即使是多小的公司，也經常發現會議室管理對於設施管理者和用戶 (end-user) 來說，都是一個很大的挑戰。不過，透過創新科技、會議室管理系統出現，大大改善對會議室的管理。
這就是為什麼我們認為今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。
閱讀全文〈改善會議室管理的 5 個理由〉改善會議室管理的 5 個理由
今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。
標籤: Hong Kong Smart Office
Bookings ONE 案例分析：飲料製造商-辦公室數碼轉型
客戶為香港著名飲料製造商。為推動位於香港鰂魚涌其辦公室的數碼轉型，加強辦公室的資源運用，該企業採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的資源預約系統，管理如房間、設備、相應房間服務等的辦公室資源，以及訪客管理，配合Qbic 的TD-1050 Pro 協助房間預約，從而建構出適合其辦公室的理想環境。
業務類型：飲料製造商
主要用家：上百名員工
使用功能：房間預約、訪客與設備管理系統
案例分析：
客戶為香港著名飲料製造商。為推動位於香港鰂魚涌其辦公室的數碼轉型，加強辦公室的資源運用，該企業採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的資源預約系統，管理如房間、設備、相應房間服務等的辦公室資源，以及訪客管理，配合Qbic 的TD-1050 Pro 協助房間預約，從而建構出適合其辦公室的理想環境。
員工能夠透過Bookings ONE 的網頁版平台，或直接在Outlook 介面上使用Bookings ONE的預約功能，進行各類資源的預約，鼓勵員工善用有限的辦公室資源。負責訪客管理的接待生亦能在同一平台進行訪客到訪的流程，毋須透過不同平台或軟件處理日常事務，減少學習系統運作的時間，避免因為重複、不必要的操作造成費時失事。
房門前的Qbic TD-1050 Pro 除了能夠協助用家理解房間當前使用情況和預約日程，內附的NFC/RFID 讀卡器更能令預約過程一體化，毋須額外安裝其他配件，用家就能以員工卡進行身份認證，快速完成預約程序，令辦公室運作得以暢順無阻。
欲免向隅，馬上聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 ： https://ones.software/hk/bookings-one/。
Bookings ONE 案例分析：政府機關
客戶為香港重要政府機關， 該客戶現包含兩幢大樓，以提供足夠使用場所予該機關的主要任職人士。為提升該會各辦公室資源的使用效率，該客戶採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的房間預約系統，配合Crestron的房間預約面板TSS-1070和傳感器，務求為各主要用家提供合適的智能辦公室環境。
業務類型：政府機關
主要用家：數十名
使用功能：房間預約系統
客戶為香港重要政府機關， 該客戶現包含兩幢大樓，以提供足夠使用場所予該機關的主要任職人士。為提升該會各辦公室資源的使用效率，該客戶採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的房間預約系統，配合Crestron的房間預約面板TSS-1070和傳感器，務求為各主要用家提供合適的智能辦公室環境。
用家能夠透過Bookings ONE 的預約系統，在日程表上預約位於不同大樓、樓層的會議室、記者招待室，以預留日常工作的場地。他們亦能在各房間門口的Crestron房間預約面板進行即時的預約，亦可透過該預約面板上的燈光顏色，來判定該房間當時是否未被使用。
為提升辦公室資源效率，Bookings ONE 能夠將指定時間內未有簽到的房間重新釋放，配以Crestron 傳感器來斷定應否將房間登出，從而使得閒置的資源能被及時運用。Bookings ONE 亦給予該機關的管理員設定多項資源使用規則和限額措施，以鼓勵用家善用房間，令有限的辦公室資源能夠有效分配予所有使用者。
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Bookings ONE 案例分析：大型藝術園區
案例分析：客戶為香港著名大型藝術園區，該文化區包括數個大型場館以及辦公室大樓，其預計到各場館參觀的旅客人數每年超過450 萬人。為了加強訪客到訪的流程處理，以及將訪客數據進行有效分析， 該園區採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的訪客處理功能，務求為訪客提供高效、穩定的到訪體驗。
