪者，並為他們提供預約碼。 當訪客到達時，他們只需掃描預約碼，系統將自動登記並通知相應的員工。 這種自動化流程不僅簡化了訪客管理，也提高了辦公室的安全性和效率。

辦公室數據分析：Offision提供強大的AI辦公室數據分析功能，可以幫助您了解辦公室的使用情況和趨勢。 透過分析會議室、桌子和訪客等數據，您可以獲得有關資源利用率、工作流程效率和員工需求的寶貴見解。 這些見解可以幫助您做出更明智的決策，優化辦公室的營運和資源分配。

使用Offision來實現辦公室流程自動化的好處不僅在於提高效率和降低成本，還在於提升員工體驗和滿意度。 透過簡化和自動化流程，員工可以更專注於核心工作，並享受更優質的辦公室環境。

綜上所述，Offision是一個強大且全面的智慧辦公室平台，可以幫助您實現零程式的辦公室流程自動化。 無論是會議室預訂、桌子預訂、訪客管理或辦公室數據分析，Offision都能提供全面的解決方案。

透過使用Offision，您可以提高辦公室的效率、降低成本，並為員工創造更好的工作體驗。 現在就開始免費一個月試用，體驗智慧辦公室的未來吧！

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現代のビジネス環境では、AI技術の活用がますます重要となってきています。その中でも、AIを活用して業務効率化を図ることは、企業の競争力向上に不可欠な要素となっています。

本記事では、Offision（オフィション）というスマートオフィスシステムを通じて、AI業務効率化の成功事例について紹介します。

Offision: スマートオフィスプラットフォーム

Offisionは、AI駆動のスマートオフィスプラットフォームであり、会議室予約、デスク予約、来客管理、そしてAIオフィスデータ分析などの機能を提供しています。この革新的なシステムを活用することで、以下のような効果が得られます。

1. 業務の効率化：Offisionは、会議室やデスクの予約をスムーズに行うことができます。AI技術によって、最適な予約時間や場所を自動的に提案してくれるため、従来の手作業に比べて大幅な時間短縮が実現できます。また、来客管理もAIによって効率化されるため、スムーズな受付業務が可能となります。
2. データ分析の活用：OffisionはAIオフィスデータ分析機能を備えており、オフィスの利用状況や予約パターンなどのデータを収集・分析します。これにより、オフィスの効率性やリソースの最適化について洞察を提供します。例えば、どの会議室が一番利用されているか、どのデスクがよく使われているかなどの情報を把握することができます。これにより、オフィスの改善点や無駄なリソースの削減策を見つけることができます。
3. ユーザーフレンドリーなインターフェース：Offisionは使いやすいインターフェースを提供しており、デスクトップ、モバイル、パネルなど、さまざまなデバイスでオフィスの管理を行うことができます。ユーザーは自分の使いやすい方法で予約や管理を行うことができるため、作業効率が向上します。

Offisionの活用事例

Offisionの活用事例として、ある企業が挙げられます。この企業では、従来の手動で行っていた会議室予約やデスク管理をOffisionによって自動化しました。すると、従業員は予約手続きにかける時間を大幅に削減できるだけでなく、予約ミスや重複もなくなりました。また、AIオフィスデータ分析によって、会議室の稼働率や人気時間帯を把握し、必要なリソースの最適化を図ることができました。これにより、会議室の利用効率が向上し、生産性も向上しました。

Offisionのようなスマートオフィスシステムの導入は、企業の業務効率化に大きな貢献をします。AI技術の活用によって、従業員の負担軽減やオペレーションの最適化を実現することができます。Offisionは、その優れた機能と使いやすさで多くの企業に選ばれています。

Offisionの詳細や無料トライアルの申し込みは、公式ウェブサイト（https://offision.com/）をご覧ください。スマートオフィスの未来を築くために、Offisionを活用してみてはいかがでしょうか。

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本記事では、スマートオフィス予約システムがバックオフィスの業務効率化をどのようにサポートするかについて探求します。

リアルタイムな予約管理

スマートオフィス予約システムは、リアルタイムな予約管理機能を提供します。従来の手動の予約手続きに比べて、予約システムを通じて予約が即座に反映されるため、予約の重複や混乱を防ぐことができます。

バックオフィスのスタッフは、予約の確認や変更を容易に行うことができ、時間と手間を節約することができます。

設備の最適活用

スマートオフィス予約システムは、バックオフィスの設備の最適な活用を支援します。例えば、会議室や共有スペースの予約システムを通じて、設備の使用状況や利用可能な時間帯をリアルタイムで把握することができます。

これにより、無駄なスペースの浪費を防ぎ、設備の効率的な活用を実現することができます。

モバイルアクセスと通知機能

スマートオフィス予約システムは、モバイルアクセスと通知機能を備えています。バックオフィスのスタッフは、スマートフォンやタブレットを通じて予約システムにアクセスし、予約の確認や変更を行うことができます。

また、予約の変更やキャンセルに関する通知も自動的に送信されるため、スムーズなコミュニケーションが可能です。

データ分析とレポート機能

スマートオフィス予約システムは、データ分析とレポート機能を提供します。予約データや利用状況の分析を通じて、バックオフィスの効率性や設備の利用状況を把握することができます。

