設計營銷公司 Adtrak 實例分享

在不同文章裡面，我們都分享了企業為何需要適應混合辦公模式（Hybrid workspace），以及考慮的各種要素，這次就讓我們看看一些實際例子。Adtrak 以一間在英國諾丁漢 (Nottingham)的設計營銷公司，為顧客提供數碼轉型的服務。近來她們在其網誌上，分享了一些有關如何接納混合辦公的措施和嘗試：

在過去15 個月，Adtrak 都和其他世界數百萬的企業一樣，面對很多實際的挑戰，而其中一樣就是計劃重返工作。Adtrak 認為，這個任務絕非像每個人都在給定的日期回到辦公室那麼簡單。遠端工作出現，徹底改變了她們的工作方式，Adtrak 希望她們的新計劃能夠反映到這一個巨大的改變。

以 Adtrak 之言，「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏，但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡，讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」所以，Adtrak就選擇了能夠結合遠端工作和辦公室工作的混合辦公模式，作為他們新的辦公室規劃。

Adtrak 認為混合辦公模式的重點，在於「在正確的地方做正確的工作（the right work in the right place）」。混合辦公模式是一種流動的系統和概念，並沒有單一種方法可以完美地實踐混合辦公。所以，要根據員工的反饋，去進行測試、調整和改進。

根據他們的經驗分享，以下是他們如何進行混合辦公模式的嘗試：

每個團隊將在不同的日子需要回到辦公室，所以 Adtrak 的團隊將決定他們所期望的日期，並且需要在管理者之間達成一致，以確保滿足各團隊的空間、辦公桌和設備要求。Adtrak 亦將辦公室重新配置，以建立各個單獨的部分，例如：

1. 團隊工作空間（Team working spaces）
2. 可預訂的辦公桌（Bookable desks）
3. 指定工作空間（Designated work stations）
4. 會議設備（Conferencing equipment）
5. 社交空間（Social spaces）

如果員工還有其他特定的日子需要留在辦公室 ，例如是培訓日，或者預約了客戶會議，那麼相關人員將能夠進入辦公室。在工作週的其餘四天，員工可以選擇在家工作或在辦公室工作，並考慮按照上述要點「在正確的地方做正確的工作」。

透過 Adtrak 的例子，我們可以看到，將辦公室重新規劃成各個部分，指定它們的功能、用處，能有助員工理解公司內的各個設施，幫助他們善用公司資源。這也是我們Bookings ONE 智能辦公室管理平台所能提供的好處：企業的員工透過我們的數碼預約平台，能夠在任何地方都可以預約辦公室等各種企業資源，並有預約排程月曆、各種預約資源的硬件裝置。Bookings ONE亦提供各種管理、配置資源的功能，能夠令企業迅速掌握公司資源分配，短至數日內就能夠進行數碼轉型，為企業實行混合辦公模式。

關於更多有關混合辦公模式，或者智能辦公室的主題，可以參考：

智能辦公室的基本元素：會議室預約系統

如何幫助員工適應混合工作？

2021年混合辦公模式大趨勢

混合工作模式的成功關鍵

疫情過後，有哪些科技成為未來辦公的重點？

做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？

ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。

聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 ONEs Software 官網了解更多 ：https://ones.software 。

Ref:Working Going Forward at Adtrak
Over the past 15 months, we’ve worked very hard to maintain the connection, community and culture that makes Adtrak…www.adtrak.co.uk

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Office加上Work From Home這種混合工作模式，似乎已經是一個不可逆轉的工作潮流。各項調查的數據廣泛表明出，隨著我們繼續在疫情中邁進，大多數人都希望有混合工作安排 。

例如，微軟的2021年工作趨勢指數其對31個國家3萬多人的研究發現，73%的受訪者希望有遠程工作選擇。 FlexJobs 調查了2100多名在疫情流行期間進行遠程工作的人，發現如果他們不能繼續至少部分時間在家工作，58%的人會選擇離開他們的工作。思科委託進行的《未來勞動力》（Workforce of the Future）調查，訪問亞太區14個市場超過14,000名的受訪者，當中指出，香港的員工希望可以繼續保持這種嶄新工作模式，而在家工作安排可帶來多項正面成效，其中包括：分散不同工作地點的團隊仍可以保持良好運作（56％）、令決策更有效率（55％），以及提高自主性（54％）等等。

這種現象的因並不令人驚訝，遠程工作使人們能夠消除緊張的通勤，減少日常開支，並增加與家人和朋友的高質量時間。同時，許多員工懷念與他們的同事工作，亦珍惜從偶然的互動中獲得的學習機會，辦公室的實際存在對於職業發展仍是相當必要。所以最終，對大多數組織來說，轉投混合工作正正標誌著一種徹底的改變。

《哈佛商業評論》近期就發表了有關於「重新思考『回到工作』」的議題，提出多個有關混合工作模式的問題和回應，就讓我們看看究竟哪些值得企業的管理者留意：

如何處理混合工作設計會是最佳方式？

領導者需要設計一些計劃，把員工的喜好和企業需要做好的核心工作結合起來， 而且他們需要準備好一邊實行，一邊進行相應的調整，例如：

1. 以匿名方式調查每個人的喜好和離職意向

問卷所提出的問題，將會能夠幫助你收集關於員工認為需要親身到場和只需遠端操作的分野，並衡量各員工每周可能所需要的遠程工作日數。此外，在他們願意到任何地方工作的前提下，評估員工是否願意搬至新的工作地方；這將幫助你預測是否需要考慮制定一個相應政策。

