Smart Office, Building the Future.
管理員設定不同的資源預約規則，Offision讓組織能夠優化資源分配，提升整體運營效率。
在當今快節奏的企業世界中，有效管理辦公室的會議室對於保持生產力和促進無縫協作至關重要。
Offision作為領先的辦公室預約系統，深知提供可自定義的資源規則的重要性。透過允許管理員設定不同的資源預約規則，Offision讓組織能夠優化資源分配，提升整體運營效率。
本文將探討不同的預約規則的重要性，以及Offision如何實現此功能以滿足不同使用者需求。
閱讀全文〈提升效率與靈活性：辦公室預約系統中資源規則功能的重要性〉在現代社會，辦公室已成為人們花費大部分時間的場所。一個理想的現代辦公室應該能提供一個舒適、高效且具有創造力的工作環境，以提升員工的工作效率和滿意度。Offision是一個AI驅動的智慧辦公室平台，正致力於實現這樣的理想辦公室。
理想的現代辦公室有以下特點：
Offision作為一個智能辦公室平台，為理想的現代辦公室提供了全面的解決方案。它不僅提供了會議室預約和辦公桌預約功能，還包括訪客管理、智能辦公室平面圖、設備管理和物聯網傳感器等功能。
此外，Offision還具有靈活的使用者介面和跨平台支援，能夠在不同的螢幕尺寸上提供最佳的使用者體驗，並隨時隨地管理辦公室。
總之，Offision 通過其先進的功能和技術，為現代辦公室提供了一個理想的解決方案。它將工作環境提升至新的境界，提供高效、便捷和創新的工作體驗，幫助企業節省成本並提升員工的工作效率和滿意度。
無論是預約會議室和辦公桌，管理訪客，還是分析辦公室數據，Offision都能滿足現代辦公室的需求，讓工作更加順暢和舒適。
客戶為香港著名飲料製造商。為推動位於香港鰂魚涌其辦公室的數碼轉型，加強辦公室的資源運用，該企業採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的資源預約系統，管理如房間、設備、相應房間服務等的辦公室資源，以及訪客管理，配合Qbic 的TD-1050 Pro 協助房間預約，從而建構出適合其辦公室的理想環境。
業務類型：飲料製造商
主要用家：上百名員工
使用功能：房間預約、訪客與設備管理系統
案例分析：
客戶為香港著名飲料製造商。為推動位於香港鰂魚涌其辦公室的數碼轉型，加強辦公室的資源運用，該企業採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的資源預約系統，管理如房間、設備、相應房間服務等的辦公室資源，以及訪客管理，配合Qbic 的TD-1050 Pro 協助房間預約，從而建構出適合其辦公室的理想環境。
員工能夠透過Bookings ONE 的網頁版平台，或直接在Outlook 介面上使用Bookings ONE的預約功能，進行各類資源的預約，鼓勵員工善用有限的辦公室資源。負責訪客管理的接待生亦能在同一平台進行訪客到訪的流程，毋須透過不同平台或軟件處理日常事務，減少學習系統運作的時間，避免因為重複、不必要的操作造成費時失事。
房門前的Qbic TD-1050 Pro 除了能夠協助用家理解房間當前使用情況和預約日程，內附的NFC/RFID 讀卡器更能令預約過程一體化，毋須額外安裝其他配件，用家就能以員工卡進行身份認證，快速完成預約程序，令辦公室運作得以暢順無阻。
欲免向隅，馬上聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 ： https://ones.software/hk/bookings-one/。
我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
在過去一年中，我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月，實行的全新辦公模式，要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作，但不少蘋果員工發起連署，希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出，66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式，65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。
而我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
工作的主軸不再是辦公的地方，而是員工要做的事情。而現在，當遠端工作成為常態時，員工對他們的工作環境擁有比以往更大的要求。許多在疫情流行期間開始在家工作的人，都希望保持遠端全職工作。但隨著疫苗接種率的提高和企業運作開始轉趨正常，越來越多的雇主正在鼓勵員工返回辦公室工作。因此，不少企業正在實施工作輪替(rotational schedules)和混合工作環境(hybrid work environments)，分配好流動辦公桌(hot-desking)，以便員工可以選擇一些時間在辦公室工作，其餘時間則能在家裡工作。
為了讓員工在到辦公室之前，就能無縫地預約好將要使用的辦公桌和會議室，最重要的是提供一個合適的智能辦公室應用系統 (smart office solution)，提供預約設備的服務，供員工在自己的電子設備上預先選擇好自己想要預留的設備。先進的應用程式能夠允許員工透過查看平面圖，點擊屏幕，就能直接預約好辦公室的流動辦公桌。
應用程式能夠提供足夠的靈活度，使得員工不再受限在一個特定的時間和地點工作，他們可以更好掌握自己的工作時間表和環境設置。企業應該盡早制定計劃，賦予員工最大靈活度，靈活有效的辦公模式就能持續下去。
網絡攻擊和數據洩露已經變得越來越普遍。作為應對，企業應該更加關注加強公司的網絡安全的方案。考慮到網絡其中一個主要領域，就是用戶登錄的認證和授權服務。現在越來越多的公司採用了單一登入（Single sign-on）的服務，能夠使員工可以保持同一套單一的數碼登錄憑證，而毋須為日常工作保持多個應用程式密碼，實行更佳的系統保安管理。