業務類型：藝術文化
主要用家：數千位員工以及每年數百萬訪客
使用功能：訪客到訪系統
案例分析：
客戶為香港著名大型藝術園區，該文化區包括數個大型場館以及辦公室大樓，其預計到各場館參觀的旅客人數每年超過450 萬人。為了加強訪客到訪的流程處理，以及將訪客數據進行有效分析， 該園區採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的訪客處理功能，務求為訪客提供高效、穩定的到訪體驗。
透過Bookings ONE， 該園區的管理者能夠控制整個到訪流程，由邀請訪客、建立會議、發送訪函、訪客簽到及離開、和訪後數據分析等等，都能夠在智能辦公室平台輕易辦到。用家亦可在Bookings ONE的日程表上輕易搜尋出過往、未來的到訪邀請，以及相關人士的聯絡方法，有助處理繁雜的訪客資訊。
管理者能為員工給予不同園區區域、身份（如接待生、系統管理者等）的權限，使負責不同區域、職能的員工僅能存取其負責的部分，以免產生不必要的行政混亂。管理者亦能夠爲一些高度設防區域設定審批程序，加強園區內的安全措施。
Bookings ONE 亦為該園區提供接待訪客的配件，接待生可以在系統上即場登記訪客資料、填寫自訂問卷、聯絡邀請人士、印刷訪客證件，以及匯出訪客記錄作儲存、分析，大大減輕接待生的日常工作負擔，亦有助縮短到訪處理時間，改善訪客的到訪體驗。
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如何幫助員工適應混合工作？
由於疫情影響過去後，世界開始重返常態之時，並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織，現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程，並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式，但並非所有公司都是如此順利。
混合工作模式的12個要點 (二)
之前的文章我們經常提到，由於疫情影響過去後，世界開始重返常態之時，並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織，現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程，並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式，但並非所有公司都是如此順利。
要令到員工適應混合工作，首先要明白混合式辦公的核心價值，在於提升靈活度，而非強迫員工必須到辦公室辦公，或者在家工作。雇主理應給予員工選擇在辦公室、遠端或混合工作方式的選擇。 如此不僅可提高員工對工作的滿意度，也為雇主提供更多的求職人選，讓企業可發掘各地人才，不論人才身在何處皆可勝任。
所有過渡到混合工作的團隊，都必須通過明確規劃團隊的規劃來啟動。管理人員應該舉行足夠時間的規劃啟動討論，讓每個人在以下方面達成共識，包括：
- 明確確立團隊追求的共同目標；
- 對個人角色、限制和對企業的潛藏貢獻有共同理解；
- 對可用資源的共同理解，不論是信息還是預算上；
- 制定團隊如何使用數碼工具進行有效協作的共享規範，以及團隊將如何在保持聯繫；
由於混合協作者分散各地，企業還需要定期重新啟動規劃，以提高工作效能。重新啟動規劃時亦可評估該團體的表現，同時解決可以使工作效能變得更好的問題。例如每六至八週將規劃調整一次，務求跟上社會不斷變化的動態，當中可以引入新的數碼工具、應對市場的突然變化或加入新的團隊成員。
管理者亦可以提供遠距優先的管理技巧，協助團隊知道如何讓在任意地點工作的團隊人員發揮最佳能力，同時又能為他們創造出歸屬感。 他們需要對所有的團隊人員表示同理心，然後提供清晰明確的指引、下放權力、挑戰和發展機會。
同時， 管理者需要理解員工希望領導者以身作則，所以在組織內部上下需要徹底採用混合工作模式，並且遵守他們對於混合工作所建立的流程。這樣員工就能理解管理者有決心地執行新的工作環境，而非只是泛泛之談。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。
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Ref：12 Questions About Hybrid Work, Answered
Extensive data across surveys indicate that most people want hybrid work arrangements – that is, a mix of in-person and…hbr.org利用靈活的工作選項實現「隨處辦公」 – Zoom Blog
