即使是多小的公司，也經常發現會議室管理對於設施管理者和用戶 (end-user) 來說，都是一個很大的挑戰。不過，透過創新科技、會議室管理系統出現，大大改善對會議室的管理。
這就是為什麼我們認為今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。
閱讀全文〈改善會議室管理的 5 個理由〉改善會議室管理的 5 個理由
今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。
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2021年混合辦公模式大趨勢
我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
在過去一年中，我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月，實行的全新辦公模式，要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作，但不少蘋果員工發起連署，希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出，66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式，65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。
而我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
混合工作環境
工作的主軸不再是辦公的地方，而是員工要做的事情。而現在，當遠端工作成為常態時，員工對他們的工作環境擁有比以往更大的要求。許多在疫情流行期間開始在家工作的人，都希望保持遠端全職工作。但隨著疫苗接種率的提高和企業運作開始轉趨正常，越來越多的雇主正在鼓勵員工返回辦公室工作。因此，不少企業正在實施工作輪替(rotational schedules)和混合工作環境(hybrid work environments)，分配好流動辦公桌(hot-desking)，以便員工可以選擇一些時間在辦公室工作，其餘時間則能在家裡工作。
為了讓員工在到辦公室之前，就能無縫地預約好將要使用的辦公桌和會議室，最重要的是提供一個合適的智能辦公室應用系統 (smart office solution)，提供預約設備的服務，供員工在自己的電子設備上預先選擇好自己想要預留的設備。先進的應用程式能夠允許員工透過查看平面圖，點擊屏幕，就能直接預約好辦公室的流動辦公桌。
應用程式能夠提供足夠的靈活度，使得員工不再受限在一個特定的時間和地點工作，他們可以更好掌握自己的工作時間表和環境設置。企業應該盡早制定計劃，賦予員工最大靈活度，靈活有效的辦公模式就能持續下去。
加強網絡安全
網絡攻擊和數據洩露已經變得越來越普遍。作為應對，企業應該更加關注加強公司的網絡安全的方案。考慮到網絡其中一個主要領域，就是用戶登錄的認證和授權服務。現在越來越多的公司採用了單一登入（Single sign-on）的服務，能夠使員工可以保持同一套單一的數碼登錄憑證，而毋須為日常工作保持多個應用程式密碼，實行更佳的系統保安管理。
單一登入功能通常是以輕型目錄存取協定（LDAP）來實作，在伺服器上會將使用者資訊儲存到LDAP資料庫中。能使得當員工擁有這項登錄憑證登入時，就可以取得所有系統的存取權限，不用對每個單一系統都逐一登入。而只需要單一的登出動作，就可以結束對於多個系統的存取權限，免卻不少存取第三方網站的風險，同時減少對於伺服器的成本。
智能辦公室應用系統亦應支援相關的單一登入功能，以便保障企業和員工的數據安全外，更可方便員工使用同一數碼身份，來運用企業不同的辦公室資源。
智能辦公室解決方案
我們生活在一個由智能設備、IoT主導的世界，這些設備可以連接到互聯網，與我們的智能手機同步。投入資源改善辦公室空間設計和科技應用，就能夠以有效連繫實體辦公和數碼資訊。
智能設備正在改變我們的工作空間和工作方式，我們在工作中使用的IoT設備，包括無線演示控制系統、會議預約軟件、會議室數碼顯示和在線協作工具等等，都能解決員工的各種辦公需要。正確使用數碼工具和設備，可以促進員工之間在遠程和辦公室內的協作，以及提高生產力和簡化流程。
數據驅動決策
任何商業企業的基礎是信息，而今天，我們手上的信息比以往任何時候都多。現在企業的大數據，主要來自公司內部和外部的數據集合，管理者可以利用不同的數據收集來進行分析。
