合併房間

ONES最近推出了「合併房間」功能，允許用戶以單一「合併房間」預約多個房間。這可以大大簡化大型會議或活動需要多個房間的房間預約過程。用戶不必分別預約每個房間，可以一次過預約所有所需的房間，使計劃和組織大型活動更容易，更有效。

這個功能也有助於確保房間的有效使用，避免過度預約衝突，從而為辦公室經理和員工帶來更好的整體體驗。

預約批核

ONES最近推出了「預約批核」功能，允許在確認房間預約之前進行審核和批准程序。

批核程序涉及指定的用戶，他們審核、批准或拒絕房間預約請求。您也可以在系統中設置其他用戶是否能夠可以一同等待批准。

預約歷史紀錄

用戶現在可以在對話框中查看預約的操作歷史，其中會顯示操作日期、操作者和操作詳情。這使用戶可以輕鬆查看誰在什麼時間創建、編輯、登記和刪除預約。

可自訂預約表單資料欄位

房間管理員現在可以為辦公室資源（例如房間、辦公桌和設施）添加額外的預約表單資料欄位。

系統支持欄位類型，例如是/否、選項和文本。 這些欄位可以設置為必填欄位，並將包含在導出 excel 中以供進一步數據分析。

平面圖編輯器

ONES 在2.9 版本推出我們自主開發的平面圖編輯器。 現在用戶可以直接在我們的編輯器上自由編輯平面圖，通過添加、移動和刪除桌子和房間。

支援Qbic佔用傳感器系統

ONES 現在支持 Qbic 佔用傳感器系統，幫助用戶通過 Qbic 技術輕鬆實現他們的物聯網系統。OQ 傳感器可以安裝在需要運動檢測的區域天花板上，使 LED 顯示選定的狀態顏色表示。

設備包括：FHD-100*1 | OQ Hub*1 | OQ Seat Sensor*1 | OQ Sensor*1 OQ Lamp*2

iPad支援標籤打印機

用戶現在可以將iPad用作訪客自助登入機，以無線藍牙連接標籤打印機，列印訪客證。

其他改進

系統更新：

• 更新預約限制政策
• 僅通過 OAuth 進行單點登錄
• SMTP 支持可選的電子郵件和顯示名稱
• 電子郵件支持可選的電子郵件和顯示名稱

用戶界面和體驗更新：

• 更新預約表格樣式
• 改進預約表單中的資源過濾器
• 改進預約表單中的預約搜索功能

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LinkedIn建議辦公室第一步的改變，是要改善會議室的配備。 例如，LinkedIn他們位於加州山景城的新旗艦大樓，就著意以舒適家具和尖端技術作為特色，並由著名建築公司NBBJ創建，提升辦公靈活度。 

您需要知道的是…

• 改善會議室氛圍的首要條件，是要滿足員工的確切需求 
• 靈活度對於新設計的會議室尤其重要  

著重靈活設計的會議室   

LinkedIn相信，把靈活性帶入會議空間，會使人們的工作更加愉快。而當員工能在工作中感到快樂時，枯燥的會議氣氛便自然消失。 因此，與傳統的會議室相比，採納新設計的會議室更加需要注重員工的需求同幸福感。 

另外，新型設計的會議室具有可移動的隔板，可以隨時擴大或縮小會議空間，並提供額外的消毒設備去保護員工的健康。 

LinkedIn還為同一團隊的工程師的辦公桌中間增加了滑動門，原因是這些滑動門可幫助創建小型的會議空間。當一名工程師想和別人進行討論時，他們可先選擇其中一張辦公桌，然後把附近四邊的滑動門合併一起，就可形成一個小型的會議空間。同時，這些區域還提供一些了隔音設備，以確保工程師能夠專注於工作。  