當 Zoom 執行長袁征談及受 COVID-19 疫情影響而打亂一切我們以為所知的工作場所後，要如何 滿懷自信創建未來 的話題時，身為人資 (HR…blog.zoom.us
2021年混合辦公模式大趨勢
我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
在過去一年中，我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月，實行的全新辦公模式，要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作，但不少蘋果員工發起連署，希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出，66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式，65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。
而我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
混合工作環境
工作的主軸不再是辦公的地方，而是員工要做的事情。而現在，當遠端工作成為常態時，員工對他們的工作環境擁有比以往更大的要求。許多在疫情流行期間開始在家工作的人，都希望保持遠端全職工作。但隨著疫苗接種率的提高和企業運作開始轉趨正常，越來越多的雇主正在鼓勵員工返回辦公室工作。因此，不少企業正在實施工作輪替(rotational schedules)和混合工作環境(hybrid work environments)，分配好流動辦公桌(hot-desking)，以便員工可以選擇一些時間在辦公室工作，其餘時間則能在家裡工作。
為了讓員工在到辦公室之前，就能無縫地預約好將要使用的辦公桌和會議室，最重要的是提供一個合適的智能辦公室應用系統 (smart office solution)，提供預約設備的服務，供員工在自己的電子設備上預先選擇好自己想要預留的設備。先進的應用程式能夠允許員工透過查看平面圖，點擊屏幕，就能直接預約好辦公室的流動辦公桌。
應用程式能夠提供足夠的靈活度，使得員工不再受限在一個特定的時間和地點工作，他們可以更好掌握自己的工作時間表和環境設置。企業應該盡早制定計劃，賦予員工最大靈活度，靈活有效的辦公模式就能持續下去。
加強網絡安全
網絡攻擊和數據洩露已經變得越來越普遍。作為應對，企業應該更加關注加強公司的網絡安全的方案。考慮到網絡其中一個主要領域，就是用戶登錄的認證和授權服務。現在越來越多的公司採用了單一登入（Single sign-on）的服務，能夠使員工可以保持同一套單一的數碼登錄憑證，而毋須為日常工作保持多個應用程式密碼，實行更佳的系統保安管理。
單一登入功能通常是以輕型目錄存取協定（LDAP）來實作，在伺服器上會將使用者資訊儲存到LDAP資料庫中。能使得當員工擁有這項登錄憑證登入時，就可以取得所有系統的存取權限，不用對每個單一系統都逐一登入。而只需要單一的登出動作，就可以結束對於多個系統的存取權限，免卻不少存取第三方網站的風險，同時減少對於伺服器的成本。
智能辦公室應用系統亦應支援相關的單一登入功能，以便保障企業和員工的數據安全外，更可方便員工使用同一數碼身份，來運用企業不同的辦公室資源。
智能辦公室解決方案
我們生活在一個由智能設備、IoT主導的世界，這些設備可以連接到互聯網，與我們的智能手機同步。投入資源改善辦公室空間設計和科技應用，就能夠以有效連繫實體辦公和數碼資訊。
智能設備正在改變我們的工作空間和工作方式，我們在工作中使用的IoT設備，包括無線演示控制系統、會議預約軟件、會議室數碼顯示和在線協作工具等等，都能解決員工的各種辦公需要。正確使用數碼工具和設備，可以促進員工之間在遠程和辦公室內的協作，以及提高生產力和簡化流程。
數據驅動決策
任何商業企業的基礎是信息，而今天，我們手上的信息比以往任何時候都多。現在企業的大數據，主要來自公司內部和外部的數據集合，管理者可以利用不同的數據收集來進行分析。
許多公司善於收集數據，但不知道該如何處理這些數據，而將堆積如山的數據轉化為改善公司資源分配的洞察力，並訂立決策，並非易事，但通過良好的數碼工具就可以做到。以會議室和辦公桌預約軟件為例，系統就能獲得大量關於會議室和工作空間的使用的數據，分析出那些資源分配出現問題，然後透過各種報告，能夠對工作空間安排作出更加明智的決定。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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企業如何迎接新的辦公模式
