會議室預約系統 - ONEs 文章 https://ones.software/blog/zh Smart Office, Building the Future. Mon, 29 Apr 2024 06:31:47 +0000 zh-TW hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.9.3 /blog/zh/wp-content/uploads/2022/06/cropped-favicon2-32x32.png 會議室預約系統 - ONEs 文章 https://ones.software/blog/zh 32 32 【免費預約系統】最好的5個台灣會議室預約系統 (更新至2024年版本) https://ones.software/blog/zh/room-booking-system-taiwan/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=room-booking-system-taiwan Sun, 31 Dec 2023 16:01:00 +0000 https://ones.software/blog/zh/?p=882 會議室預約系統,能預約房間及輕鬆管理辦公室內所有房間,幫助您的企業成為混合式辦公。

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根據思科公司的《未來工作力研究報告》,由於Covid 19的爆發,台灣的大部分員工都願意在家工作(Work-From-Home),遠距辦公的實施對台灣員工產生了積極影響。 

世界各地不同的公司允許員工一半時間在家辦公。 Dropbox近來宣布,他們將減少辦公空間,以適應靈活工作。 Spotify亦公布其在家工作計劃,讓全球員工選擇在辦公室、遠距或共享工作空間工作。微軟也決定,員工現在辦公時間50%可以在家辦公。 

由此可見,混合式辦公Hybrid work),一種結合辦公室工作和在家辦工的工作模式,已經成為未來工作方式的趨勢。而會議室預約系統(Room Booking System)可以助你迎合混合式辦公的未來工作模式。 

您需要知道的是?

  • 會議室預約系統有助您的企業節省辦公空間,配合混合式辦公模式,以節省經營成本
  • 一個好的會議室預約系統會具備多個功能,助您輕鬆管理您企業內的所有會議室

台灣TOP5會議室預約系統  

Offision- All-in-one Smart Office Platform 

Offision提供了預約辦公設備和服務的會議室的功能,並備有獨家研發的3D平面圖,可以清楚地看到房間的預約資料及使用狀況。我們的系統可配合微軟的Outlook一併使用,以方便預約房間。 最重要是用戶能夠免費使用一個月,對用戶相當友善。

Offision的特點: 

  1. 用戶友好的平台: 提供一個容易使用而且資料齊全的日曆,和一個可互動的3D平面圖,也適用於手機和桌面; 
  1. 提供多個平台以便預約房間: 包括手機應用程序、網絡瀏覽器、房間顯示屏、樓層顯示屏、數位自助服務機、Microsoft Outlook和Teams; 
  1. 可自行定制的政策: 例如提供會議室設置(容量、設施、位置、服務等)和預約配額等。允許用戶設置階級權限,例如可以規定普通員工只可使用指定房間; 
  1. 集中化管理: 在同一平台上,從一個會議室管理到多個房間,甚至多幢大樓; 
  1. 自動釋放房間功能 (No-show Auto-Release): 當房間使用者缺席時,系統會自動釋出房間,保持您的房間不被空置; 
  1. 自訂房間服務 (Customizable room service): 在會議前,您可透過系統要求指定的房間服務,並通知相關工作人員。 

使用我們的會議室預約系統,令預約會議室等資源變成一種愉快的體驗。此外,我們還提供了訪客管理系統辦公桌預約功能,確保您的辦公室能夠輕鬆適應混合式辦公的模式。

ONELAN 

ONELAN使用Reserva系統來提高工作空間利用率和投資回報率。 ONELAN的特點: 

  1. 提示通知:通知管理人員會議室內的設備狀態; 
  1. 自動釋放房間功能:通知使用者會議室的使用時間,如果缺席會自動取消(對其他人來說是即時預訂); 
  1. 房間顯示屏: 顯示有關預約會議室及房間內的資料,以三種顏色顯示房間使用狀況。 

ATEN  

ATEN RBS與 Microsoft 365 能結合使用,自動將預約信息從設備同步到郵件服務器。 ATEN的特點: 

  1. 一個可客製化的界面: 可客製化背景,選用專屬的企業標誌,時尚的外觀等。 
  1. 房間顯示器: 可快速搜索合適的會議室並顯示會議室的詳細信息; 
  1. 集中化管理: 管理多個會議室,甚至跨分公司和海外辦事處; 
  1. 支援服務: 軟件更新服務,可選擇不同語言。 