管理者還應該提出關於人們在工作安排不符合需求的情況下，他們的離職意向，例如：「你現時有多大程度上考慮離開這個組織？你有多大程度上向他人詢問新的工作機會？如果你對工作安排不滿意，你打算在多大程度上尋找新的工作？」

2. 確定混合工作的準則

根據數據分析和企業的核心工作，管理者能夠確定並傳達混合工作政策的操作原則。指導的例子如期望在新員工入職時，需要有親身在辦公室的日子，具體的工作合作安排，定期加強與其他同事的聯繫等等。

當然，一些企業可能會發現，這些活動可以透過虛擬方式進行，這取決於企業各自的工作文化、產品和服務特質。主要是，每個企業應該釐定最適合其利益相關者的方法。當確立混合工作的準則時，要記緊留意員工會否對長期在辦公室盯著屏幕或進行視像通話感到不滿，因為這些他們本來可以在家裡進行。

混合工作模式並沒有一個放諸四海皆準的原則，但從管理者集中製定原則，確保公平和一致地在各部門執行尤其重要。各部門然後要各自詮釋該政策，在切合他們自身需要的同時，符合組織的原則和需求。

3. 確切表明工作方法會隨著時間而調整

在快速變化的社會環境中，當人們了解到什麼是對所有利益相關者都有效的時候，混合實施方案就會發生變化。因此，要讓員工預期政策會通過各種試驗、學習，並隨著時間進行各項調整，這樣做將減輕員工對安排的焦慮。例如最近 Uber 建議調整每週親自或遠程工作的總百分比，而不是規定一個具體的數字，以及 LinkedIn也開始提供在混合工作計劃之外的永久遠程工作選項。

同樣地，對於一個特定的群體來說，理想的工作場所選擇將在實質試驗中得到證實。例如對於一些團隊來說，在推出產品時連續幾天親自見面，然後在隨後的幾週內選擇遠程工作可能是最好的。

做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？

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Office+WFH丨調查：混合工作模式成未來辦公新趨勢 打工仔最想要嘅係

12 Questions About Hybrid Work, Answered

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不少公司在COVID-19影響下，考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考工作空間需求，更新工作空間設計，以符合將來更加具靈活度，支援居家工作和共享工作空間的混合工作模式。

所以，要了解如何將固有的工作場所，重塑為可持續發展的協作工作文化，才能迎合經濟逐步復蘇後，有效管理混合型的工作模式，並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼，有哪些關鍵元素值得留意？

確保工作環境的各類安全

為不同處所工作的員工提供一個安全的工作環境，是其中一個混合工作模式的一大要點。混合工作模式將會大幅增加企業需要覆蓋的工作點之餘，企業亦會顧慮到不同工作地點的安全水平考量，例如疫情威脅和系統安全等等。

疫情威脅方面，保持員工社交距離已經成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域或會議室，管理員都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，希望有效引入COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公。

同時，企業亦要確保為工作環境進行持續、有效的清潔。例如在不同員工使用工作區域之間，就需要進行各種消毒程序，以避免病毒的傳播，而當中消毒過程的預約、跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。

保持不同工作隊伍的靈活性亦是維持工作效率的關鍵。員工需要透過聯絡平台，獲得足夠資訊，以便他們知道何時可以回到公司工作，並能夠同時工作的同儕，作出相應的工作安排。 企業亦需要提供足夠的靈活性，使員工可以選擇在家工作的日子，保持工作效率。

系統安全方面，多層的系統安全保障，是抵禦網絡攻擊的最佳防禦措施。例如採用虛擬私人網絡（VPN）和桌面虛擬化 （Virtual Desktop Infrastructure），能夠為遠程工作者建立一個安全、加密的通道，以使用工作數據和各種應用程序。企業亦可以啟用應用程序中的多重要素驗證（Multi-factor authentication），以確保未經授權的人員更難駭進企業系統進行各種行為。

有效的數據加密和備份，亦能堵塞系統的安全漏洞，加強應對各種突發情況的應對和組織防禦能力，以防止各種基於數據洩漏而可能引發的網絡欺騙及竊聽，和避免受損的數據被網絡犯罪分子利用的威脅。

加強各員工間的溝通

人性從來是企業安全最脆弱的一環，不論系統有多完善，漏洞往往都從員工本身的不同行為而產生。所以，企業必須做好員工培訓，提醒員工在嶄新的混合工作模式下，有什麼注意事項。

除此之外，處於不同場所工作的團隊之間亦會有認知不平等的情況出現，導致團隊和企業業務的目標脫節，工作效率大受影響。為了克服這一問題，企業都需要雙管齊下，以加強各員工間的溝通。

針對混合工作模式，企業必須盡早選擇好能夠實現新模式協作的科技資源。如果於辦公室工作和遠端的員工未能有效地溝通，高效協作將無法實現。除了幫助團隊間保持聯繫之外，隨手可得、易於使用的協作工具，例如Slack、Zoom、Trello等等，也是非常重要的部分。這些工具能讓同事們在企業項目上共同實時合作，幫助混合型的員工保持無縫溝通，即使有物理上的距離，也能建立團隊合作的意識。

近來不少研究發現，長期的遠端工作，會使得員工因為失去與他人接觸的關係而感到寂寞，工作效率大減。企業亦應考慮到顧及員工本身的心理質素，在高科技的活動模式間保持社交聯繫，例如有意通過視像會議建立定期的敘舊，甚至建立一些非以工作為中心的特定聊天渠道，或提供心理輔導等等，就能避免傳染風險的同時，強化員工的社交聯繫，建立健康的企業組織文化。

未來的工作將會變為混合型模式，而企業現在必須作出行動，早着先機，提供一個合適的混合型工作環境，從而有效支援員工，廣納人才，迎接新來的挑戰和機遇。

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