日本 Panasonic 在 10 月 21 日公開全新混合工作制度，員工可選擇每星期休息 3 至 4 日、完全遠端工作，並可同時受僱於其他公司。
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遠端工作已成為矽谷人的考慮要項
2022年，全球各地逐漸放寬不同的防疫政策，人們亦開始回復以往的生活、工作模式。這兩年多以來，不少公司要在短時間内實行遠端工作，並學習如何有效地將混合工作模式實踐，亦即是遠端工作和辦公室工作同時進行，在確保員工安全之餘，亦減低COVID-19對於企業運作的影響。而當疫情漸退之際，混合工作模式是否仍然是企業應持續實行的模式？現在的矽谷看來是一個重要指標。
- 混合工作或將成為長遠工作模式
- 企業要在保留人才和保持工作效能之間取得平衡
矽谷成為混合工作的先驅
2022年，全球各地逐漸放寬不同的防疫政策，人們亦開始回復以往的生活、工作模式。這兩年多以來，不少公司要在短時間内實行遠端工作，並學習如何有效地將混合工作模式實踐，亦即是遠端工作和辦公室工作同時進行，在確保員工安全之餘，亦減低COVID-19對於企業運作的影響。而當疫情漸退之際，混合工作模式是否仍然是企業應持續實行的模式？現在的矽谷看來是一個重要指標。
閱讀全文〈遠端工作已成為矽谷人的考慮要項〉老闆為何還要我回到辦公室工作？
過去一年，對企業來說是一段漫長的挑戰，我們共同測試了如何有效管理遠端勞動力。 Covid-19 的限制隨着疫苗等措施，在世界許多地方陸續放寬，管理層現在相繼開始一項全新的實驗：如何將同樣的遠程員工重新帶回辦公室 ？有些員工會問，既然遠端工作已經成為新常態，為何有時還要回到辦公室工作？
根深蒂固的「出勤主義」，持續拖垮生產力
過去一年，對企業來說是一段漫長的挑戰，我們共同測試了如何有效管理遠端勞動力。 Covid-19 的限制隨着疫苗等措施，在世界許多地方陸續放寬，管理層現在相繼開始一項全新的實驗：如何將同樣的遠程員工重新帶回辦公室 ？有些員工會問，既然遠端工作已經成為新常態，為何有時還要回到辦公室工作？
BBC 在《Why presenteeism wins out over productivity》報導，在疫情大流行之前，根據英國的一項調查數據顯示，80%的員工說他們的工作環境存在「出勤主義（presenteeism）」的現象，其中四分之一的受訪者更說前一年以來情況變得更糟。但是現在，遠端工作為老闆和員工提供了一個早該出現的機會，重新審視這種根深蒂固的上班現象。
這種現象其實是病態的，且對我們實質上帶來不良的影響：它可以使一個國家的經濟損失數百億美元，因為生病的人強行回到辦公室上班，會傳染疾病給予其他人；它創造了有害的工作環境，導致員工故意加班，延長正常工作時間來顯示自己工作勤奮和對雇主的重要性，而這些長時間工作的人會給其他人帶來同儕壓力，讓他們也同樣這樣做。
我們一向知道，企業所應該看重的是生產力，而不是要員工長期拴在桌子或電腦上 。即使疫情給予企業提供一個黃金機會，反思幾十年來的工作文化，「出勤主義」這種現象似乎只是轉到網上，甚至變本加厲，人們的工作時間比以往任何時候都長。他們利用整天的所有時間都用在回覆電子郵件，以展示他們「敬業樂業」。 而且，隨著老闆把員工叫回辦公室，越來越多的證據表示，我們可能根本沒有改變過「出勤主義」。
為何「出勤主義」仍然盛行？
遠端工作雖然越來越流行，但這種工作模式仍然比某一些管理層認定為不負責任的處理方式。在2019 年，有調查指出遠端工作的員工薪金加幅會比其他員工落後，自然導致不少員工害怕自己前途受損。
遠端工作的正常化亦不一定會改變這一點； 2020 年，人力資源軟件公司 ADP 的研究人員發現，儘管採取彈性工作制的比例有所增加，但仍有 54% 的英國員工在疫情期間，感到必須親自返回辦公室，尤其是處於職業生涯早期和中期的員工 。
西北大學凱洛格商學院管理與組織學教授 Leigh Thompson 就指出兩個原因：一個是「單純曝光效應（mere-exposure effect）」，指的是人透過接觸某些事或人的次數越多，就越能夠產生親和力。「如果一個員工能令自己曝光更多，他們自然就因為在場亦可能討好其他人－－只是其他人沒有意識到這一點，或者無法確定他們喜歡「出席者」的什麼地方」。
這個偏見和另一個概念「光環效應」相互呼應，將某人的積極印象，與其實際性格、表現聯繫起來。 「你開始認為給你帶來咖啡，或者詢問你周末的人可能是一個「可愛的人」… 之後也認為你也是一名高效率的員工」，Leigh Thompson 說。因為一個人的態度，而影響他人對其工作表現的觀感， 這可能會導致親自到場工作的員工獲得更多晉升機會或其他福利。
事實上，在遠端工作盛行底下，人們工作的時數反而是上升而非下降，這就是因為基於上述的效果，很多老闆只能見到經常出現，曝光率高的員工，亦假定他們是最有效率的員工。因此，當其他同事上線，你也不得不上線，亦增加曝光的次數。尤其是正值經濟不穩定時期， 當人開始擔心他們工作的穩定程度時， 他們之所以強迫自己出現、工作，是因為他們想證明自己能夠承受壓力，表現出色、可靠。然而，我們也知道「出勤主義」往往導致的，是工作表現的下降，而非上升。
如何脫離「出勤主義」？
工作文化經歷了翻天覆地的變革，迫切需要在實質上、數字上減少對出勤率的重視。 儘管越來越多的員工沒有地方能夠真實出席，但許多人仍然覺得他們需要虛擬地出勤。
休斯敦萊斯大學瓊斯商學院組織行為學教授 Scott Sonenshein 就認為，一個很好的起點就是讓員工，尤其是領導者，樹立更健康的行為榜樣。當人們完成一天的工作後，確切地離開、登出。只是為了表現自我而四處閒逛的員工，很大機會會迫使其他員工也這樣做，這會造成惡性循環。