ATEN還為您的辦公室提供各種系統上的硬體。 

Ragic  

Ragic系統助您的企業收集數據,建立一個專屬您的數據庫。 Ragic的特點: 

  1. 提供免費的模板: 如果你選購了Ragic,大量的管理模板供你下載使用。 
  1. 最新的統計技術: 他們有一個獨特的方法來助您建立房間的數據庫。 
  1. 易於使用的界面: 清楚地顯示所有細節,確保你易於查看,便於管理。 
  1. 提醒通知:通知管理人員或工作人員關於房間的最新變化。 

Ragic通過獨有的會議室預約系統來管理房間。 

IMage UCMS  

IMage會議室預約系統提供全方位的管理機制,讓用戶感覺有一個全職的管理助理。IMage的特點: 

  1. 方便管理: 可以幫忙安排會議,寄發會議通知、連線視訊會議、會議簽到等工作; 
  1. 人臉識別: 保護房間的使用權不被他人使用; 
  1. 權限: 設置高級權限,只允許特定人員使用房間; 
  1. 會議室列表: 通過房間顯示來顯示可用的會議室 。 

IMage UCMS專注於會議室管理和安全。 

總而言之,以上的五個台灣最佳的會議室預約系統各有特色,可助您的企業高效辦公。

ONES Software 現設專頁,介紹會議室預約系統,為您拆解疑難。不妨到https://ones.software/blog/zh/2019/08/ ,作進一步的參考。 

聯繫我們: hello@ones.software, 亦可到 ONEs Software 官網了解更多 :https://ones.software/tw/ 

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改善會議室管理的 5 個理由 https://ones.software/blog/zh/%e6%94%b9%e5%96%84%e6%9c%83%e8%ad%b0%e5%ae%a4%e7%ae%a1%e7%90%86%e7%9a%84-5-%e5%80%8b%e7%90%86%e7%94%b1/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=%25e6%2594%25b9%25e5%2596%2584%25e6%259c%2583%25e8%25ad%25b0%25e5%25ae%25a4%25e7%25ae%25a1%25e7%2590%2586%25e7%259a%2584-5-%25e5%2580%258b%25e7%2590%2586%25e7%2594%25b1 Thu, 17 Nov 2022 06:55:56 +0000 https://ones.software/blog/zh/?p=1069 今天就是開始透過會議室管理系統,充分利用會議室空間的最佳時機。

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即使是多小的公司,也經常發現會議室管理對於設施管理者和用戶 (end-user) 來說,都是一個很大的挑戰。不過,透過創新科技、會議室管理系統出現,大大改善對會議室的管理。

這就是為什麼我們認為今天就是開始透過會議室管理系統,充分利用會議室空間的最佳時機。

不需再害怕重複預約

直觀的空間管理
直觀的空間管理

透過當今的技術,辦公室裏的資訊都能即時連接、溝通。您可以即時查看會議室是否已被預約,以及預約的時間,而毋須走到會議室門前偷看。

而且,如果房間在您想要的時間已被他人預約,您可以立即找到其他可用的房間。 這減少了尋找房間所浪費的時間,並增加了員工之間的協作。

不再因會議失約而浪費空間

支援不同程度的系統設定
支援不同程度的系統設定

您可以預先設置使用每個會議室的預約規則。如果會議建立者未能在設置中指定時間(例如 15 分鐘)內登入房間,系統則會取消該房間預約。你更可配合佔用感應器,自動偵測使用情況,確保空間利用和政策實施能夠確切、透明。 

其他預約規則包括設置辦公時間、預約時間上限、可預約人員,以確保會議室可達到指定需求,給予相關人士使用。

易於設置、隨時隨地輕鬆使用

完美整合 Microsoft Teams 的預約系統
隨時隨地輕鬆使用

一個合適的預約系統,應該能夠提供不同的系統安裝選擇,配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務,應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台,確保員工的數據不會輕易洩露之餘,亦能確保系統可靠耐用。