單一登入功能通常是以輕型目錄存取協定（LDAP）來實作，在伺服器上會將使用者資訊儲存到LDAP資料庫中。能使得當員工擁有這項登錄憑證登入時，就可以取得所有系統的存取權限，不用對每個單一系統都逐一登入。而只需要單一的登出動作，就可以結束對於多個系統的存取權限，免卻不少存取第三方網站的風險，同時減少對於伺服器的成本。
智能辦公室應用系統亦應支援相關的單一登入功能，以便保障企業和員工的數據安全外，更可方便員工使用同一數碼身份，來運用企業不同的辦公室資源。
我們生活在一個由智能設備、IoT主導的世界，這些設備可以連接到互聯網，與我們的智能手機同步。投入資源改善辦公室空間設計和科技應用，就能夠以有效連繫實體辦公和數碼資訊。
智能設備正在改變我們的工作空間和工作方式，我們在工作中使用的IoT設備，包括無線演示控制系統、會議預約軟件、會議室數碼顯示和在線協作工具等等，都能解決員工的各種辦公需要。正確使用數碼工具和設備，可以促進員工之間在遠程和辦公室內的協作，以及提高生產力和簡化流程。
任何商業企業的基礎是信息，而今天，我們手上的信息比以往任何時候都多。現在企業的大數據，主要來自公司內部和外部的數據集合，管理者可以利用不同的數據收集來進行分析。
許多公司善於收集數據，但不知道該如何處理這些數據，而將堆積如山的數據轉化為改善公司資源分配的洞察力，並訂立決策，並非易事，但通過良好的數碼工具就可以做到。以會議室和辦公桌預約軟件為例，系統就能獲得大量關於會議室和工作空間的使用的數據，分析出那些資源分配出現問題，然後透過各種報告，能夠對工作空間安排作出更加明智的決定。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。
聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 ONEs Software 官網了解更多 ：https://ones.software 。
當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
根據美國著名資訊科技研究和顧問公司Gartner的一項調查，90%的受訪者計劃在COVID-19疫苗被廣泛採用後，仍允許員工至少在部分時間內進行遠程工作，可見這種在家和在辦公室工作的混合模式將成為許多企業的常態。而在過去的一年裡，不同的企業一直處於變革、實驗和轉型的狀態，因為他們正在重新摸索著COVID 疫情之後未來工作的模式。
「回歸工作場所不僅僅是一個行政上的挑戰，更是一個人性的挑戰。」Gartner人力資源業務諮詢副總裁Elisabeth Joyce說。「雖然包括CEO、總法律顧問和CFO在內的幾個人將參與決定何時、誰以及如何重返辦公室，但人力資源總監必須成為員工的代言人。」
根據在2020年5月5日Gartner調查的四百多位人力資源高層中，有三分之一的人回覆說，他們還不知道什麼時候能夠重新開放已關閉的設施，並開始讓員工回來。在另一個調查的142位人力資源高層中，44%的人反映正在計劃一個自願回歸工作場所的時期，如果需要，員工可以繼續在家工作。
Joyce 指出，當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
Gartner 則提出幾個政策要點，值得我們參考：
健康和安全應該是至關重要，所以除了訂立開放工作場所的計劃外，各企業還必須制定重新關閉辦公場所的計劃，並確定觸發重新關閉的條件，知悉員工。
人力資源部門必須對正在進行的措施努力保持高透明度和具體，以便員工了解為他們制定的安全措施。僅僅確立安全措施是不足夠，員工的認知才是關鍵，說到底人需要有安全感。
企業亦要理解員工是回歸正常工作決策的利益關係者。人力資源部門應該收集數據，評估員工對重返工作場所的情緒和舒適度 。一旦員工重返工作崗位，就應持續監測，把握員工的反應。
一旦員工不願意或不能重返工作崗位，企業不應強迫他們。而如果員工開始感到不安全，這應該就是重新關閉辦公場所的一個重大誘因。
Gartner 認為，企業不應一次過將員工返回公司，理應逐步進行，並根據他們的角色、工作、技能和遠程工作的能力安排。人力資源部門也應該利用近期遠程工作的經驗，來確定哪些員工能夠迅速適應並保持遠程工作的效率。最終，要錯開各人返回工作場所的時間，盡量減少對不必返回公司的員工的影響。
另外，應根據工作來決定是否安排遠程工作，而非員工個人。在員工仍然保持遠程工作下，要求管理人員提出要員工返回辦公室的確實理由。雇主應以靈活的方式領導，而不是製定僵硬的工作政策。
政策的人性化，能夠建構員工返回工作場所的體驗是至關重要，這既是為了維護員工的安全和福祉，也是為了推動業務成果的關鍵。而作為智能辦公室推動一員的ONEs Software，我們認為政策之外，管理工具的配合亦尤其重要。
掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。
當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就會產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。
例如透過會議室預約系統，就能整合各種企業管理功能，提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄，在訂定重返工作崗位有莫大幫助。系統亦能夠配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議，增加工作透明度，給予員工足夠的安全感。
訪客管理系統亦是另一個不可缺少的工具。比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，尤其現今注重防疫工作，如何確保訪客及員工健康安全，至為重要。
訪客系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。
