疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。
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限制空間使用量
保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。
透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。
員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。
全面消毒
在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。
企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。 這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。
安全訪客到訪
處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。 管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。
通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。
一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。
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