雲端系統能夠提供即安裝即使用功能,使得會議室管理系統的安裝幾乎是一天內就能完成,員工也將能夠立即使用,無需等待。

而通過支持RFID的員工卡簽到,以及通過手機查找、預約房間的應用程序,員工馬上就可以從任何地方開始使用你的會議室管理系統。

直觀易用

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直觀易用

ONES 的會議室管理系統非常直觀且易於使用。 您無需為員工安排時間接受培訓——他們可以使用與現有 Microsoft Exchange、OutlookTeams 的整合,來完成培訓。

無需昂貴的投資

支援混合工作空間
支援混合工作空間

即使是多麼小型的公司,也可以從會議室管理系統中受益,因為ONES 的定價既靈活又實惠。公司可以選擇最適合其預算的方案,並隨著業務的增長和需求的變化而轉向其他方案。

此外,ONES 會議室管理系統還將提供有關房間使用情況的詳細數據,您將知道何時以及哪些會議室的需求的多少,因此您可以將未被善用的空間轉換為其他優先事項,或使得會議空間計劃得更有效。

ONES 智能辦公系統,能協助您設置合適您的混合工作環境,追上辦公室數碼化的時代,不妨了解更多:Your all-in-one smart office system

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如何選擇合適的會議室預約系統?一文解構四大評估標準 https://ones.software/blog/zh/%e5%a6%82%e4%bd%95%e9%81%b8%e6%93%87%e5%90%88%e9%81%a9%e7%9a%84%e6%9c%83%e8%ad%b0%e5%ae%a4%e9%a0%90%e7%b4%84%e7%b3%bb%e7%b5%b1%ef%bc%9f%e4%b8%80%e6%96%87%e8%a7%a3%e6%a7%8b%e5%9b%9b%e5%a4%a7%e8%a9%95/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=%25e5%25a6%2582%25e4%25bd%2595%25e9%2581%25b8%25e6%2593%2587%25e5%2590%2588%25e9%2581%25a9%25e7%259a%2584%25e6%259c%2583%25e8%25ad%25b0%25e5%25ae%25a4%25e9%25a0%2590%25e7%25b4%2584%25e7%25b3%25bb%25e7%25b5%25b1%25ef%25bc%259f%25e4%25b8%2580%25e6%2596%2587%25e8%25a7%25a3%25e6%25a7%258b%25e5%259b%259b%25e5%25a4%25a7%25e8%25a9%2595 Tue, 15 Nov 2022 07:52:27 +0000 https://ones.software/blog/zh/?p=1065 如何評估會議室預約系統 (room booking solution) 是否合適 ?

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如何評估會議室預約系統 (room booking solution) 是否合適從來都十分棘手,因為有很多不同的預約系統都可以滿足不同的需求,而且,每個系統都擅長不同的領域。

以下是ONES認為大家都需要考量的四大評估標準,協助大家在選取會議室預約系統時,能夠清楚判斷出合適自己辦公室環境的。

會議室預約系統的四大評估標準

簡單直觀的空間管理

直觀的空間管理

能夠直接、輕鬆地預約會議室,從來不是容易的事,而一個給整間公司使用的會議室預約系統,自然就需要易用、簡單,才能不論年齡、性別、習慣,都能夠令絕大部分用家花最短的時間預約到他們需要的會議室。

簡單直觀的會議室預約系統,理應提供一個清晰、實而不華的控制介面,清楚顯示使用者需要知道的會議室資訊。系統亦需要支援Outlook、手機和電腦平台,務求讓用家能夠在不同地點都能夠進行預約、更改排程。

根據不同設備、地方、會議類型等需要,系統能夠快速篩選出合適的會議室,毋須用家在眾多會議室中逐一翻查。

系統亦應該配合混合式工作的趨勢,讓用家能夠輕易在會議室預約中建立相應的虛擬通話會議,加強來自不同地方的協作能力。

與現有系統的高度整合

完美整合 Microsoft Teams 的預約系統

一般辦公室往往已經在Microsoft等平台建立好一些電郵帳戶,以及Microsoft Office 365、Exchange Server、Teams和Outlook等軟件平台,供員工作日常使用。

一個理想的會議室預約系統應能夠與現有系統作高度整合,而毋須管理者花費時間額外在新系統逐一建立帳戶,造成資源分散、重複。

一些會議室預約系統更能提供Teams Outlook 等平台插件,能夠讓使用者在他們慣用的平台上使用新功能,例如預約會議室、設備,管理會議,制定時間表,簡化預約程序。

高效的房間顯示器

如何知道您的會議室是否有人佔用? 走到房間前面偷看裡面有沒有人? 或者只是敲門,然後每次走進房間看看?