訪客系統亦能要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸。同時，企業利用非接觸式登錄，能夠大大提高工作場所的健康水平。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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Ref:
疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。
疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。
根據仲量聯行最新發佈的亞太區報告《在家辦公：新的混合工作場所？》（Home and away: the new hybrid workplace?），亞太區平均有68%的受訪上班族曾居家工作，而其中61%曾遙距工作的受訪者表示，享受居家工作的自由的同時，亦嚮往以往在辦公室工作，並希望未來可採取結合更多彈性安排的工作模式。可見，在未來的辦公室，遙距工作模式和共享辦公室將會以混合的方式同時出現，而企業亦要塑造相應的工作場所，以迎接新的工作世代。
那麼，有哪些科技會成為新型辦公的重點呢？
非接觸式的技術是後疫情時代中許多企業辦公空間的重點，而智能辦公管理系統將會是必要元素。例如非接觸式的資源、會議室使用控制，能夠為企業管理者提供更嚴格的設備使用權限控制。管理者可以透過遠程的方式，管理用戶的數碼驗證，而員工、訪客等可以在需要時使用空間，而無需依賴員工卡或多個接觸裝置，就可出入工作空間。這些亦可以與例如Paypal、Stripe 等網上支付服務系統聯結起來，以便作出自動化的資源管理和收費功能。
非接觸式的訪客系統亦是不可或缺的一環，員工和訪客都可以使用他們的智能手機進行簽到、登記等程序。 這不僅可以消除人群聚集在前台的風險，保障員工和訪客的安全，同時亦進行一站式的訪客管理，由事前登記、訪問安排，到事後分析，這些都是為企業提供新穎辦公模式的一項重要技術。
相比起對於各個辦公範疇添置不同的方案，一個完整、能夠提供持續更新和維護，以及容許第三方服務整合至同一平台的解決方案，絕對是未來靈活辦公環境的更佳選擇。
預約會議室和辦公桌、管理訪客、遠程控制辦公設施等各種方面，很多時牽涉不同的資訊和系統操作。而要保持辦公室的靈活度高，必須簡化工作空間的流程，通過系統整合進行全面的系統一體化和自動化，才能減少因為員工學習太多新系統的難度太高，造成推動數碼轉型的障礙。
在員工逐漸重返工作崗位的同時，企業應該做好混合工作模式的準備。 不同的企業基於要節省成本，或同時在辦公室工作的人數減少等等原因，正在縮減辦公室的規模，而當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。
掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。做好兩手準備，就能夠迎接新型辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。
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疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。
疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。
保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。
透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。
員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。
在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。
企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。 這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。
處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。 管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。
通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。
一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。
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比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，至為重要。傳統的訪客管理，需要不少人手處理訪客到來以及其相關的文件，亦要透過電話聯絡員工以作客戶的招待。若要知道過往有多少訪客到訪、何時到訪、聯絡資料等，也要翻查大量的文件才能將資料整合。辦公室的安全，亦隨時因為訪客無意闖入一些高度機密、甚至危險的地方，而受到威脅。那智能訪客管理系統又如何能夠幫助企業？
上一章我們提到，智能辦公室其中一個必要元素是會議室預約系統，這次我們將提及另一個必要元素－－訪客管理系統。首先，我們重溫一下智能辦公室的定義：
『智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制， 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。』
比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，至為重要。傳統的訪客管理，需要不少人手處理訪客到來以及其相關的文件，亦要透過電話聯絡員工以作客戶的招待。若要知道過往有多少訪客到訪、何時到訪、聯絡資料等，也要翻查大量的文件才能將資料整合。辦公室的安全，亦隨時因為訪客無意闖入一些高度機密、甚至危險的地方，而受到威脅。那智能訪客管理系統又如何能夠幫助企業？