當然，知易行難，這就是為什麼管理者也需要通過了解他們自己的偏見，以及如上述的心理現象，來了解「出勤主義」的原因。專家還提倡管理團隊可以訂立更清晰的指標，來衡量生產力，明確指出「誰最後離開辦公室」或「誰在黎明時回覆電子郵件」並非衡量標準。
怎樣改變人類的工作慣性，似乎並非一朝一日的事，但有目標地善用網上工具，訂立好工作守則，就能在混合式工作流行的企業環境下，讓團隊發揮最有效的工作效率，否則，只會將固有的問題從辦公室搬到網上，甚至加劇惡化。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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2021年混合辦公模式大趨勢
我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
在過去一年中，我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月，實行的全新辦公模式，要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作，但不少蘋果員工發起連署，希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出，66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式，65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。
而我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
混合工作環境
工作的主軸不再是辦公的地方，而是員工要做的事情。而現在，當遠端工作成為常態時，員工對他們的工作環境擁有比以往更大的要求。許多在疫情流行期間開始在家工作的人，都希望保持遠端全職工作。但隨著疫苗接種率的提高和企業運作開始轉趨正常，越來越多的雇主正在鼓勵員工返回辦公室工作。因此，不少企業正在實施工作輪替(rotational schedules)和混合工作環境(hybrid work environments)，分配好流動辦公桌(hot-desking)，以便員工可以選擇一些時間在辦公室工作，其餘時間則能在家裡工作。
為了讓員工在到辦公室之前，就能無縫地預約好將要使用的辦公桌和會議室，最重要的是提供一個合適的智能辦公室應用系統 (smart office solution)，提供預約設備的服務，供員工在自己的電子設備上預先選擇好自己想要預留的設備。先進的應用程式能夠允許員工透過查看平面圖，點擊屏幕，就能直接預約好辦公室的流動辦公桌。
應用程式能夠提供足夠的靈活度，使得員工不再受限在一個特定的時間和地點工作，他們可以更好掌握自己的工作時間表和環境設置。企業應該盡早制定計劃，賦予員工最大靈活度，靈活有效的辦公模式就能持續下去。
加強網絡安全
網絡攻擊和數據洩露已經變得越來越普遍。作為應對，企業應該更加關注加強公司的網絡安全的方案。考慮到網絡其中一個主要領域，就是用戶登錄的認證和授權服務。現在越來越多的公司採用了單一登入（Single sign-on）的服務，能夠使員工可以保持同一套單一的數碼登錄憑證，而毋須為日常工作保持多個應用程式密碼，實行更佳的系統保安管理。
單一登入功能通常是以輕型目錄存取協定（LDAP）來實作，在伺服器上會將使用者資訊儲存到LDAP資料庫中。能使得當員工擁有這項登錄憑證登入時，就可以取得所有系統的存取權限，不用對每個單一系統都逐一登入。而只需要單一的登出動作，就可以結束對於多個系統的存取權限，免卻不少存取第三方網站的風險，同時減少對於伺服器的成本。
智能辦公室應用系統亦應支援相關的單一登入功能，以便保障企業和員工的數據安全外，更可方便員工使用同一數碼身份，來運用企業不同的辦公室資源。
智能辦公室解決方案
我們生活在一個由智能設備、IoT主導的世界，這些設備可以連接到互聯網，與我們的智能手機同步。投入資源改善辦公室空間設計和科技應用，就能夠以有效連繫實體辦公和數碼資訊。
智能設備正在改變我們的工作空間和工作方式，我們在工作中使用的IoT設備，包括無線演示控制系統、會議預約軟件、會議室數碼顯示和在線協作工具等等，都能解決員工的各種辦公需要。正確使用數碼工具和設備，可以促進員工之間在遠程和辦公室內的協作，以及提高生產力和簡化流程。
數據驅動決策
任何商業企業的基礎是信息，而今天，我們手上的信息比以往任何時候都多。現在企業的大數據，主要來自公司內部和外部的數據集合，管理者可以利用不同的數據收集來進行分析。
許多公司善於收集數據，但不知道該如何處理這些數據，而將堆積如山的數據轉化為改善公司資源分配的洞察力，並訂立決策，並非易事，但通過良好的數碼工具就可以做到。以會議室和辦公桌預約軟件為例，系統就能獲得大量關於會議室和工作空間的使用的數據，分析出那些資源分配出現問題，然後透過各種報告，能夠對工作空間安排作出更加明智的決定。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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企業未來工作空間的再思考
最近第一太平戴維斯的研究報告指出，超過半數的科技公司在COVID-19影響下，正在考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考對於工作空間的需求、空間設計的更新，以及符合將來更加具靈活度和支援遠端的工作模式。
