金融時報最近一篇關於共享工作空間的文章：《The dark side of hip office design》，提到現存的共享辦公室的確提供各類型的設施，例如開放的工作空間、遊戲機、小食區，提供遊戲、小食、啤酒、咖啡等等，給予員工一個寓工作於娛樂的環境。但不少在這些地方工作的人反映，這些設施反而令他們無法好好工作：
「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間，而拿咖啡的人龍一直存在。」
「星期五，很多人會帶他們的孩子來，所以你將坐在辦公桌，而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」
「本來應該是未來的工作模式，但對我來說卻是反工作。 。 。我不得不將自己關進電話室裡頭，才能完成工作。」
比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難，通常企業會配備以下的常用設施：
- IoT裝置
- 智能會議室（Smart Conference Room）
- 智能辦公桌（Smart Desk）
- 室內地圖（Indoor Map）
IoT裝置
IoT，即是物聯網 （Internet of Things），主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備，與互聯網連結起來，實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話，就是把所有辦公室常用裝置，如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據，集中在同一個平台上，員工就能夠透過整合好的數據進行分析，亦可以在平台上直接控制各個裝置，提升能源效益之餘，亦能減省管理成本。
智能會議室／辦公桌
不論是一般辦公室，還是共享工作空間，最多人使用的公司資源，莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議，員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程，而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程，智能會議室／辦公桌就能夠節省這些資源。
只要安裝好電子標牌在會議室的門前，或者是辦公桌上面，利用相對應的預約系統，就能夠輕易即時預約之餘，又能在不同平台、界面上處理會議排程，毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量，從而作出資源分配， 節約能源。
這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用， 如調整會議室的照明和溫度，將管理系統一體化， 簡化一些行政流程，從而達致工作效率的大幅提升。
室內地圖
地圖是我們日常生活的重要組成部分。 實際上，我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中，地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用，幫助我們導航到應到之處。
同樣對於一些辦公室大樓，當一些客人第一次到達會議的場地，他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖，上面標誌著他們即將要出席的會議，以及地點，輕易就能掌握辦公室的梗概，從而知悉到達會議地方的路線。
小結
無論是一個全新的開放式辦公室，還是想將現有的辦公室改頭換面，增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置，不單止能令您的辦公室格調提升，更能夠帶來極高的投資回報。
透過辦公室智能化，您的員工將會受到更少的額外干擾，更能專注工作，更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。
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