訪客管理系統，是指能夠追蹤進入辦公室的訪客的系統，而這些訪客可以是客戶、速遞員、面試者、承包商等等。訪客管理系統採用一個更容易使用的電子平台，取代傳統的紙本訪客記錄，容許管理者能夠監控進入企業、校園或其他設施範圍內的訪客。因為訪客如果想進入某些地方，必須完成登記並使用相應的訪客證件。這種訪客管理步驟的電子化，能夠減少處理的人手、增強用戶體驗，更能保障訪客、公司的安全。
訪客登記系統最基本的目的，就是一個記錄系統。企業的管理者需要知道誰在設施範圍內，他們甚麼時候在哪裡，以及到訪的目的。而訪客管理系統中，最基本的功能就是登記處，所有的訪客登記都與此有關。
透過電子化登記系統，沒有人能夠在未登記的情況下，進入企業等設施範圍內。有些登記系統更能協助員工替訪客進行事前登記，就能從事前、到訪、到事後，進行一系列的自動記錄追蹤，方便員工管控每一位訪客的使用狀況。登記完之後，亦能即時通知接待的員工，或是在樓層顯示中顯示出引路的指示。事後亦能將訪客的資料，例如到訪時間、使用設施，或者問卷結果等等，輕易作出搜尋，並統合成分析報告，以作往後的資源配置以及生產力提升。
訪客登記系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。這亦能進一步防止盜竊和故意破壞等行為，加強企業自身的安全。
通過訪客管理系統，企業管理者亦可以在手機、電腦上，隨時知道到誰在哪裡、何時進入和離開建築物。在發生災害等緊急情況下，管理者可以即時得知訪客的位置，有任何訪客被困的話，他們也可以有方法從訪問記錄知道其行蹤。
訪客管理系統可以幫助組織建立一個更強大的企業聲譽，因為一個良好的管理系統，可以從清楚掌握訪客的到訪體驗，建立員工和訪客之間的相互信任。而一個嚴謹的安全系統，會給予初次到訪的訪客留下深刻的印象，這正正影響你的企業聲譽。因為他們知道您的企業對他們的安全管理非常重視，同樣企業管理亦是。
那麼，究竟一個訪客管理系統是怎樣運作？不妨看看我們ONEs Software 的Bookings ONE — 訪客管理功能 https://ones.software/bookings-one/visitor/zh-hk
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隨著科技的進步，辦公室智能化已經成為現今企業的必選方案，在「智能辦公室的基本元素」這篇文章裏，我們已經稍微談到一些辦公室智能化的必要條件。那麼這次我們就來看看，哪些企業的部分能夠透過智能辦公室的各種元素得以提升效能。
對於一個員工來說，在一般的辦公室工作很難是令人興奮的事情。每個人準時上班，將咖啡杯裝滿，一邊打著鍵盤，一邊進行日復一日的工作，然後等待下班。這看起來枯燥乏味，但也是大多數辦公室的現實寫照。但如果能使辦公室不再枯燥，變得高效率、有活力的話，會否就能幫助員工增加工作效率？
隨著科技的進步，辦公室智能化已經成為現今企業的必選方案，在「智能辦公室的基本元素」這篇文章裏，我們已經稍微談到一些辦公室智能化的必要條件。那麼這次我們就來看看，哪些企業的部分能夠透過智能辦公室的各種元素得以提升效能。
智能辦公室主要通過使用互相連接的智能設備，在舒適、效率和安全之間達致協同效應，可以完全消除或減少人類對辦公室工作空間管理的參與。
例如當智能辦公室系統連接到照明系統時，能夠透過感應器感測環境，而選擇是否需要照明，因而可以節省一些成本，有些甚至可以控制照明的顏色，隨時轉變工作環境的氣氛。辦公室的溫度亦可以通過安裝全天工作的恆溫器來調整。透過連接到IoT基礎設備，員工亦能夠在安裝在房間前的平板上，或者是自己手機上的應用程式，調整房間的溫度。
通過會議室智能化，能夠方便會議排程的計劃，以及增加安排會議的可行程度。 這意味著員工可以遙距為會議預留最合適的房間，並且預約所需的設備，以及聯絡所有與會者。所有這些動作都再無需透過電話和秘書進行預約，只需在手機上按幾下就能夠簡單完成。 對於管理者來說，這亦意味著能夠進行實時檢測，確定各房間以及設施的使用實況。
一個以科技緊密聯繫的工作場所，可以有各種方式提高企業的安全程度。例如房間等辦公室設施要透過系統預約，才能加以使用。在使用預約房間前，要在登入機器上以他們的員工證進行身份驗證，方能將該房間解鎖。
辦公室的訪客管制亦能透過智能辦公室系統得以實行。一些訪客管理的功能，能夠預先發送邀請郵件給予訪客。在訪客到達時能夠使管理者迅速知悉其身份，並透過手機通知等知會相關同事跟進。系統亦能即時列印一個附有如二維碼的證件給予訪客，方便他們能夠透過證件認證，在預先設定的範圍下使用辦公室的設施。這使他們能夠賓至如歸之餘，亦能在自動化的系統下，避免訪客誤用其他設施。
日常有不少牽涉辦公室的服務要進行聯絡、跟進，例如儀器準備、茶水、清潔、間隔調動、設施維修等等，一些智能辦公室系統的服務與支援功能，都能夠提供聯絡渠道，幫助員工聯絡相關的人士跟進。
員工只要在手機程式回報，或者預約設施時揀選需要的服務，相關負責人士就能夠在系統上知悉他們應該要跟進的項目。有些設備亦能自帶檢查裝置，只要與系統整合，也能夠在設備損壞之前檢測出故障，並發出警報。這使您可以在問題惡化之前進行修復，並節省昂貴的更換費用。
智能辦公室系統亦能夠同時引入服務進度列表、事後數據分析等等，能夠使管理者掌握辦公室的運作，確保員工能夠充分利用各個辦公室設施。管理者亦能透過確實的使用數據，從而得知設施的使用情況，作出辦公室上的調整，從而減低因為設施損耗、或是工作流程不順暢，而造成對工作效率的影響。
智能辦公室能夠為企業提供一個功能齊全、符合員工需要、具有吸引力的工作場所。透過使用現今的科技，創造更好的員工體驗、提升企業的生產力。 通過使用互相連結的智能設備，在舒適度、效率和企業安全之間作出適當的平衡，並透過自動化系統，從簡單的空間導航，到企業安全、庫存、設施消耗、訪客等等，都能協助員工減省日常管理程序，將生產力、時間投放到更有價值的工作範疇之上。