許多公司善於收集數據，但不知道該如何處理這些數據，而將堆積如山的數據轉化為改善公司資源分配的洞察力，並訂立決策，並非易事，但通過良好的數碼工具就可以做到。以會議室和辦公桌預約軟件為例，系統就能獲得大量關於會議室和工作空間的使用的數據，分析出那些資源分配出現問題，然後透過各種報告，能夠對工作空間安排作出更加明智的決定。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。
聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 ONEs Software 官網了解更多 ：https://ones.software 。
企業如何迎接新的辦公模式
當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
根據美國著名資訊科技研究和顧問公司Gartner的一項調查，90%的受訪者計劃在COVID-19疫苗被廣泛採用後，仍允許員工至少在部分時間內進行遠程工作，可見這種在家和在辦公室工作的混合模式將成為許多企業的常態。而在過去的一年裡，不同的企業一直處於變革、實驗和轉型的狀態，因為他們正在重新摸索著COVID 疫情之後未來工作的模式。
「回歸工作場所不僅僅是一個行政上的挑戰，更是一個人性的挑戰。」Gartner人力資源業務諮詢副總裁Elisabeth Joyce說。「雖然包括CEO、總法律顧問和CFO在內的幾個人將參與決定何時、誰以及如何重返辦公室，但人力資源總監必須成為員工的代言人。」
根據在2020年5月5日Gartner調查的四百多位人力資源高層中，有三分之一的人回覆說，他們還不知道什麼時候能夠重新開放已關閉的設施，並開始讓員工回來。在另一個調查的142位人力資源高層中，44%的人反映正在計劃一個自願回歸工作場所的時期，如果需要，員工可以繼續在家工作。
Joyce 指出，當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
Gartner 則提出幾個政策要點，值得我們參考：
何時恢復正常？
健康和安全應該是至關重要，所以除了訂立開放工作場所的計劃外，各企業還必須制定重新關閉辦公場所的計劃，並確定觸發重新關閉的條件，知悉員工。
人力資源部門必須對正在進行的措施努力保持高透明度和具體，以便員工了解為他們制定的安全措施。僅僅確立安全措施是不足夠，員工的認知才是關鍵，說到底人需要有安全感。
企業亦要理解員工是回歸正常工作決策的利益關係者。人力資源部門應該收集數據，評估員工對重返工作場所的情緒和舒適度 。一旦員工重返工作崗位，就應持續監測，把握員工的反應。
一旦員工不願意或不能重返工作崗位，企業不應強迫他們。而如果員工開始感到不安全，這應該就是重新關閉辦公場所的一個重大誘因。
誰先回到公司？
Gartner 認為，企業不應一次過將員工返回公司，理應逐步進行，並根據他們的角色、工作、技能和遠程工作的能力安排。人力資源部門也應該利用近期遠程工作的經驗，來確定哪些員工能夠迅速適應並保持遠程工作的效率。最終，要錯開各人返回工作場所的時間，盡量減少對不必返回公司的員工的影響。
另外，應根據工作來決定是否安排遠程工作，而非員工個人。在員工仍然保持遠程工作下，要求管理人員提出要員工返回辦公室的確實理由。雇主應以靈活的方式領導，而不是製定僵硬的工作政策。
政策的人性化，能夠建構員工返回工作場所的體驗是至關重要，這既是為了維護員工的安全和福祉，也是為了推動業務成果的關鍵。而作為智能辦公室推動一員的ONEs Software，我們認為政策之外，管理工具的配合亦尤其重要。
掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。
當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就會產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。
例如透過會議室預約系統，就能整合各種企業管理功能，提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄，在訂定重返工作崗位有莫大幫助。系統亦能夠配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議，增加工作透明度，給予員工足夠的安全感。
訪客管理系統亦是另一個不可缺少的工具。比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，尤其現今注重防疫工作，如何確保訪客及員工健康安全，至為重要。
訪客系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。