最近第一太平戴維斯的研究報告指出，超過半數的科技公司在COVID-19影響下，正在考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考對於工作空間的需求、空間設計的更新，以及符合將來更加具靈活度和支援遠端的工作模式。
當中在想像未來工作場所的方面，有兩種傾向：一種是相當有自信能夠重返COVID-19之前的工作空間密度，而另一種則認為過去的空間距離無法貼合後疫情的時代。不過，更多的受訪者提到工作場所的設計方面，工作的靈活度會影響他們對於工作場所需求。混合式的在家工作模式出現，使得共享概念逐漸取代傳統的固定辦公桌配置。
目前來看，許多公司計劃最早在2021年1月恢復辦公，然而，許多公司指出，恢復辦公的時間表可能會取決於當地感染率和疫苗部署的時間，而進一步推後。有許多科技企業的租戶都是因應疫情，將辦公室重新開放。另一些人則仍然堅持遠端辦公，直到他們能夠保證員工的安全。
根據該報告指出，有59%的企業租戶在COVID-19之前，員工只有不到一成的員工是全職遠程工作。相反，即使往後推出疫苗之後，他們推算出全職遠程工作的比例仍然比之前大增，可見工作模式將會永久改變。
在未來12至18個月內，有8成多的科技企業需要比預期中小的工作空間，有5成半會確定將空間削減。而有6成多有涉足靈活辦公的受問者認為，將來這種運作模式不會改變。26%的企業表示，他們預計將在更多的辦公地點採用靈活的辦公供應商，而38%的企業預計在採用這些供應商時，辦公的座位需要更多的空間。
所以，不管是哪種情況，企業都希望需要根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更。
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如何推動有效在家工作？（公司篇）
今次就看看在公司管理層角度來看，如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？
上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式，今次就以在公司管理層角度，看看如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？
首先，管理層需要了解清楚遠端工作的要求，否則，在缺乏準備和培訓的情況下，即使是平時表現出色的員工，在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始：
1. 缺乏互相接觸，難以獨自處理工作
有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動，或者是慣於坐在辦公桌前，被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘，亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。
2. 無法掌握工作時間，導致壓力過大
在某些情況下，在家工作的員工未能清楚掌握工作時間，不知道何時應停下來，導致自己、其同事以至下屬都受到影響，特別是在全球工作環境下，其他同儕可能全日都在線，並隨時要求支援。這時，員工們就更難以分清何時應該下班。
3. 疏離感大增
孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一，因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響，尤其是當他們在較長期遠端工作環境中，未有機會與他人交流，影響就會更大。而長期來看，孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低，甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。
4. 工作環境周圍的騷擾
不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係，會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾，這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作，往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題，亦是員工經常要面對，這些都會令到員工無法發揮應有水準。
那麼，管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持？以下列舉幾項例子：
1. 訂定針對遠端工作的模式
為員工訂定適合他們的新工作模式，有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫，作出工作匯報。不論是一對一的通話，還是採取團隊通話會議，都能夠成為表達訴求和問題的渠道，令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助，減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。
彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為，在傳統的辦公時間之外工作，他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間，有助令他們保留足夠的休息時間，才能使其工作態度維持應有的水平。