これにより、将来の予約プランニングや設備の改善に役立つデータを得ることができます。

まとめ

スマートオフィス予約システムは、バックオフィスの業務効率化を大きくサポートします。リアルタイムな予約管理や設備の最適活用、モバイルアクセスと通知機能、データ分析とレポート機能によって、効率的なオフィス運営を実現することができます。

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Offision作為領先的辦公室預約系統，深知提供可自定義的資源規則的重要性。透過允許管理員設定不同的資源預約規則，Offision讓組織能夠優化資源分配，提升整體運營效率。

本文將探討不同的預約規則的重要性，以及Offision如何實現此功能以滿足不同使用者需求。

預約規則對辦公室管理的重要性

在辦公室預約系統中，設定不同的預約規則有以下幾個重要好處：

a. 資源優化：通過根據使用者角色分配不同的預約權限，組織可以確保會議室的有效利用。例如，高級管理人員可能需要更頻繁地使用會議室進行戰略會議，而普通員工可能只需要會議室進行特定專案或演示。

b. 靈活性與公平性：使用者規則能夠讓組織建立公平透明的會議室預約規則。通過為特定使用者群體量身定制規則，公司可以確保公正的使用權限，避免衝突或偏袒的情況發生。

c. 會議室可用性：通過不同的使用者規則，管理員可以為不同的使用者角色分配特定的時間段，確保會議室在最需要時可用。這樣可以避免某些使用者群體難以找到合適的會議室的情況。

Offision 的資源預約規則要點

Offision深刻理解組織的多樣需求，提供了全面的資源規則功能，以滿足不同的使用者角色和預約需求。一些關鍵的預約規則包括：

a. 使用者角色和權限：Offision允許管理員創建不同的使用者角色，如「普通用戶」、「秘書/HR」和「管理層」。每個角色可以被指定特定的預約權限，包括預約會議室、修改預約或在特定日期範圍內進入會議室等。

b. 可自定義的預約日期限制：Offision允許管理員為每個使用者角色定義不同的預約日期範圍。例如，普通用戶可能只能提前30天預約，而秘書/HR可以提前60天預約。這種靈活性確保高層決策者在計劃長期專案或戰略會議時擁有必要的資源。

c. 預先登錄設定：Offision允許管理員在分配會議室預約時優先考慮特定的使用者角色。例如，對於高級管理人員預約，他們可以無需在預約前預先登記會議室，而一般用家則需要提前到會議室登記，否則系統會自動將會議室預約消除。

結論

Offision的辦公室預約系統提供預約規則功能，讓組織能夠靈活、公平地管理會議室資源。

通過允許管理員設定不同的預約規則以滿足不同使用者角色的需求，Offision確保會議室的最佳利用，同時滿足特定使用者的需求。此功能提升整體運營效率，簡化協作流程，為創造生產力的工作環境做出貢獻。

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本記事では、スマートオフィスシステムを活用してスペース利用の課題を解決する方法について詳しくご紹介します。

スペース利用の可視化と予約管理

スマートオフィスシステムは、会議室の利用状況をリアルタイムで可視化することができます。利用者は、システム上で空き状況を確認し、必要なスペースを容易に予約することができます。これにより、会議室のダブルブッキングや空きスペースの見落としを防ぐことができます。

効率的なスペースの割り当て

スマートオフィスシステムは、スペースの利用状況や予約履歴を分析し、効率的なスペースの割り当てを行います。過去のデータや利用傾向を考慮に入れることで、スペースの最適な利用方法を提案することができます。これにより、スペースの浪費を減らし、生産性を向上させることができます。

自動キャンセル機能による空予約の防止

スマートオフィスシステムは、予約されたスペースが利用されていない場合には自動的にキャンセルする機能を備えています。利用者が予約を忘れたり、予定が変更になった場合でも、システムが自動的にスペースを解放するため、空予約の問題を解決することができます。

スペースの利用状況の把握と最適化

スマートオフィスシステムは、スペースの利用状況を詳細にモニタリングすることができます。利用者は、システム上でスペースの利用状況や混雑度を確認し、適切なタイミングでスペースを利用することができます。また、経営者は、スペースの利用データを活用して、効率的なレイアウトやスペースの増減を検討することができます。

快適な利用環境の提供

スマートオフィスシステムは、利用者に快適な利用環境を提供するために様々な機能を備えています。例えば、会議室の予約情報を端末で表示することで、利用者は会議の進行状況や次の予約の時間を確認することができます。

また、室内端末からのアラート機能により、会議終了の10分前に利用者に通知することで、スムーズな会議の進行をサポートします。

結論

スマートオフィスシステムを活用することで、スペース利用の課題を解決することができます。可視化と予約管理、効率的なスペースの割り当て、自動キャンセル機能、利用状況の把握と最適化、快適な利用環境の提供など、さまざまな機能がスマートオフィスシステムに組み込まれています。

これにより、企業はスペースの効率的な活用を実現し、生産性の向上やコスト削減を実現することができます。スマートオフィスシステムは、現代のビジネス環境において不可欠なツールとなりつつあります。

実際にコストを節約できる オフィスシステム － Offision

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