要知道會議室是否有人佔用,是辦公室裡最大的問題之一。當重要的會議上被其他人任意打斷,更是令人沮喪。一些大學研究甚至表明,要從會議中斷中恢復正常,需要 20 多分鐘。所以,現在的會議室管理不可缺少的就是房間顯示器,

一個合適的預約系統,能夠讓您可以在房間顯示器上,輕鬆查看房間詳細信息、房間狀態和今天的預約時間表。 顯示器上的燈光反映房間的狀態,令您在遠處也能知道房間的使用情況。

您甚至可以直接在房間門前進行預訂、登入、登出和延期預訂。 所有記錄將無縫同步到預約系統,確保您的會議不會被他人打擾。

能配合不同企業要求

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不同企業對於系統的要求各有不同,有些企業會希望將系統安裝至本身的伺服器,以免數據放置在外;有些企業則會選取SaaS 的雲端服務,價錢較合宜之餘,亦減省系統安裝的程序。

一個合適的預約系統,應該能夠提供不同的系統安裝選擇,配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務,應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台,確保員工的數據不會輕易洩露之餘,亦能確保系統可靠耐用。

ONES 智能辦公系統,能協助您設置合適您的混合工作環境,追上辦公室數碼化的時代,不妨了解更多:Your all-in-one smart office system

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如何令您的會議室不再無聊 https://ones.software/blog/zh/%e5%a6%82%e4%bd%95%e4%bb%a4%e6%82%a8%e7%9a%84%e6%9c%83%e8%ad%b0%e5%ae%a4%e4%b8%8d%e5%86%8d%e7%84%a1%e8%81%8a/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=%25e5%25a6%2582%25e4%25bd%2595%25e4%25bb%25a4%25e6%2582%25a8%25e7%259a%2584%25e6%259c%2583%25e8%25ad%25b0%25e5%25ae%25a4%25e4%25b8%258d%25e5%2586%258d%25e7%2584%25a1%25e8%2581%258a https://ones.software/blog/zh/%e5%a6%82%e4%bd%95%e4%bb%a4%e6%82%a8%e7%9a%84%e6%9c%83%e8%ad%b0%e5%ae%a4%e4%b8%8d%e5%86%8d%e7%84%a1%e8%81%8a/#respond Mon, 14 Nov 2022 04:40:49 +0000 https://ones.software/blog/zh/?p=1060 LinkedIn 在他們加州的新旗艦大樓,實踐以員工為中心的會議室新模式。

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現在,採用混合式工作已成為大趨勢。若然您的企業想吸引員工回到辦公室,甚至採納人材,就需要對現在的工作環境作出重大的改變。 而其中一點就是為您的會議室提供充足的靈活度。 

LinkedIn建議辦公室第一步的改變,是要改善會議室的配備。 例如,LinkedIn他們位於加州山景城的新旗艦大樓,就著意以舒適家具和尖端技術作為特色,並由著名建築公司NBBJ創建,提升辦公靈活度。 

您需要知道的是…

  • 改善會議室氛圍的首要條件,是要滿足員工的確切需求 
  • 靈活度對於新設計的會議室尤其重要  

著重靈活設計的會議室   

LinkedIn相信,把靈活性帶入會議空間,會使人們的工作更加愉快。而當員工能在工作中感到快樂時,枯燥的會議氣氛便自然消失。 因此,與傳統的會議室相比,採納新設計的會議室更加需要注重員工的需求同幸福感。 

另外,新型設計的會議室具有可移動的隔板,可以隨時擴大或縮小會議空間,並提供額外的消毒設備去保護員工的健康。 

LinkedIn還為同一團隊的工程師的辦公桌中間增加了滑動門,原因是這些滑動門可幫助創建小型的會議空間。當一名工程師想和別人進行討論時,他們可先選擇其中一張辦公桌,然後把附近四邊的滑動門合併一起,就可形成一個小型的會議空間。同時,這些區域還提供一些了隔音設備,以確保工程師能夠專注於工作。  