訪客系統亦能要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸。同時，企業利用非接觸式登錄，能夠大大提高工作場所的健康水平。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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企業的疫情新常態
2020年初，世界各地的企業不得不由平常的辦公室運作的模式，瞬間改變為在家辦公的模式。我們之前的文章談到企業和員工如何有效在家工作，但對不少企業來說，這只是確保業務能夠不被中斷的治標措施，但當疫情持續上月，甚至年計之時，不少遠程工作都未能提供辦公室環境下所能帶動的生產力、協作力、工作參與和創新，企業就不得不讓他們的員工回到辦公室工作，要適應疫情持續的工作「新常態」。
2020年初，世界各地的企業不得不由平常的辦公室運作的模式，瞬間改變為在家辦公的模式。我們之前的文章談到企業和員工如何有效在家工作，但對不少企業來說，這只是確保業務能夠不被中斷的治標措施，但當疫情持續上月，甚至年計之時，不少遠程工作都未能提供辦公室環境下所能帶動的生產力、協作力、工作參與和創新，企業就不得不讓他們的員工回到辦公室工作，要適應疫情持續的工作「新常態」。
什麼是新常態？
不論是疫情期間還是後疫情時代，企業斷然不會簡單恢復以前的狀態。在疫情期間所出現的靈活度提升，以及對實體辦公室的依賴降低，將會成為常態。那麼，新常態會是怎樣一回事？
- 靈活度提升：靈活的工作模式固之然是指非辦公室的工作提升，並藉以減少通勤需求而減省交通時間，因此辦公室將轉變為主要用於員工面對面合作和會見客戶的場所，會議室、客戶的安排工作亦隨之增加。
- 降低工作環境密度：員工偏向非辦公室工作之下，就能節省空間等資源，並能重新設計工作空間，提供使用辦公室的員工、訪客更多的空間，亦能保持社交距離，以免病毒散播。
- 工作空間智能化：工作空間和密度的縮減，亦使得可用空間需求靈活變動，辦公桌、會議室預約技術有助提供相關的便利措施。
當疫情未消散的辦公室中，保障員工健康和福祉是企業的首要目標，而這並非一時三刻能夠達成的事。對工作環境、會議室、日程安排和消毒程序的管理將會是未來必然要面對的挑戰。各地政府亦會推出關於社交距離等措施的官方指引，在重啟開放辦公室後的一段時間，企業都需要遵守，所以充裕的事前準備工夫至為重要。
而為您的員工做好重返工作崗位的準備工夫，不僅是為了確保您的企業重新運作以及員工安全，也是為了確保他們的安全感。許多員工對重返辦公室往往持謹慎態度，這是絕對可以理解的，尤其是疫情尚未明朗化之時。雇主的工作就是要獲得員工他們的信任和信心，讓他們相信作為管理者的您已經採取一切可行的預防措施，來保護他們在工作場所中免受病毒感染。
因此當務之急，是要製定一個深思熟慮的解決方案，並在與員工溝通時保持透明度。一個能夠為提供足夠靈活度的解決方案，讓每位員工都能在可行的情況下，選擇他們自身的工作安排，對於企業、員工，也是別具意義。
智能辦公室使用於工作環境的技術，是其中能夠克服疫情難關的關鍵之一。您可以通過智能辦公室，協調和靈活組織人員、設備和空間，管理好重返辦公室的工作。這樣一來，您就可以在這個疫情未減的時代，保證員工安全、遵從指引、保持良好的業務水平，迎接「新常態」。而一旦COVID-19的威脅消退，商業模式亦與之前大不相同。所以要面對未來的挑戰，就要懂得未雨綢繆，為辦公室及早引入更靈活、更有效率的工作方案，才能夠化危為機，藉此為企業注入前所未有的新動力。
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在數碼時代，企業如何提升效能？
智能辦公室為當代企業提供的各種效能指標
智能辦公室為當代企業提供的各種效能指標
近年科技的創新，大大改變了我們彼此互動的方式，而這些改變正在影響企業裏各人的角色。我們能夠看到，數碼設施與傳統工作環境已經漸漸融合，針對設施使用率、生產力和工作空間等等的管理工具日漸普及，企業能夠透過這類數碼平台，善用新的途徑得到往時無法輕易得到的工作數據。
這種結合線上線下的企業模式，不單止為企業管理如照明、網絡等日常環境的操作，也能夠提供有關各類設施的管理資訊，以助企業管理者訂立一些新的效能指標，促進整體工作效率。相比起以前要運用不少人力資源去記錄數據，每年列印數百份問卷去詢問每位員工對於公司設施的滿意度，數碼化的智能工作空間可謂大大減輕這裡繁瑣的工作，並能提供及時且客觀的數據分析。
那麼，有哪些指標是能夠幫助企業提升效能呢？
設施使用率
設施使用的數據不僅在工作空間使用初期有所幫助，亦能理解員工的日常行為和工作流程。 收集會議室使用率的數據，可以幫助企業以確保員工能夠充分利用所提供的空間，並在設施上進行相應的修改。 這不僅可以提高員工的工作體驗，還可以確保企業盡量將設施用得其所。