一些會議室管理系統，能提供極具靈活性的自由房間組合功能，為同事可以根據會議的需要，改變會議室的大小、裝備，令工作增加更多活力。

我們的意圖是讓它（新設計的會議室）具有超強的靈活性… 天花板上的聲學擋板可以減弱聲音，其人字形的形狀為房間增加了更多的活力，使通常了無生氣的環境變得生動起來

NBBJ的負責人Robert Norwood

輕鬆會議氛圍 鼓勵員工提意見  

LinkedIn使用來自Anthropologie的現代主義橡木桌，來取代會議空間中的中央桌，讓會議室看起來更像休息室。 此外，每個人都可坐在一個配有枕頭的軟梳化，而附近的桌子也有好多植物同書籍。  

輕鬆的外觀是為了讓會議中的參與者感到舒適，而在這種輕鬆的會議環境下，我們相信這有助令『 在傳統環境中不太會發言的』員工成員會嘗試發言。

LinkedIn的工作場所設計總監Lisa Britz

虛擬會議工具 提升會議趣味 

將虛擬工具添加到會議室內，可將遠端工作人員與辦公室工作人員連接起來。這讓更多人可參與會議內，其好處是有助接收更多不同意見去改善工作質素。

而LinkedIn的會議室中更設有一些大型屏幕，能一邊展示文件，另一邊顯示遠端同事的面孔。會議演說者更可透過屏幕可看見不同員工的即時反應，從而作出相對的回應，例如即時的快速問答。 

此外，一些公司的會議室還配備了數位白板，亦在牆上安裝協助虛擬會議的特殊攝影鏡頭，讓現場的員工們可透過電腦程式，在數位白板上以不記名方式寫字，而在家工作的同事也可透過鏡頭即時看到正在書寫的內容。這使會議或演示進行時看起來更有趣。 

房地產服務公司世邦魏理仕（CBRE）最近對佔用辦公空間的公司進行了調查。研究發現，76%的受訪者認為這類增強型視像會議是他們重返辦公室的首要任務之一。   

辦公室管理系統 有效管理靈活設備 

如上所述，在會議室提供靈活的工作設備，如靈活設計、虛擬會議工具、數位白板，可以改善會議的工作條件。但是，要管理這些具備不同功能的設備並不容易，而一個完善的辦公室管理系統就能解決當中問題。 而且完善的辦公室管理系統，允許員工輕鬆預約所需的會議室，並確保您的會議在進行過程中不受干擾。 

ONES是著名的一體化智能辦公管理系統，可以協助您輕鬆實現混合工作模式。您可以使用我們的房間預訂、辦公桌預訂和訪客管理功能輕鬆舉行虛擬會議，管理流動辦公桌和訪客到訪。 

ONES現在設有一個專門的頁面來介紹一系列的混合工作措施，以幫助您解決問題。 您不妨到 https://ones.software/hybrid-workspace/，以便進一步參考。   

聯絡我們：hello@ones.software，或訪問ONES官方網站了解更多信息：https://ones.software/tw。   

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參考電信和技術公司Telstra的最新報告，報告顯示近85%的亞太地區企業正在推廣混合工作安排，每10個企業中，就有7個企業從所有地點招聘人才，並允許混合工作安排。

另外，亞太地區中74%的員工認為，在靈活的工作安排下，團隊的工作效率更高。那麼，為什麼混合工作制會在亞太地區成為主流？

混合工作成為亞太區主流的關鍵因素

最近，網站 HRD 就工作流程和政策方面，對亞太地區的企業進行了調查，當中業務領導者解釋了他們為什麼要實施混合工作及其好處。

工作更為靈活

實施混合工作為員工提供了高靈活度，允許員工選擇他們的工作地點，例如「辦公室、家中，或兩者之間的某個地方」。

在混合辦公室中，會有不同類型的會議室和辦公桌，並配以智能辦公系統支援系統操作。這使公司可以減少不必要的空間和租金，讓員工能夠在他們想要的地方工作。

軟件公司 New Relic 的主管兼人力資源業務合作夥伴 APJ 的 Liz Moran 表示，他們已經實施了「靈活優先（Flex First）」的混合工作安排。 此外，他們了解高靈活度對他們的員工非常重要。