一些會議室管理系統,能提供極具靈活性的自由房間組合功能,為同事可以根據會議的需要,改變會議室的大小、裝備,令工作增加更多活力。

我們的意圖是讓它(新設計的會議室)具有超強的靈活性… 天花板上的聲學擋板可以減弱聲音,其人字形的形狀為房間增加了更多的活力,使通常了無生氣的環境變得生動起來

NBBJ的負責人Robert Norwood

輕鬆會議氛圍 鼓勵員工提意見  

LinkedIn使用來自Anthropologie的現代主義橡木桌,來取代會議空間中的中央桌,讓會議室看起來更像休息室。 此外,每個人都可坐在一個配有枕頭的軟梳化,而附近的桌子也有好多植物同書籍。  

輕鬆的外觀是為了讓會議中的參與者感到舒適,而在這種輕鬆的會議環境下,我們相信這有助令『 在傳統環境中不太會發言的』員工成員會嘗試發言。

LinkedIn的工作場所設計總監Lisa Britz

虛擬會議工具 提升會議趣味 

將虛擬工具添加到會議室內,可將遠端工作人員與辦公室工作人員連接起來。這讓更多人可參與會議內,其好處是有助接收更多不同意見去改善工作質素。

而LinkedIn的會議室中更設有一些大型屏幕,能一邊展示文件,另一邊顯示遠端同事的面孔。會議演說者更可透過屏幕可看見不同員工的即時反應,從而作出相對的回應,例如即時的快速問答。 

此外,一些公司的會議室還配備了數位白板,亦在牆上安裝協助虛擬會議的特殊攝影鏡頭,讓現場的員工們可透過電腦程式,在數位白板上以不記名方式寫字,而在家工作的同事也可透過鏡頭即時看到正在書寫的內容。這使會議或演示進行時看起來更有趣。 

房地產服務公司世邦魏理仕(CBRE)最近對佔用辦公空間的公司進行了調查。研究發現,76%的受訪者認為這類增強型視像會議是他們重返辦公室的首要任務之一。   

辦公室管理系統 有效管理靈活設備 

如上所述,在會議室提供靈活的工作設備,如靈活設計、虛擬會議工具、數位白板,可以改善會議的工作條件。但是,要管理這些具備不同功能的設備並不容易,而一個完善的辦公室管理系統就能解決當中問題。 而且完善的辦公室管理系統,允許員工輕鬆預約所需的會議室,並確保您的會議在進行過程中不受干擾。 

ONES是著名的一體化智能辦公管理系統,可以協助您輕鬆實現混合工作模式。您可以使用我們的房間預訂辦公桌預訂和訪客管理功能輕鬆舉行虛擬會議,管理流動辦公桌訪客到訪。 

ONES現在設有一個專門的頁面來介紹一系列的混合工作措施,以幫助您解決問題。 您不妨到 https://ones.software/hybrid-workspace/,以便進一步參考。   

聯絡我們:hello@ones.software,或訪問ONES官方網站了解更多信息:https://ones.software/tw。   

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企業如何迎接新的辦公模式 https://ones.software/blog/zh/smart-office-2021-03/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=smart-office-2021-03 Sat, 06 Mar 2021 11:23:16 +0000 http://ones.software/blog/?p=214 當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時,員工的當下感受和反應很可能相當明顯,「企業在未來幾個月內所做的決定,將左右其未來幾年的企業品牌」

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根據美國著名資訊科技研究和顧問公司Gartner的一項調查,90%的受訪者計劃在COVID-19疫苗被廣泛採用後,仍允許員工至少在部分時間內進行遠程工作,可見這種在家和在辦公室工作的混合模式將成為許多企業的常態。而在過去的一年裡,不同的企業一直處於變革、實驗和轉型的狀態,因為他們正在重新摸索著COVID 疫情之後未來工作的模式。

「回歸工作場所不僅僅是一個行政上的挑戰,更是一個人性的挑戰。」Gartner人力資源業務諮詢副總裁Elisabeth Joyce說。「雖然包括CEO、總法律顧問和CFO在內的幾個人將參與決定何時、誰以及如何重返辦公室,但人力資源總監必須成為員工的代言人。」

根據在2020年5月5日Gartner調查的四百多位人力資源高層中,有三分之一的人回覆說,他們還不知道什麼時候能夠重新開放已關閉的設施,並開始讓員工回來。在另一個調查的142位人力資源高層中,44%的人反映正在計劃一個自願回歸工作場所的時期,如果需要,員工可以繼續在家工作。

Joyce 指出,當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時,員工的當下感受和反應很可能相當明顯,「企業在未來幾個月內所做的決定,將左右其未來幾年的企業品牌」

Gartner 則提出幾個政策要點,值得我們參考:

何時恢復正常?