哪些日子最多人使用某些設施？ 哪些工作空間過於繁忙？ 而哪些工作空間沒員工肯利用？這些問題都能輕易用數據回答，省卻以往要處理大量的文書工作。
生產力管理
現在很多公司都會使用Slack這類的即時通訊軟件，以作內部溝通之用。而這些軟件不但加強員工之間的溝通，提供如與日曆系統整合、工作活動提示、開支批核等等的流程管理，更能給予實質數據，供管理人員以作分析，清楚理解員工能否善用通訊軟件溝通，以及掌握其工作流程和進度。
工作空間管理
現在辦公室的租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。工作空間管理工具則能夠為管理者提供數碼管理平台，有效為員工進行會議室的預約程序，並且結合日曆系統從而妥善安排往後的會議排程。
配合圖像化的數據分析，亦能為企業管理者理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，並更有效運用、分配公司的空間資源，為員工提供更合適的工作環境。
小結
隨著企業環境不斷與時代變遷，透過智能化工具有助企業增強設施管理，以實質、客觀的數據作為效能指標，以助企業各部門之間的合作，加強管理水準。智能化除了協助企業與時並進，提升公司形象之餘，更能作出質素上的改變，當然重要的是清楚明白企業當前真正需要的智能化工具。
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智能工作空間的真正吸引力
比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。
金融時報最近一篇關於共享工作空間的文章：《The dark side of hip office design》，提到現存的共享辦公室的確提供各類型的設施，例如開放的工作空間、遊戲機、小食區，提供遊戲、小食、啤酒、咖啡等等，給予員工一個寓工作於娛樂的環境。但不少在這些地方工作的人反映，這些設施反而令他們無法好好工作：
「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間，而拿咖啡的人龍一直存在。」
「星期五，很多人會帶他們的孩子來，所以你將坐在辦公桌，而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」
「本來應該是未來的工作模式，但對我來說卻是反工作。 。 。我不得不將自己關進電話室裡頭，才能完成工作。」
比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難，通常企業會配備以下的常用設施：
- IoT裝置
- 智能會議室（Smart Conference Room）
- 智能辦公桌（Smart Desk）
- 室內地圖（Indoor Map）
IoT裝置
IoT，即是物聯網 （Internet of Things），主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備，與互聯網連結起來，實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話，就是把所有辦公室常用裝置，如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據，集中在同一個平台上，員工就能夠透過整合好的數據進行分析，亦可以在平台上直接控制各個裝置，提升能源效益之餘，亦能減省管理成本。
智能會議室／辦公桌
不論是一般辦公室，還是共享工作空間，最多人使用的公司資源，莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議，員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程，而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程，智能會議室／辦公桌就能夠節省這些資源。
只要安裝好電子標牌在會議室的門前，或者是辦公桌上面，利用相對應的預約系統，就能夠輕易即時預約之餘，又能在不同平台、界面上處理會議排程，毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量，從而作出資源分配， 節約能源。
這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用， 如調整會議室的照明和溫度，將管理系統一體化， 簡化一些行政流程，從而達致工作效率的大幅提升。
室內地圖