幫助挽留、招納員工

混合工作為員工提供高靈活度，可以滿足員工靈活工作的需求。 這之所以重要，是因為彈性工作已經成為留住人才的核心因素。

根據斯威本科技大學（Swinburne University of Technology ）最近的一份報告，43% 的澳大利亞知識工作者（knowledge workers）表示，他們會因為雇主不提供靈活工作，考慮辭職。而在悉尼和墨爾本，這一比例上升到 46%。 此外，根據思科 2022 年全球混合工作研究，現在東盟市場的許多員工更喜歡混合工作。

「大辭職（The Great Resignation）向我們表明，絕大多數員工都要求靈活的工作安排——他們會轉換工作來獲得這些安排。 我們還從候選人那裡聽到，靈活性是重中之重」，Liz Moran說。

結合科技 提高工作質量

軟件公司 New Relic 已投資於工作協作平台，以支持混合工作的轉變。 他們的「聯繫和歸屬感」中心還記錄了團隊何時、何地以及如何合作。

「我們的大多數員工在平台上都選擇遠程或混合時間表工作，並且反饋是積極的」，Liz Moran說。

因此，與科技合作具有積極影響。New Relic 的結果告訴我們，實施混合工作是一個明智的選擇。

建立積極的辦公文化

在辦公室工作有助於建立積極的公司文化，因此混合辦公室提供了高靈活度和友好的環境。因此員工返回辦公室時可以進行足夠的對話和聚會。

Sidekicker 聯合創始人 Jacqui Bull 說：「在 2020 年之前，我們一直有一種在辦公室工作的文化，但我們的員工喜歡靈活工作，因此我們決定在疫情過後的很長時間內，繼續提供這種靈活的工作安排。」

許多報告表明，積極的公司文化可以幫助公司培養員工的歸屬感，使員工更加投入工作，從而提高他們的生產力。

亞太地區的混合工作案例

混合工作在新加坡

花旗新加坡：混合工作讓新加坡花旗的員工有更多的時間陪伴家人，並確保客戶能夠獲得優質的服務，因為員工的生產力很高。

Redhill：實施混合工作安排有助於Redhill吸引許多新人才加入，他們的員工現在增加到150多人。

混合工作在日本

NTT：混合工作有助於降低人才流失和高租金的成本，增加員工與家人共度時光的機會，並使需要托兒和護理的員工更容易加入勞動力隊伍。

混血工作在香港

Hong Kong Technology Quest Limited：混合工作將為其員工提供更好的工作環境並減輕工人的工作壓力。

Klook：混合工作讓員工在業餘時間探索不同的海外目的地並體驗當地文化。

由於實施混合工作已為亞洲公司帶來莫大的成功。他們這幾年都專注於發展混合工作，並決定將其作為長期發展目標實施。報告還反映混合工作是工作的未來。

在亞洲公司決策者的支持下，實施混合工作方式得以在亞洲中流行起來。因此，它成為亞洲所有新工作方式中的最終贏家。

了解有關混合工作新聞的更多信息：https://ones.software/blog/zh

設置合適您的混合工作環境： your All-in-one smart office system

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案例分析：

客戶為香港著名飲料製造商。為推動位於香港鰂魚涌其辦公室的數碼轉型，加強辦公室的資源運用，該企業採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的資源預約系統，管理如房間、設備、相應房間服務等的辦公室資源，以及訪客管理，配合Qbic 的TD-1050 Pro 協助房間預約，從而建構出適合其辦公室的理想環境。

員工能夠透過Bookings ONE 的網頁版平台，或直接在Outlook 介面上使用Bookings ONE的預約功能，進行各類資源的預約，鼓勵員工善用有限的辦公室資源。負責訪客管理的接待生亦能在同一平台進行訪客到訪的流程，毋須透過不同平台或軟件處理日常事務，減少學習系統運作的時間，避免因為重複、不必要的操作造成費時失事。

房門前的Qbic TD-1050 Pro 除了能夠協助用家理解房間當前使用情況和預約日程，內附的NFC/RFID 讀卡器更能令預約過程一體化，毋須額外安裝其他配件，用家就能以員工卡進行身份認證，快速完成預約程序，令辦公室運作得以暢順無阻。

欲免向隅，馬上聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 ： https://ones.software/hk/bookings-one/。