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今次就看看在公司管理層角度來看，如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？
上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式，今次就以在公司管理層角度，看看如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？
首先，管理層需要了解清楚遠端工作的要求，否則，在缺乏準備和培訓的情況下，即使是平時表現出色的員工，在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始：
有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動，或者是慣於坐在辦公桌前，被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘，亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。
在某些情況下，在家工作的員工未能清楚掌握工作時間，不知道何時應停下來，導致自己、其同事以至下屬都受到影響，特別是在全球工作環境下，其他同儕可能全日都在線，並隨時要求支援。這時，員工們就更難以分清何時應該下班。
孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一，因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響，尤其是當他們在較長期遠端工作環境中，未有機會與他人交流，影響就會更大。而長期來看，孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低，甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。
不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係，會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾，這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作，往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題，亦是員工經常要面對，這些都會令到員工無法發揮應有水準。
那麼，管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持？以下列舉幾項例子：
為員工訂定適合他們的新工作模式，有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫，作出工作匯報。不論是一對一的通話，還是採取團隊通話會議，都能夠成為表達訴求和問題的渠道，令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助，減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。
彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為，在傳統的辦公時間之外工作，他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間，有助令他們保留足夠的休息時間，才能使其工作態度維持應有的水平。
僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的，近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅，例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會，尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘，也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。
當然，要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施，以免因為誤用一些未達安全標準的軟件，而導致公司資訊意外流出。
即使是遠端工作，也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流，例如進行線上午餐，甚至是一同進行短暫的撐舉運動，或是朝會前幾分鐘的閒談，也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流，減少孤獨感。
加強精神支援，聆聽員工的訴求，也是不可缺乏的要項，建立渠道的同時，更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候，就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會，有助認知他們的壓力與不安來源，並提供相對應的支援和鼓勵。
雖然因為疫情的關係，很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動，化危為機，透過利用各種數碼科技的應用，將工作流程、環境進一步數碼化，就能夠減少影響，亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示，一同渡過這個逆境。
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有助提升公司形象之餘，各類企業資源管理、數據分析亦能夠透過同一平台進行，整體工作效率藉以大幅提高。
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