當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
根據美國著名資訊科技研究和顧問公司Gartner的一項調查，90%的受訪者計劃在COVID-19疫苗被廣泛採用後，仍允許員工至少在部分時間內進行遠程工作，可見這種在家和在辦公室工作的混合模式將成為許多企業的常態。而在過去的一年裡，不同的企業一直處於變革、實驗和轉型的狀態，因為他們正在重新摸索著COVID 疫情之後未來工作的模式。
「回歸工作場所不僅僅是一個行政上的挑戰，更是一個人性的挑戰。」Gartner人力資源業務諮詢副總裁Elisabeth Joyce說。「雖然包括CEO、總法律顧問和CFO在內的幾個人將參與決定何時、誰以及如何重返辦公室，但人力資源總監必須成為員工的代言人。」
根據在2020年5月5日Gartner調查的四百多位人力資源高層中，有三分之一的人回覆說，他們還不知道什麼時候能夠重新開放已關閉的設施，並開始讓員工回來。在另一個調查的142位人力資源高層中，44%的人反映正在計劃一個自願回歸工作場所的時期，如果需要，員工可以繼續在家工作。
Joyce 指出，當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
Gartner 則提出幾個政策要點，值得我們參考：
何時恢復正常？
健康和安全應該是至關重要，所以除了訂立開放工作場所的計劃外，各企業還必須制定重新關閉辦公場所的計劃，並確定觸發重新關閉的條件，知悉員工。
人力資源部門必須對正在進行的措施努力保持高透明度和具體，以便員工了解為他們制定的安全措施。僅僅確立安全措施是不足夠，員工的認知才是關鍵，說到底人需要有安全感。
企業亦要理解員工是回歸正常工作決策的利益關係者。人力資源部門應該收集數據，評估員工對重返工作場所的情緒和舒適度 。一旦員工重返工作崗位，就應持續監測，把握員工的反應。
一旦員工不願意或不能重返工作崗位，企業不應強迫他們。而如果員工開始感到不安全，這應該就是重新關閉辦公場所的一個重大誘因。
誰先回到公司？
Gartner 認為，企業不應一次過將員工返回公司，理應逐步進行，並根據他們的角色、工作、技能和遠程工作的能力安排。人力資源部門也應該利用近期遠程工作的經驗，來確定哪些員工能夠迅速適應並保持遠程工作的效率。最終，要錯開各人返回工作場所的時間，盡量減少對不必返回公司的員工的影響。
另外，應根據工作來決定是否安排遠程工作，而非員工個人。在員工仍然保持遠程工作下，要求管理人員提出要員工返回辦公室的確實理由。雇主應以靈活的方式領導，而不是製定僵硬的工作政策。
政策的人性化，能夠建構員工返回工作場所的體驗是至關重要，這既是為了維護員工的安全和福祉，也是為了推動業務成果的關鍵。而作為智能辦公室推動一員的ONEs Software，我們認為政策之外，管理工具的配合亦尤其重要。
掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。
當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就會產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。
例如透過會議室預約系統，就能整合各種企業管理功能，提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄，在訂定重返工作崗位有莫大幫助。系統亦能夠配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議，增加工作透明度，給予員工足夠的安全感。
訪客管理系統亦是另一個不可缺少的工具。比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，尤其現今注重防疫工作，如何確保訪客及員工健康安全，至為重要。
訪客系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。
訪客系統亦能要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸。同時，企業利用非接觸式登錄，能夠大大提高工作場所的健康水平。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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混合工作模式的成功關鍵
