以下是ONES認為大家都需要考量的四大評估標準，協助大家在選取會議室預約系統時，能夠清楚判斷出合適自己辦公室環境的。

會議室預約系統的四大評估標準

簡單直觀的空間管理

能夠直接、輕鬆地預約會議室，從來不是容易的事，而一個給整間公司使用的會議室預約系統，自然就需要易用、簡單，才能不論年齡、性別、習慣，都能夠令絕大部分用家花最短的時間預約到他們需要的會議室。

簡單直觀的會議室預約系統，理應提供一個清晰、實而不華的控制介面，清楚顯示使用者需要知道的會議室資訊。系統亦需要支援Outlook、手機和電腦平台，務求讓用家能夠在不同地點都能夠進行預約、更改排程。

根據不同設備、地方、會議類型等需要，系統能夠快速篩選出合適的會議室，毋須用家在眾多會議室中逐一翻查。

系統亦應該配合混合式工作的趨勢，讓用家能夠輕易在會議室預約中建立相應的虛擬通話會議，加強來自不同地方的協作能力。

與現有系統的高度整合

一般辦公室往往已經在Microsoft等平台建立好一些電郵帳戶，以及Microsoft Office 365、Exchange Server、Teams和Outlook等軟件平台，供員工作日常使用。

一個理想的會議室預約系統應能夠與現有系統作高度整合，而毋須管理者花費時間額外在新系統逐一建立帳戶，造成資源分散、重複。

一些會議室預約系統更能提供Teams 、Outlook 等平台插件，能夠讓使用者在他們慣用的平台上使用新功能，例如預約會議室、設備，管理會議，制定時間表，簡化預約程序。

高效的房間顯示器

如何知道您的會議室是否有人佔用？ 走到房間前面偷看裡面有沒有人？ 或者只是敲門，然後每次走進房間看看？

要知道會議室是否有人佔用，是辦公室裡最大的問題之一。當重要的會議上被其他人任意打斷，更是令人沮喪。一些大學研究甚至表明，要從會議中斷中恢復正常，需要 20 多分鐘。所以，現在的會議室管理不可缺少的就是房間顯示器，

一個合適的預約系統，能夠讓您可以在房間顯示器上，輕鬆查看房間詳細信息、房間狀態和今天的預約時間表。 顯示器上的燈光反映房間的狀態，令您在遠處也能知道房間的使用情況。

您甚至可以直接在房間門前進行預訂、登入、登出和延期預訂。 所有記錄將無縫同步到預約系統，確保您的會議不會被他人打擾。

能配合不同企業要求

不同企業對於系統的要求各有不同，有些企業會希望將系統安裝至本身的伺服器，以免數據放置在外；有些企業則會選取SaaS 的雲端服務，價錢較合宜之餘，亦減省系統安裝的程序。

一個合適的預約系統，應該能夠提供不同的系統安裝選擇，配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務，應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台，確保員工的數據不會輕易洩露之餘，亦能確保系統可靠耐用。

ONES 智能辦公系統，能協助您設置合適您的混合工作環境，追上辦公室數碼化的時代，不妨了解更多：Your all-in-one smart office system

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LinkedIn建議辦公室第一步的改變，是要改善會議室的配備。 例如，LinkedIn他們位於加州山景城的新旗艦大樓，就著意以舒適家具和尖端技術作為特色，並由著名建築公司NBBJ創建，提升辦公靈活度。 

您需要知道的是…

• 改善會議室氛圍的首要條件，是要滿足員工的確切需求 
• 靈活度對於新設計的會議室尤其重要  

著重靈活設計的會議室   

LinkedIn相信，把靈活性帶入會議空間，會使人們的工作更加愉快。而當員工能在工作中感到快樂時，枯燥的會議氣氛便自然消失。 因此，與傳統的會議室相比，採納新設計的會議室更加需要注重員工的需求同幸福感。 

另外，新型設計的會議室具有可移動的隔板，可以隨時擴大或縮小會議空間，並提供額外的消毒設備去保護員工的健康。 

LinkedIn還為同一團隊的工程師的辦公桌中間增加了滑動門，原因是這些滑動門可幫助創建小型的會議空間。當一名工程師想和別人進行討論時，他們可先選擇其中一張辦公桌，然後把附近四邊的滑動門合併一起，就可形成一個小型的會議空間。同時，這些區域還提供一些了隔音設備，以確保工程師能夠專注於工作。  

一些會議室管理系統，能提供極具靈活性的自由房間組合功能，為同事可以根據會議的需要，改變會議室的大小、裝備，令工作增加更多活力。

我們的意圖是讓它（新設計的會議室）具有超強的靈活性… 天花板上的聲學擋板可以減弱聲音，其人字形的形狀為房間增加了更多的活力，使通常了無生氣的環境變得生動起來

NBBJ的負責人Robert Norwood

輕鬆會議氛圍 鼓勵員工提意見  

LinkedIn使用來自Anthropologie的現代主義橡木桌，來取代會議空間中的中央桌，讓會議室看起來更像休息室。 此外，每個人都可坐在一個配有枕頭的軟梳化，而附近的桌子也有好多植物同書籍。  

輕鬆的外觀是為了讓會議中的參與者感到舒適，而在這種輕鬆的會議環境下，我們相信這有助令『 在傳統環境中不太會發言的』員工成員會嘗試發言。

LinkedIn的工作場所設計總監Lisa Britz

虛擬會議工具 提升會議趣味 

將虛擬工具添加到會議室內，可將遠端工作人員與辦公室工作人員連接起來。這讓更多人可參與會議內，其好處是有助接收更多不同意見去改善工作質素。

而LinkedIn的會議室中更設有一些大型屏幕，能一邊展示文件，另一邊顯示遠端同事的面孔。會議演說者更可透過屏幕可看見不同員工的即時反應，從而作出相對的回應，例如即時的快速問答。 

此外，一些公司的會議室還配備了數位白板，亦在牆上安裝協助虛擬會議的特殊攝影鏡頭，讓現場的員工們可透過電腦程式，在數位白板上以不記名方式寫字，而在家工作的同事也可透過鏡頭即時看到正在書寫的內容。這使會議或演示進行時看起來更有趣。 

房地產服務公司世邦魏理仕（CBRE）最近對佔用辦公空間的公司進行了調查。研究發現，76%的受訪者認為這類增強型視像會議是他們重返辦公室的首要任務之一。   

辦公室管理系統 有效管理靈活設備 

如上所述，在會議室提供靈活的工作設備，如靈活設計、虛擬會議工具、數位白板，可以改善會議的工作條件。但是，要管理這些具備不同功能的設備並不容易，而一個完善的辦公室管理系統就能解決當中問題。 而且完善的辦公室管理系統，允許員工輕鬆預約所需的會議室，並確保您的會議在進行過程中不受干擾。 

ONES是著名的一體化智能辦公管理系統，可以協助您輕鬆實現混合工作模式。您可以使用我們的房間預訂、辦公桌預訂和訪客管理功能輕鬆舉行虛擬會議，管理流動辦公桌和訪客到訪。 

ONES現在設有一個專門的頁面來介紹一系列的混合工作措施，以幫助您解決問題。 您不妨到 https://ones.software/hybrid-workspace/，以便進一步參考。   

聯絡我們：hello@ones.software，或訪問ONES官方網站了解更多信息：https://ones.software/tw。   

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