地圖是我們日常生活的重要組成部分。 實際上，我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中，地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用，幫助我們導航到應到之處。
同樣對於一些辦公室大樓，當一些客人第一次到達會議的場地，他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖，上面標誌著他們即將要出席的會議，以及地點，輕易就能掌握辦公室的梗概，從而知悉到達會議地方的路線。
小結
無論是一個全新的開放式辦公室，還是想將現有的辦公室改頭換面，增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置，不單止能令您的辦公室格調提升，更能夠帶來極高的投資回報。
透過辦公室智能化，您的員工將會受到更少的額外干擾，更能專注工作，更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。
如何能夠令到辦公室煥然一新，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足，提升公司形象之餘，員工整體工作效率亦會大幅提高。
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好的房間預約系統有什麽重要元素？
在之前的文章提過，一個智能辦公室的建立，會議室／房間預約系統是基本元素，那麼有市面上林林總總的房間預約系統，怎樣選擇那些是值得投放資金購入的軟件？
在之前的文章提過，一個智能辦公室的建立，會議室／房間預約系統是基本元素，那麼有市面上林林總總的房間預約系統，怎樣選擇那些是值得投放資金購入的軟件？
如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設公司 有 50 間房間，一般坊間的預約系統就會把這 50 間房間的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀， 管理者往往要消化大量數據，容易過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。
我司經過多番研究，銳意打破傳統用列表數據的形式，採用全新的界面概念去管理房間，通過自家開發的 3D 地地圖引擎，讓用戶可以直接管理房間，毋須花費時間在 數百列數據中尋找所需的房間資訊。
如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設公司 有 50 間房間，一般坊間的預約系統就會把這 50 間房間的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀， 管理者往往要消化大量數據，容易過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。
我司經過多番研究，銳意打破傳統用列表數據的形式，於Bookings ONE採用全新的界面概念去管理房間，通過自家開發的3D地圖引擎，讓用戶可以直接管理房間，毋須花費時間在數百列數據中尋找所需的房間資訊。
簡化地圖設計
現時市面上普遍聲稱擁有地圖功能的軟件，都是利用客戶提供的圖片配合特定的軟件去製作地圖。我司認爲這些客制步驟過於耗時，亦牽涉不少人手操作，使製作這類地圖的成本大增。
爲減低企業使用 3D 地圖的成本，我司致力簡化地圖的製作步驟。我司成功研發出獨家技術，於 SVG 圖片中直接找出地圖以及房間的形狀，經過軟件處理後就能夠產生 3D 地圖。
跨平臺支援
Bookings ONE的地圖引擎硬件需求低，可在不同平台上運行，包括 iOS、Android、 Windows，以至 Smart TV，大大增加系統的應用範圍； 我們的管理頁面支援手機界面，管理員可通過手機，進行大量的房間管理；
透過智能電視能夠顯示各樓層房間的狀態，例如使用狀況、房間容量等即時信息，用戶也能使用觸控式智能電視，透過地圖直接預約房間，使整體的預約過程更流暢直接；
Bookings ONE亦全面支援 IoT 儀器，通過與 IoT 儀器進行鏈接，顯示房間的即時資訊，例如溫度，濕度等。用戶能夠通過 3D 地圖，直接了解辦公室的實際環境情況 。
除了以上所提到的細節外，Bookings ONE 還有更多的功能和優勢，務求提供最好的用戶體驗給企業，不論是管理層還是員工的需求都能一一滿足，從而提升公司形象和員工整體工作效率。
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智能辦公室的基本元素：會議室預約系統
現在的企業不論規模大小，都希望將公司變為智能辦公室，以使公司的各種資源得以充分利用。 那麼怎樣才算是一個智能辦公室？