健康和安全應該是至關重要,所以除了訂立開放工作場所的計劃外,各企業還必須制定重新關閉辦公場所的計劃,並確定觸發重新關閉的條件,知悉員工。

人力資源部門必須對正在進行的措施努力保持高透明度和具體,以便員工了解為他們制定的安全措施。僅僅確立安全措施是不足夠,員工的認知才是關鍵,說到底人需要有安全感。

企業亦要理解員工是回歸正常工作決策的利益關係者。人力資源部門應該收集數據,評估員工對重返工作場所的情緒和舒適度 。一旦員工重返工作崗位,就應持續監測,把握員工的反應。

一旦員工不願意或不能重返工作崗位,企業不應強迫他們。而如果員工開始感到不安全,這應該就是重新關閉辦公場所的一個重大誘因。

誰先回到公司?

Gartner 認為,企業不應一次過將員工返回公司,理應逐步進行,並根據他們的角色、工作、技能和遠程工作的能力安排。人力資源部門也應該利用近期遠程工作的經驗,來確定哪些員工能夠迅速適應並保持遠程工作的效率。最終,要錯開各人返回工作場所的時間,盡量減少對不必返回公司的員工的影響。

另外,應根據工作來決定是否安排遠程工作,而非員工個人。在員工仍然保持遠程工作下,要求管理人員提出要員工返回辦公室的確實理由。雇主應以靈活的方式領導,而不是製定僵硬的工作政策。


政策的人性化,能夠建構員工返回工作場所的體驗是至關重要,這既是為了維護員工的安全和福祉,也是為了推動業務成果的關鍵。而作為智能辦公室推動一員的ONEs Software,我們認為政策之外,管理工具的配合亦尤其重要。

掌握好誰人在何時回到辦公室,還是在家工作,是在本身的位置處理職務,還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議,並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統,將會是企業未來要面對的課題。

當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時,就會產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等,都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生,確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。

例如透過會議室預約系統,就能整合各種企業管理功能,提供會議室的各種資訊,以作企業管理之用,並將會議室排程集中於同一個平台,使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄,在訂定重返工作崗位有莫大幫助。系統亦能夠配合各平台上的應用程式,使員工可以在不同時間、地點,都能夠輕鬆安排會議,增加工作透明度,給予員工足夠的安全感。

訪客管理系統亦是另一個不可缺少的工具。比起房間預約,客戶首先接觸的就是訪客系統,而如何給予用戶最好的第一印象,尤其現今注重防疫工作,如何確保訪客及員工健康安全,至為重要。

訪客系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時,系統能夠印刷證件予訪客,透過IoT的控制設備,能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施,並防止他們進入危險,或是高度機密的地方。

訪客系統亦能要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況,並保持跟踪這些記錄,以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸。同時,企業利用非接觸式登錄,能夠大大提高工作場所的健康水平。

做好迎接混合工作模式準備,就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變,對於企業競爭力和形象,將會是莫大裨益。那麼,企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加,而對他們的工作場所進行變更?

ONEs Software 現設專頁,介紹一系列智能辦公室的措施,為您拆解疑難,越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/,作進一步的參考。

聯繫我們: hello@ones.software / (+852) 5538 3410, 亦可到 ONEs Software 官網了解更多 :https://ones.software

Ref:

https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-05-20-gartner-survey-finds-64–of-hr-leaders-are-making-emp

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智能辦公室的基本元素:會議室預約系統 https://ones.software/blog/zh/bookings-one-001/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=bookings-one-001 Sun, 18 Aug 2019 08:08:24 +0000 http://ones.software/blog/?p=73 現在的企業不論規模大小,都希望將公司變為智能辦公室,以使公司的各種資源得以充分利用。 那麼怎樣才算是一個智能辦公室?

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現在的企業不論規模大小,都希望將公司變為智能辦公室,以使公司的各種資源得以充分利用。 那麼怎樣才算是一個智能辦公室?

