這就是為什麼我們認為今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。

不需再害怕重複預約

透過當今的技術，辦公室裏的資訊都能即時連接、溝通。您可以即時查看會議室是否已被預約，以及預約的時間，而毋須走到會議室門前偷看。

而且，如果房間在您想要的時間已被他人預約，您可以立即找到其他可用的房間。 這減少了尋找房間所浪費的時間，並增加了員工之間的協作。

不再因會議失約而浪費空間

您可以預先設置使用每個會議室的預約規則。如果會議建立者未能在設置中指定時間（例如 15 分鐘）內登入房間，系統則會取消該房間預約。你更可配合佔用感應器，自動偵測使用情況，確保空間利用和政策實施能夠確切、透明。 

其他預約規則包括設置辦公時間、預約時間上限、可預約人員，以確保會議室可達到指定需求，給予相關人士使用。

易於設置、隨時隨地輕鬆使用

一個合適的預約系統，應該能夠提供不同的系統安裝選擇，配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務，應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台，確保員工的數據不會輕易洩露之餘，亦能確保系統可靠耐用。

雲端系統能夠提供即安裝即使用功能，使得會議室管理系統的安裝幾乎是一天內就能完成，員工也將能夠立即使用，無需等待。

而通過支持RFID的員工卡簽到，以及通過手機查找、預約房間的應用程序，員工馬上就可以從任何地方開始使用你的會議室管理系統。

直觀易用

ONES 的會議室管理系統非常直觀且易於使用。 您無需為員工安排時間接受培訓——他們可以使用與現有 Microsoft Exchange、Outlook、Teams 的整合，來完成培訓。

無需昂貴的投資

即使是多麼小型的公司，也可以從會議室管理系統中受益，因為ONES 的定價既靈活又實惠。公司可以選擇最適合其預算的方案，並隨著業務的增長和需求的變化而轉向其他方案。

此外，ONES 會議室管理系統還將提供有關房間使用情況的詳細數據，您將知道何時以及哪些會議室的需求的多少，因此您可以將未被善用的空間轉換為其他優先事項，或使得會議空間計劃得更有效。

ONES 智能辦公系統，能協助您設置合適您的混合工作環境，追上辦公室數碼化的時代，不妨了解更多：Your all-in-one smart office system

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LinkedIn建議辦公室第一步的改變，是要改善會議室的配備。 例如，LinkedIn他們位於加州山景城的新旗艦大樓，就著意以舒適家具和尖端技術作為特色，並由著名建築公司NBBJ創建，提升辦公靈活度。 

您需要知道的是…

• 改善會議室氛圍的首要條件，是要滿足員工的確切需求 
• 靈活度對於新設計的會議室尤其重要  

著重靈活設計的會議室   

LinkedIn相信，把靈活性帶入會議空間，會使人們的工作更加愉快。而當員工能在工作中感到快樂時，枯燥的會議氣氛便自然消失。 因此，與傳統的會議室相比，採納新設計的會議室更加需要注重員工的需求同幸福感。 

另外，新型設計的會議室具有可移動的隔板，可以隨時擴大或縮小會議空間，並提供額外的消毒設備去保護員工的健康。 

LinkedIn還為同一團隊的工程師的辦公桌中間增加了滑動門，原因是這些滑動門可幫助創建小型的會議空間。當一名工程師想和別人進行討論時，他們可先選擇其中一張辦公桌，然後把附近四邊的滑動門合併一起，就可形成一個小型的會議空間。同時，這些區域還提供一些了隔音設備，以確保工程師能夠專注於工作。  

一些會議室管理系統，能提供極具靈活性的自由房間組合功能，為同事可以根據會議的需要，改變會議室的大小、裝備，令工作增加更多活力。

我們的意圖是讓它（新設計的會議室）具有超強的靈活性… 天花板上的聲學擋板可以減弱聲音，其人字形的形狀為房間增加了更多的活力，使通常了無生氣的環境變得生動起來

NBBJ的負責人Robert Norwood

輕鬆會議氛圍 鼓勵員工提意見  

LinkedIn使用來自Anthropologie的現代主義橡木桌，來取代會議空間中的中央桌，讓會議室看起來更像休息室。 此外，每個人都可坐在一個配有枕頭的軟梳化，而附近的桌子也有好多植物同書籍。  

輕鬆的外觀是為了讓會議中的參與者感到舒適，而在這種輕鬆的會議環境下，我們相信這有助令『 在傳統環境中不太會發言的』員工成員會嘗試發言。

LinkedIn的工作場所設計總監Lisa Britz

虛擬會議工具 提升會議趣味 

將虛擬工具添加到會議室內，可將遠端工作人員與辦公室工作人員連接起來。這讓更多人可參與會議內，其好處是有助接收更多不同意見去改善工作質素。

而LinkedIn的會議室中更設有一些大型屏幕，能一邊展示文件，另一邊顯示遠端同事的面孔。會議演說者更可透過屏幕可看見不同員工的即時反應，從而作出相對的回應，例如即時的快速問答。 

此外，一些公司的會議室還配備了數位白板，亦在牆上安裝協助虛擬會議的特殊攝影鏡頭，讓現場的員工們可透過電腦程式，在數位白板上以不記名方式寫字，而在家工作的同事也可透過鏡頭即時看到正在書寫的內容。這使會議或演示進行時看起來更有趣。 

房地產服務公司世邦魏理仕（CBRE）最近對佔用辦公空間的公司進行了調查。研究發現，76%的受訪者認為這類增強型視像會議是他們重返辦公室的首要任務之一。   

辦公室管理系統 有效管理靈活設備 

如上所述，在會議室提供靈活的工作設備，如靈活設計、虛擬會議工具、數位白板，可以改善會議的工作條件。但是，要管理這些具備不同功能的設備並不容易，而一個完善的辦公室管理系統就能解決當中問題。 而且完善的辦公室管理系統，允許員工輕鬆預約所需的會議室，並確保您的會議在進行過程中不受干擾。 

ONES是著名的一體化智能辦公管理系統，可以協助您輕鬆實現混合工作模式。您可以使用我們的房間預訂、辦公桌預訂和訪客管理功能輕鬆舉行虛擬會議，管理流動辦公桌和訪客到訪。 

ONES現在設有一個專門的頁面來介紹一系列的混合工作措施，以幫助您解決問題。 您不妨到 https://ones.software/hybrid-workspace/，以便進一步參考。   

聯絡我們：hello@ones.software，或訪問ONES官方網站了解更多信息：https://ones.software/tw。   

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