現在的企業不論規模大小，都希望將公司變為智能辦公室，以使公司的各種資源得以充分利用。 那麼怎樣才算是一個智能辦公室？
智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制， 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。
智能辦公室主要透過利用 iBeacon、感測器和電話應用程式等等電子工具，幫助員工處理公務上的瑣事，從而使他們能夠專注較重要的事務，而其中一個智能辦公室不可或缺的基本元素，就是會議室預約系統。會議室預約系統主要讓使用者能夠快捷地找出適合的會議室，並完成會議室的預訂，配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議。會議室預約系統亦能夠提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄。
我司藉著推出的 Bookings ONE，希望提供一個嶄新的會議室預約系統，可以使企業能夠充分善用辦公室資源。 Bookings ONE 主要有以下功能：
會議室預約時間表
會議室預約系統的根本，莫過於預約時間表。 我司製作Bookings ONE時， 力求預約時間表達致清楚簡潔的要求，並且支援所有電腦界面和手機端的操作。無論你在哪裡，只要打開手機，都能輕易地管理到所有房間的狀態。
房間電子標牌
房間電子標牌安裝在房間門前，可以清楚地顯示房間現在的使用狀態，確保使用者不會不小心去錯別的房間之餘，也能透過展示適合的圖像，以提升公司形象。
Bookings ONE的房間電子標牌，支援 iOS， Android，Windows 這些不同作業系統的平板設備，使用者可以在輕鬆地走到房間門前，就能進行即時的房間預約，快捷方便。 我司同時支援附有指示燈的顯示設備，就算在遠處，使用者也能清楚地看見指示燈的顏色，從而得知哪些房間已被預約。指示燈的顏色主要分為三種：綠色代表可供使用，橙色代表已預約，而紅色代表正在使用。當你突然需要展開會議，又擔心不知道會不會有其他人已預約某些房間的話，指示燈絕對是你公司裏的明燈。
3D 平面圖
如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設在公司有50間會議室，一般坊間的預約系統就會把這50間會議室的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀， 管理者往往要從頭到尾消化大量數據，容易使管理者過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。
有見及此，Bookings ONE在傳統的列表顯示外，銳意加入能夠顯示各個樓層的3D平面圖功能，用最容易理解的方法去顯示所有房間的狀態，即使一個樓層數十間房間也能一目了然， 管理者再也無需花時間去看每一個房間的預約狀態。
實時分析
另一個有效幫助企業管理者去利用公司資源的方法，就是實時的數據分析。現在租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。通過我司的系統，管理者能以圖像化的分析，理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等，亦能匯出成為 Excel 形式的分析報告，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，從而更有效運用、分配公司的資源。
無瑕連接日曆系統
Google和Outlook的日曆系統相當深入民心，在未有會議室預約系統的公司裡面，主要都是用這些日曆系統去作出管理。我司理解，縱使 Bookings ONE 能夠提供更好的用戶體驗給各個用家，但要所有使用者短期內放棄使用多年的日曆系統，改用 Bookings ONE 的界面的話，很多用戶一下子難以適應。
為此， 我司花了不少開發時間，成功無痕連接上 Google Calendar / Exchange server / Office 365 這些主要在公司會使用的日曆系統，能夠即時將第三方系統的預約，同步到 Bookings ONE 裡頭。這樣新用戶在未熟悉我們的界面前，可以繼續使用他們本來一直使用的日曆系統作出預約，也能夠同時間使用 Bookings ONE 裡頭的各種功能。
更多在細節
除了以上所提到的功能外，Bookings ONE 還有更多的功能與細節，務求提供最好的用戶體驗給企業，不論是管理層還是員工的需求都能一一滿足，從而提升公司形象和員工整體工作效率。
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