要了解如何將固有的工作場所，重塑為可持續發展的協作工作文化，才能迎合經濟逐步復蘇後，有效管理混合型的工作模式，並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼，有哪些關鍵元素值得留意？
不少公司在COVID-19影響下，考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考工作空間需求，更新工作空間設計，以符合將來更加具靈活度，支援居家工作和共享工作空間的混合工作模式。
所以，要了解如何將固有的工作場所，重塑為可持續發展的協作工作文化，才能迎合經濟逐步復蘇後，有效管理混合型的工作模式，並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼，有哪些關鍵元素值得留意？
確保工作環境的各類安全
為不同處所工作的員工提供一個安全的工作環境，是其中一個混合工作模式的一大要點。混合工作模式將會大幅增加企業需要覆蓋的工作點之餘，企業亦會顧慮到不同工作地點的安全水平考量，例如疫情威脅和系統安全等等。
疫情威脅方面，保持員工社交距離已經成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域或會議室，管理員都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，希望有效引入COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公。
同時，企業亦要確保為工作環境進行持續、有效的清潔。例如在不同員工使用工作區域之間，就需要進行各種消毒程序，以避免病毒的傳播，而當中消毒過程的預約、跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。
保持不同工作隊伍的靈活性亦是維持工作效率的關鍵。員工需要透過聯絡平台，獲得足夠資訊，以便他們知道何時可以回到公司工作，並能夠同時工作的同儕，作出相應的工作安排。 企業亦需要提供足夠的靈活性，使員工可以選擇在家工作的日子，保持工作效率。
系統安全方面，多層的系統安全保障，是抵禦網絡攻擊的最佳防禦措施。例如採用虛擬私人網絡（VPN）和桌面虛擬化 （Virtual Desktop Infrastructure），能夠為遠程工作者建立一個安全、加密的通道，以使用工作數據和各種應用程序。企業亦可以啟用應用程序中的多重要素驗證（Multi-factor authentication），以確保未經授權的人員更難駭進企業系統進行各種行為。
有效的數據加密和備份，亦能堵塞系統的安全漏洞，加強應對各種突發情況的應對和組織防禦能力，以防止各種基於數據洩漏而可能引發的網絡欺騙及竊聽，和避免受損的數據被網絡犯罪分子利用的威脅。
加強各員工間的溝通
人性從來是企業安全最脆弱的一環，不論系統有多完善，漏洞往往都從員工本身的不同行為而產生。所以，企業必須做好員工培訓，提醒員工在嶄新的混合工作模式下，有什麼注意事項。
除此之外，處於不同場所工作的團隊之間亦會有認知不平等的情況出現，導致團隊和企業業務的目標脫節，工作效率大受影響。為了克服這一問題，企業都需要雙管齊下，以加強各員工間的溝通。
針對混合工作模式，企業必須盡早選擇好能夠實現新模式協作的科技資源。如果於辦公室工作和遠端的員工未能有效地溝通，高效協作將無法實現。除了幫助團隊間保持聯繫之外，隨手可得、易於使用的協作工具，例如Slack、Zoom、Trello等等，也是非常重要的部分。這些工具能讓同事們在企業項目上共同實時合作，幫助混合型的員工保持無縫溝通，即使有物理上的距離，也能建立團隊合作的意識。
近來不少研究發現，長期的遠端工作，會使得員工因為失去與他人接觸的關係而感到寂寞，工作效率大減。企業亦應考慮到顧及員工本身的心理質素，在高科技的活動模式間保持社交聯繫，例如有意通過視像會議建立定期的敘舊，甚至建立一些非以工作為中心的特定聊天渠道，或提供心理輔導等等，就能避免傳染風險的同時，強化員工的社交聯繫，建立健康的企業組織文化。
未來的工作將會變為混合型模式，而企業現在必須作出行動，早着先機，提供一個合適的混合型工作環境，從而有效支援員工，廣納人才，迎接新來的挑戰和機遇。
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企業未來工作空間的再思考
最近第一太平戴維斯的研究報告指出，超過半數的科技公司在COVID-19影響下，正在考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考對於工作空間的需求、空間設計的更新，以及符合將來更加具靈活度和支援遠端的工作模式。
