- 新加坡政府鼓勵各企業採用靈活辦公
- 靈活辦公空間（Flexi-Place）能節省租金、人力及營運等開支
- 未來最佳辦公方式是混合辦公模式
在疫情影響下，人們意識到遠端工作的好處及重要性，就是不受地域所限隨時隨地工作。現今，愈來愈多人為覓得理想的事業發展機會，不惜前往其他地方尋找機遇，造成人材外流。這個情況開始在全球蔓延，導致全球公司人才流失率高企。因此，在人才缺乏的情況下，各個國家都採用不同的政策去搶奪人才。
以新加坡為例，新加坡政府最近推出新政策，以不同的措施利誘高薪人才到新加坡工作或投資: 例如發批為期5年的特別工作證，或允許永久居留等。當然，對在新加坡工作的人們來說，他們除了關心薪金或經濟問題外，還更注重陪伴家庭的時間。因此工作的靈活性對他們來說，也十分重要。
新加坡政策研究所的一項研究顯示，83%的員工表示他們更關心工作與生活的平衡，81%的員工希望與家人共度時光。他們表示希望能靈活工作，例如遠端工作或混合工作。
內容目錄
甚麼是混合工作?
混合工作是一種考慮到個人需求的工作方式，員工可根據他們個人需要，而選擇決定在辦公室或在家工作。當選擇在混合辦公室工作時，人們能享有流動的工作地點及設備，使他們能夠在辦公室內任何位置工作。員工亦可透過利用辦公室管理系統，管理他們所預約的工作地點及設備。
現時許多企業視混合工作為未來工作模式，好處是僱主可將不同的工作模式與整體業務流程結合，同時能為員工的工作提供彈性，令他們在工作與生活之間得到平衡。
更多有關混合工作內容: 甚麼是混合式工作，它又為什麼重要？
大多新加坡公司已採用混合工作
新加坡報紙–《Today》採訪了10家公司，6家企業表示，在Covid-19大流行之後，他們將保留目前的混合工作安排。現在不少銀行已實施了靈活工作，例如花旗銀行、星展銀行及渣打銀行等，而且他們為員工訂立了靈活工作指引安排。
以渣打銀行為例，渣打銀行的靈活工作指引規定了管理人員必須要按員工需求，為其訂製個別的靈活工作安排; 管理人員亦需定期跟進員工的工作表現，重新審視個人化的靈活工作安排是否適合該員工。這種靈活工作安排指引重點在於以員工福祉為前提，以及透過允許員工遠端工作去保留人材和吸引全球人才的加盟。
渣打銀行還希望透過以保留人材的方式，藉此節省招聘及培訓新人的費用。新加坡政府亦鼓勵所有新加坡企業，在2024年前應跟隨人力部推出的靈活工作安排指引。
更多相關指引：渣打銀行靈活工作指引。
靈活辦公空間（Flexi-Place）的好處
新加坡人力部 (英文簡稱MOM) 最近亦推出有關靈活工作安排的指引，希望給予所有新加坡企業一個明確的靈活工作指引。該指引有助企業去建立高效工作、支援員工在合適的工作環境下工作，並且吸引、激勵和保留優秀的員工。指引內也列明了靈活辦公空間（Flexi-Place）的好處：
- 節省營運成本–已實施該計劃的企業有效地減低了員工加班工作的情況，因此毌須支付加班費用，節省了一大筆營運費用。
- 管理層因專注工作而提高生產力–彈性工作允許員工自行安排工作行程，管理人員只需為他們的員工制定目標及設立工作限期，之後便不用花長時間去監察下屬工作情況。管理層只待工作限期到來後，才跟進員工工作表現。
相比傳統的工作方式，管理層在限期前可專注他們的工作，使有工作更有效率，更具生產力。
- 節省培訓時間及成本 –如果在彈性工作時間內不用被上司監視，員工便可在完成工作後提早下班。長期提早下班的時間總和，有機會等於幾個星期的假期。
員工為了保護他們的彈性工作時間，會自發去尋找最有效的方法來確保工作在限時內完成，使員工變得更有工作效率。由於員工的生產力有所提升，因此企業不用再招聘更多員工去維持高生產力，從而節省培訓時間及成本。
- 提供多種靈活工作方式有助保留員工–建議各新加坡企業，須提供不止一種靈活工作方式，供各種類型的員工選擇。例如提供靈活的工作時間或遠端工作方式等。對員工來說，不同的工作方式可滿足不同人的需要;
對企業來說，在員工獲得滿足感後，就會減低離職意慾，有助新加坡企業保留員工這種貴重的公司資產。
- 可節省不必要的固定工作空間–對企業來說，若辦公室的流動性愈高，即代表所需的固定空間愈少。在固定空間需求減少下，董事便可重新規劃工作空間，或租用工作空間較細的地方，以便節省租金。
更多有關新加坡鼓勵實施彈性上班的詳細資訊。
雖然靈活工作好處有很多，但同樣地，企業在實施時，或許會面對很多困難和挑戰。
實施靈活辦公空間（Flexi-Place）的困難和挑戰
在實施靈活辦公空間時，企業或員工有機會面對以下的困難及挑戰:
- 不是所有的員工都適合遠端工作–有些同事因某些原因必需回辦公室工作，例如家中較嘈吵，在家工作會影響生產效能; 或者某些工作設備放在辦公室內，因此必須回辦公室內工作。
- 工作效果未必像預期–管理層需要有明確的靈活工作指引，以指導員工如何配合靈活工作。如果指引不清晰或含有錯誤訊息，便有機會出現反效果，導致工作出現混亂的情況。
- 主管們的工作量增加以致工作效能受影響 –-在新同事完全適應靈活工作安排前，管理層需花一定的時間去跟進新同事的工作進度; 如果沒有花時間了解新同事工作情況，新員工在不理解企業的靈活工作安排下，有機會請辭，造成人材流失。而且定期的跟進，會增加管理層的工作量，影響其工作效率。
- 遠端工作需要的技術要求較高— 遠程工作者需要比他們的辦公室同事擁有更高的技術。因為若遠程工作者在遠程工作上遇上困難時，他們不易獲得其他同事即時性的支援，導致工作效能較低。
企業在實施靈活工作時，有可能會面對上述所提及的困難及挑戰，導致難以實施靈活工作。所以MOM亦提出相關的解決方案，使得這些問題不再阻礙企業繼續實施靈活工作，並享受當中好處。
確保靈活辦公空間（Flexi-Place）能順利實施的建議
- 定期了解員工想法–管理層需定期與員工交談，以了解什麼能滿足他們的需求。管理者亦需花點時間來進行各階段的討論，以及向員工解釋指引內容，確保每人都明白指引內容及用途。
- 開發一個有效的監測系統–適當的監察有助跟進計劃所帶來的影響、檢視成效並記錄有關的數據。將有關的數據或政策框架記錄在案後，成為日後制定企業專屬靈活工作指引的基礎。
- 管理層需對靈活工作高度支持–最高管理層的支持是至關重要的，他們必需向各員工表明您的企業注重實施靈活工作的想法，這可確保靈活工作這個倡議會被所有人認真對待。
- 設定明確的目標 — 若設定明確的目標和指標給員工遵從，便可清晰地指導他們怎樣能達到管理層的期望。而且明確的目標有助審視員工的工作成效，讓管理層檢視應否為個別的員工重新訂立另一種合適的靈活辦公方式。
- 不怕失敗，不斷地嘗試 –心態決定成敗。管理者可由最初試點開始嘗試，看看什麼可行，什麼不可行。不斷地嘗試，直至修正成適合自己企業的靈活工作指引。
由此可見，真正阻礙實施靈活工作的原因是缺乏正確的實施方法。若果您的企業曾嘗試實施靈活辦公但未曾成功的話，可以參考以上MOM建議的解決方法，這有助您的企業更順利實施靈活工作。
靈活的辦公空間（Flexi-Place）應擁有甚麼?
MOM靈活工作安排指引，對員工及企業來說，都是利多於弊。在員工方面，不同的靈活工作方式可滿足他們不同的需要，而且這亦有助員工在生活與工作之間取得平衡。
在企業方面，靈活工作更能為新加坡企業減低經營成本、節省租金，以及免除需要招聘更多員工去維持高生產力。
由此可見，在辦公室內，設立靈活工作及靈活辦公空間，的確能為新加坡企業開源節流。而靈活的工作空間，除了需要合適的工作指引外，還需要各種辦公室內的管理系統去助您的企業成為混合辦公空間。
一個擁有靈活工作的辦公室應為員工提供靈活工作時間和工作地點，亦可允許員工自訂靈活工作流程。辦公桌預約功能、會議室預約系統能助您的辦公室變成為混合辦公室。
辦公桌預約功能是一個讓用戶在辦公室預約不同辦公桌的機制 ，包括可預約臨時辦公桌。其中，辦公桌輪用制允許員工使用任何可用的臨時或指定的辦公桌，這是一種有助於提高工作靈活性和鼓勵協同工作的策略。使用辦公桌輪用制的好處是它可以最大限度地提高空間效率，減少冗餘辦公空間，以節省運營費用。
有關辦公桌預約功能的更多詳細資訊。
會議室預約系統將所有的會議室、設施管理整合到一個極其易用的綜合數碼平台，為用戶提供更好的預約流程。
該系統允許員工可以隨時預約他們所需的房間，或隨時結束會議。系統更會自動釋放未有人出席會議的房間，確保房間及設備等資源沒有因被濫用而浪費。同時，管理人員可使用系統去準確、及時地記錄公司資源的使用方式，從而制定房間使用政策，例如採用配額制去防止濫用房間等問題。
有關會議室預約的更多詳細資訊。
實施靈活工作模式的首選平台：ONES
ONES 協助企業實行全面的靈活工作模式，備有會議室、辦公桌預約系統，讓員工安心在其指定的工作時間，預留工作空間和設施。ONEs 更與 Microsoft Teams 完全整合，您現在可以立即在 Microsoft Teams 上搜索、預約和預留您的房間和辦公桌。
我們的使命是創建支持混合工作場所、簡化辦公體驗的技術解決方案。聯繫我們：hello@ones.software，或訪問 ONEs Software 官網了解更多信息：https://ones.software/tw/。