智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎,透過收集數據,對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制, 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗,有助於提高生產力,亦能吸引和留住企業人才,也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間,降低企業成本,提升企業本身的品牌價值。

智能辦公室主要透過利用 iBeacon、感測器和電話應用程式等等電子工具,幫助員工處理公務上的瑣事,從而使他們能夠專注較重要的事務,而其中一個智能辦公室不可或缺的基本元素,就是會議室預約系統。會議室預約系統主要讓使用者能夠快捷地找出適合的會議室,並完成會議室的預訂,配合各平台上的應用程式,使員工可以在不同時間、地點,都能夠輕鬆安排會議。會議室預約系統亦能夠提供會議室的各種資訊,以作企業管理之用,並將會議室排程集中於同一個平台,使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄。

我司藉著推出的 Bookings ONE,希望提供一個嶄新的會議室預約系統,可以使企業能夠充分善用辦公室資源。 Bookings ONE 主要有以下功能:

會議室預約時間表

會議室預約系統的根本,莫過於預約時間表。 我司製作Bookings ONE時, 力求預約時間表達致清楚簡潔的要求,並且支援所有電腦界面和手機端的操作。無論你在哪裡,只要打開手機,都能輕易地管理到所有房間的狀態。

房間電子標牌

房間電子標牌安裝在房間門前,可以清楚地顯示房間現在的使用狀態,確保使用者不會不小心去錯別的房間之餘,也能透過展示適合的圖像,以提升公司形象。

Bookings ONE的房間電子標牌,支援 iOS, Android,Windows 這些不同作業系統的平板設備,使用者可以在輕鬆地走到房間門前,就能進行即時的房間預約,快捷方便。 我司同時支援附有指示燈的顯示設備,就算在遠處,使用者也能清楚地看見指示燈的顏色,從而得知哪些房間已被預約。指示燈的顏色主要分為三種:綠色代表可供使用,橙色代表已預約,而紅色代表正在使用。當你突然需要展開會議,又擔心不知道會不會有其他人已預約某些房間的話,指示燈絕對是你公司裏的明燈。

3D 平面圖

如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄,預約系統的界面設計至為重要。假設在公司有50間會議室,一般坊間的預約系統就會把這50間會議室的狀態、預約資料等,以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊,但是表現方式並不直觀, 管理者往往要從頭到尾消化大量數據,容易使管理者過於疲勞,甚或看漏一些資訊,導致資源錯配等問題。

有見及此,Bookings ONE在傳統的列表顯示外,銳意加入能夠顯示各個樓層的3D平面圖功能,用最容易理解的方法去顯示所有房間的狀態,即使一個樓層數十間房間也能一目了然, 管理者再也無需花時間去看每一個房間的預約狀態。

實時分析

另一個有效幫助企業管理者去利用公司資源的方法,就是實時的數據分析。現在租金飛騰,會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。通過我司的系統,管理者能以圖像化的分析,理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等,亦能匯出成為 Excel 形式的分析報告,從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用,從而更有效運用、分配公司的資源。

無瑕連接日曆系統

Google和Outlook的日曆系統相當深入民心,在未有會議室預約系統的公司裡面,主要都是用這些日曆系統去作出管理。我司理解,縱使 Bookings ONE 能夠提供更好的用戶體驗給各個用家,但要所有使用者短期內放棄使用多年的日曆系統,改用 Bookings ONE 的界面的話,很多用戶一下子難以適應。

為此, 我司花了不少開發時間,成功無痕連接上 Google Calendar / Exchange server / Office 365 這些主要在公司會使用的日曆系統,能夠即時將第三方系統的預約,同步到 Bookings ONE 裡頭。這樣新用戶在未熟悉我們的界面前,可以繼續使用他們本來一直使用的日曆系統作出預約,也能夠同時間使用 Bookings ONE 裡頭的各種功能。

更多在細節

除了以上所提到的功能外,Bookings ONE 還有更多的功能與細節,務求提供最好的用戶體驗給企業,不論是管理層還是員工的需求都能一一滿足,從而提升公司形象和員工整體工作效率。

欲免向隅,馬上聯繫我們: hello@ones.software / (+852) 5538 3410, 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 :https://ones.software/hk/bookings-one/

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