最近第一太平戴維斯的研究報告指出，超過半數的科技公司在COVID-19影響下，正在考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考對於工作空間的需求、空間設計的更新，以及符合將來更加具靈活度和支援遠端的工作模式。
當中在想像未來工作場所的方面，有兩種傾向：一種是相當有自信能夠重返COVID-19之前的工作空間密度，而另一種則認為過去的空間距離無法貼合後疫情的時代。不過，更多的受訪者提到工作場所的設計方面，工作的靈活度會影響他們對於工作場所需求。混合式的在家工作模式出現，使得共享概念逐漸取代傳統的固定辦公桌配置。
目前來看，許多公司計劃最早在2021年1月恢復辦公，然而，許多公司指出，恢復辦公的時間表可能會取決於當地感染率和疫苗部署的時間，而進一步推後。有許多科技企業的租戶都是因應疫情，將辦公室重新開放。另一些人則仍然堅持遠端辦公，直到他們能夠保證員工的安全。
根據該報告指出，有59%的企業租戶在COVID-19之前，員工只有不到一成的員工是全職遠程工作。相反，即使往後推出疫苗之後，他們推算出全職遠程工作的比例仍然比之前大增，可見工作模式將會永久改變。
在未來12至18個月內，有8成多的科技企業需要比預期中小的工作空間，有5成半會確定將空間削減。而有6成多有涉足靈活辦公的受問者認為，將來這種運作模式不會改變。26%的企業表示，他們預計將在更多的辦公地點採用靈活的辦公供應商，而38%的企業預計在採用這些供應商時，辦公的座位需要更多的空間。
所以，不管是哪種情況，企業都希望需要根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更。
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疫情過後，有哪些科技成為未來辦公的重點？
疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。
疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。
根據仲量聯行最新發佈的亞太區報告《在家辦公：新的混合工作場所？》（Home and away: the new hybrid workplace?），亞太區平均有68%的受訪上班族曾居家工作，而其中61%曾遙距工作的受訪者表示，享受居家工作的自由的同時，亦嚮往以往在辦公室工作，並希望未來可採取結合更多彈性安排的工作模式。可見，在未來的辦公室，遙距工作模式和共享辦公室將會以混合的方式同時出現，而企業亦要塑造相應的工作場所，以迎接新的工作世代。
那麼，有哪些科技會成為新型辦公的重點呢？
非接觸式介面
非接觸式的技術是後疫情時代中許多企業辦公空間的重點，而智能辦公管理系統將會是必要元素。例如非接觸式的資源、會議室使用控制，能夠為企業管理者提供更嚴格的設備使用權限控制。管理者可以透過遠程的方式，管理用戶的數碼驗證，而員工、訪客等可以在需要時使用空間，而無需依賴員工卡或多個接觸裝置，就可出入工作空間。這些亦可以與例如Paypal、Stripe 等網上支付服務系統聯結起來，以便作出自動化的資源管理和收費功能。
非接觸式的訪客系統亦是不可或缺的一環，員工和訪客都可以使用他們的智能手機進行簽到、登記等程序。 這不僅可以消除人群聚集在前台的風險，保障員工和訪客的安全，同時亦進行一站式的訪客管理，由事前登記、訪問安排，到事後分析，這些都是為企業提供新穎辦公模式的一項重要技術。
系統整合
相比起對於各個辦公範疇添置不同的方案，一個完整、能夠提供持續更新和維護，以及容許第三方服務整合至同一平台的解決方案，絕對是未來靈活辦公環境的更佳選擇。
預約會議室和辦公桌、管理訪客、遠程控制辦公設施等各種方面，很多時牽涉不同的資訊和系統操作。而要保持辦公室的靈活度高，必須簡化工作空間的流程，通過系統整合進行全面的系統一體化和自動化，才能減少因為員工學習太多新系統的難度太高，造成推動數碼轉型的障礙。
未來的混合辦公模式
在員工逐漸重返工作崗位的同時，企業應該做好混合工作模式的準備。 不同的企業基於要節省成本，或同時在辦公室工作的人數減少等等原因，正在縮減辦公室的規模，而當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。
掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。做好兩手準備，就能夠迎接新型辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。
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