2. 提供有效的線上通信軟件
僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的，近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅，例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會，尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘，也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。
當然，要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施，以免因為誤用一些未達安全標準的軟件，而導致公司資訊意外流出。
3. 增加員工社交機會，加強精神支援與鼓勵
即使是遠端工作，也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流，例如進行線上午餐，甚至是一同進行短暫的撐舉運動，或是朝會前幾分鐘的閒談，也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流，減少孤獨感。
加強精神支援，聆聽員工的訴求，也是不可缺乏的要項，建立渠道的同時，更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候，就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會，有助認知他們的壓力與不安來源，並提供相對應的支援和鼓勵。
總結
雖然因為疫情的關係，很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動，化危為機，透過利用各種數碼科技的應用，將工作流程、環境進一步數碼化，就能夠減少影響，亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示，一同渡過這個逆境。
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如何有效在家工作？（員工篇）
在家工作一直是不少人的夢想，能夠不出家門就能夠工作，但以前大都只有比較新型的公司才有的工作形式。不過，今年因為肺炎肆虐全球的關係，令到不少傳統公司甚至政府部門，都突然面臨避免員工長期在公司工作的挑戰。結果，不少員工的夢想突然成真，但很快美夢就變成惡夢，很多公司未有經驗處理在家工作的流程之餘，員工亦往往因為未能習慣在家工作，往往令到工作效率大減。那麼，如何能夠令在家工作的模式得以有效運作呢？
在家工作一直是不少人的夢想，不出家門就能夠工作，但以前這大都只有比較新型的公司才有的工作形式。不過，今年因為肺炎肆虐全球的關係，令到不少傳統公司甚至政府部門，都突然面臨避免員工長期在公司工作的挑戰。結果，不少員工的夢想突然成真，但很快美夢就變成惡夢，很多公司未有經驗處理在家工作的流程之餘，員工亦往往因為未能習慣在家工作，令到工作效率大減。那麼，如何能夠令在家工作的模式得以有效運作呢？這篇我們先收集了一些員工方面的小技巧：
- 良好的工作裝備和環境
能夠在家工作的基本條件，當然是各種工作必要的裝備。穩定的WiFi裝置絕對不能小覷，尤其是當與其他同事、客人進行線上會議的時候，突然的連線中斷可謂足以致命。
另外，在家工作的時候，周遭通常會出現一些公司不會出現的噪音或騷擾，所以，為自己劃定一個不受太多外界騷擾的工作空間至為重要，即使只是寢室裏的一角也可。這樣就能比較容易去分清楚放鬆和工作的模式，亦能夠提醒同居者減少不必要的騷擾。為自己準備一些隔音的耳機、良好的麥克風，甚至額外的顯示屏，也是能夠令工作效率提升的裝備。
2. 找出適合自己的工作模式
如何從家中悠閒的狀態進入認真的工作模式，至為關鍵，不少人因為無法轉換心情，往往令工作士氣不足。除了準備好工作時所需的工具外，心態調整亦是不可缺少的一環。例如早一點起床洗澡，準備一個豐富的早餐等等，令自己能夠清除睡意，讓自己身體盡快進入工作模式。
相反，有些人因為過於投入工作，由朝早做到夜晚，使得自己無法從工作抽身，進行本身在家應有的事情。所以，訂下一個工作的時間範圍亦是一個好方法，例如定下由朝早九點至夜晚六點為工作時間，在此以外則顯示自己為離線狀態，以使其他合作的同事了解你的工作時段，免得在工作以外的時段 ， 事無大小也作出通知。工作時間期間亦可有適度的休息時間，參考如坊間盛行的番茄工作法等等時間管理方式，令自己好好運用時間之餘，而不會過多疲累。
3. 與同事保持溝通
在家工作時，與同事保持溝通能夠保持團體的工作效能，尤其是工作環境由附近坐滿同事的辦公室，變為各自在家的環境時。大家除了線上會議之外，一般工作有疑問的時候，不能輕易找到相應的同事聯系，而要緊密溝通的關鍵，在於妥善利用如Slack、Teams 等等通訊軟件。工作期間留意電郵、來訊通知等等，保持與同事之間的聯絡，使得當別人需要求助支援的時候，能夠作出適時的回應，這樣才能減少因為各人身處各地而產生的溝通疏離。
小結
要令在家工作的效能提升，在個人心理、溝通軟件、工作環境上，也要下一定的功夫，才能真正發揮平時在公司工作時候的水平。以上的小技巧希望能夠幫助各位有效在家工作，一同渡過這場世紀難關。
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