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客戶為香港重要政府機關， 該客戶現包含兩幢大樓，以提供足夠使用場所予該機關的主要任職人士。為提升該會各辦公室資源的使用效率，該客戶採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的房間預約系統，配合Crestron的房間預約面板TSS-1070和傳感器，務求為各主要用家提供合適的智能辦公室環境。

用家能夠透過Bookings ONE 的預約系統，在日程表上預約位於不同大樓、樓層的會議室、記者招待室，以預留日常工作的場地。他們亦能在各房間門口的Crestron房間預約面板進行即時的預約，亦可透過該預約面板上的燈光顏色，來判定該房間當時是否未被使用。

為提升辦公室資源效率，Bookings ONE 能夠將指定時間內未有簽到的房間重新釋放，配以Crestron 傳感器來斷定應否將房間登出，從而使得閒置的資源能被及時運用。Bookings ONE 亦給予該機關的管理員設定多項資源使用規則和限額措施，以鼓勵用家善用房間，令有限的辦公室資源能夠有效分配予所有使用者。

欲免向隅，馬上聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 ：https://ones.software/hk/bookings-one/ 。

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在過去一年中，我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月，實行的全新辦公模式，要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作，但不少蘋果員工發起連署，希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出，66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式，65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。

而我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。

混合工作環境

工作的主軸不再是辦公的地方，而是員工要做的事情。而現在，當遠端工作成為常態時，員工對他們的工作環境擁有比以往更大的要求。許多在疫情流行期間開始在家工作的人，都希望保持遠端全職工作。但隨著疫苗接種率的提高和企業運作開始轉趨正常，越來越多的雇主正在鼓勵員工返回辦公室工作。因此，不少企業正在實施工作輪替(rotational schedules)和混合工作環境(hybrid work environments)，分配好流動辦公桌(hot-desking)，以便員工可以選擇一些時間在辦公室工作，其餘時間則能在家裡工作。

為了讓員工在到辦公室之前，就能無縫地預約好將要使用的辦公桌和會議室，最重要的是提供一個合適的智能辦公室應用系統 (smart office solution)，提供預約設備的服務，供員工在自己的電子設備上預先選擇好自己想要預留的設備。先進的應用程式能夠允許員工透過查看平面圖，點擊屏幕，就能直接預約好辦公室的流動辦公桌。

應用程式能夠提供足夠的靈活度，使得員工不再受限在一個特定的時間和地點工作，他們可以更好掌握自己的工作時間表和環境設置。企業應該盡早制定計劃，賦予員工最大靈活度，靈活有效的辦公模式就能持續下去。

加強網絡安全

網絡攻擊和數據洩露已經變得越來越普遍。作為應對，企業應該更加關注加強公司的網絡安全的方案。考慮到網絡其中一個主要領域，就是用戶登錄的認證和授權服務。現在越來越多的公司採用了單一登入（Single sign-on）的服務，能夠使員工可以保持同一套單一的數碼登錄憑證，而毋須為日常工作保持多個應用程式密碼，實行更佳的系統保安管理。

單一登入功能通常是以輕型目錄存取協定（LDAP）來實作，在伺服器上會將使用者資訊儲存到LDAP資料庫中。能使得當員工擁有這項登錄憑證登入時，就可以取得所有系統的存取權限，不用對每個單一系統都逐一登入。而只需要單一的登出動作，就可以結束對於多個系統的存取權限，免卻不少存取第三方網站的風險，同時減少對於伺服器的成本。

智能辦公室應用系統亦應支援相關的單一登入功能，以便保障企業和員工的數據安全外，更可方便員工使用同一數碼身份，來運用企業不同的辦公室資源。

智能辦公室解決方案

我們生活在一個由智能設備、IoT主導的世界，這些設備可以連接到互聯網，與我們的智能手機同步。投入資源改善辦公室空間設計和科技應用，就能夠以有效連繫實體辦公和數碼資訊。

智能設備正在改變我們的工作空間和工作方式，我們在工作中使用的IoT設備，包括無線演示控制系統、會議預約軟件、會議室數碼顯示和在線協作工具等等，都能解決員工的各種辦公需要。正確使用數碼工具和設備，可以促進員工之間在遠程和辦公室內的協作，以及提高生產力和簡化流程。

數據驅動決策

任何商業企業的基礎是信息，而今天，我們手上的信息比以往任何時候都多。現在企業的大數據，主要來自公司內部和外部的數據集合，管理者可以利用不同的數據收集來進行分析。

許多公司善於收集數據，但不知道該如何處理這些數據，而將堆積如山的數據轉化為改善公司資源分配的洞察力，並訂立決策，並非易事，但通過良好的數碼工具就可以做到。以會議室和辦公桌預約軟件為例，系統就能獲得大量關於會議室和工作空間的使用的數據，分析出那些資源分配出現問題，然後透過各種報告，能夠對工作空間安排作出更加明智的決定。

做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？

ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。

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限制空間使用量 

保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。

透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。

員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。

全面消毒

在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。

企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。 這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。

安全訪客到訪

處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。 管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。

通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。

一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。

ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。

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上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式，今次就以在公司管理層角度，看看如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？

首先，管理層需要了解清楚遠端工作的要求，否則，在缺乏準備和培訓的情況下，即使是平時表現出色的員工，在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始：

1. 缺乏互相接觸，難以獨自處理工作

有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動，或者是慣於坐在辦公桌前，被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘，亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。

2. 無法掌握工作時間，導致壓力過大

在某些情況下，在家工作的員工未能清楚掌握工作時間，不知道何時應停下來，導致自己、其同事以至下屬都受到影響，特別是在全球工作環境下，其他同儕可能全日都在線，並隨時要求支援。這時，員工們就更難以分清何時應該下班。

3. 疏離感大增

孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一，因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響，尤其是當他們在較長期遠端工作環境中，未有機會與他人交流，影響就會更大。而長期來看，孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低，甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。

4. 工作環境周圍的騷擾

不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係，會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾，這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作，往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題，亦是員工經常要面對，這些都會令到員工無法發揮應有水準。

那麼，管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持？以下列舉幾項例子：

1. 訂定針對遠端工作的模式

為員工訂定適合他們的新工作模式，有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫，作出工作匯報。不論是一對一的通話，還是採取團隊通話會議，都能夠成為表達訴求和問題的渠道，令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助，減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。

彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為，在傳統的辦公時間之外工作，他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間，有助令他們保留足夠的休息時間，才能使其工作態度維持應有的水平。

2. 提供有效的線上通信軟件

僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的，近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅，例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會，尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘，也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。

當然，要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施，以免因為誤用一些未達安全標準的軟件，而導致公司資訊意外流出。

3. 增加員工社交機會，加強精神支援與鼓勵

即使是遠端工作，也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流，例如進行線上午餐，甚至是一同進行短暫的撐舉運動，或是朝會前幾分鐘的閒談，也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流，減少孤獨感。

加強精神支援，聆聽員工的訴求，也是不可缺乏的要項，建立渠道的同時，更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候，就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會，有助認知他們的壓力與不安來源，並提供相對應的支援和鼓勵。

總結

雖然因為疫情的關係，很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動，化危為機，透過利用各種數碼科技的應用，將工作流程、環境進一步數碼化，就能夠減少影響，亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示，一同渡過這個逆境。

如何能夠將辦公室數碼化，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足。

有助提升公司形象之餘，各類企業資源管理、數據分析亦能夠透過同一平台進行，整體工作效率藉以大幅提高。

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近年科技的創新，大大改變了我們彼此互動的方式，而這些改變正在影響企業裏各人的角色。我們能夠看到，數碼設施與傳統工作環境已經漸漸融合，針對設施使用率、生產力和工作空間等等的管理工具日漸普及，企業能夠透過這類數碼平台，善用新的途徑得到往時無法輕易得到的工作數據。

這種結合線上線下的企業模式，不單止為企業管理如照明、網絡等日常環境的操作，也能夠提供有關各類設施的管理資訊，以助企業管理者訂立一些新的效能指標，促進整體工作效率。相比起以前要運用不少人力資源去記錄數據，每年列印數百份問卷去詢問每位員工對於公司設施的滿意度，數碼化的智能工作空間可謂大大減輕這裡繁瑣的工作，並能提供及時且客觀的數據分析。

那麼，有哪些指標是能夠幫助企業提升效能呢？

設施使用率

設施使用的數據不僅在工作空間使用初期有所幫助，亦能理解員工的日常行為和工作流程。 收集會議室使用率的數據，可以幫助企業以確保員工能夠充分利用所提供的空間，並在設施上進行相應的修改。 這不僅可以提高員工的工作體驗，還可以確保企業盡量將設施用得其所。

哪些日子最多人使用某些設施？ 哪些工作空間過於繁忙？ 而哪些工作空間沒員工肯利用？這些問題都能輕易用數據回答，省卻以往要處理大量的文書工作。

生產力管理

現在很多公司都會使用Slack這類的即時通訊軟件，以作內部溝通之用。而這些軟件不但加強員工之間的溝通，提供如與日曆系統整合、工作活動提示、開支批核等等的流程管理，更能給予實質數據，供管理人員以作分析，清楚理解員工能否善用通訊軟件溝通，以及掌握其工作流程和進度。

工作空間管理

現在辦公室的租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。工作空間管理工具則能夠為管理者提供數碼管理平台，有效為員工進行會議室的預約程序，並且結合日曆系統從而妥善安排往後的會議排程。

配合圖像化的數據分析，亦能為企業管理者理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，並更有效運用、分配公司的空間資源，為員工提供更合適的工作環境。

小結

隨著企業環境不斷與時代變遷，透過智能化工具有助企業增強設施管理，以實質、客觀的數據作為效能指標，以助企業各部門之間的合作，加強管理水準。智能化除了協助企業與時並進，提升公司形象之餘，更能作出質素上的改變，當然重要的是清楚明白企業當前真正需要的智能化工具。

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「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間，而拿咖啡的人龍一直存在。」

「星期五，很多人會帶他們的孩子來，所以你將坐在辦公桌，而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」

「本來應該是未來的工作模式，但對我來說卻是反工作。 。 。我不得不將自己關進電話室裡頭，才能完成工作。」

比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難，通常企業會配備以下的常用設施：

1. IoT裝置
2. 智能會議室（Smart Conference Room）
3. 智能辦公桌（Smart Desk）
4. 室內地圖（Indoor Map）

IoT裝置

IoT，即是物聯網 （Internet of Things），主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備，與互聯網連結起來，實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話，就是把所有辦公室常用裝置，如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據，集中在同一個平台上，員工就能夠透過整合好的數據進行分析，亦可以在平台上直接控制各個裝置，提升能源效益之餘，亦能減省管理成本。

智能會議室／辦公桌

不論是一般辦公室，還是共享工作空間，最多人使用的公司資源，莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議，員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程，而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程，智能會議室／辦公桌就能夠節省這些資源。

只要安裝好電子標牌在會議室的門前，或者是辦公桌上面，利用相對應的預約系統，就能夠輕易即時預約之餘，又能在不同平台、界面上處理會議排程，毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量，從而作出資源分配， 節約能源。

這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用， 如調整會議室的照明和溫度，將管理系統一體化， 簡化一些行政流程，從而達致工作效率的大幅提升。

室內地圖

地圖是我們日常生活的重要組成部分。 實際上，我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中，地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用，幫助我們導航到應到之處。

同樣對於一些辦公室大樓，當一些客人第一次到達會議的場地，他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖，上面標誌著他們即將要出席的會議，以及地點，輕易就能掌握辦公室的梗概，從而知悉到達會議地方的路線。

小結

無論是一個全新的開放式辦公室，還是想將現有的辦公室改頭換面，增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置，不單止能令您的辦公室格調提升，更能夠帶來極高的投資回報。 

透過辦公室智能化，您的員工將會受到更少的額外干擾，更能專注工作，更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。

如何能夠令到辦公室煥然一新，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足，提升公司形象之餘，員工整體工作效率亦會大幅提高。

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