COVID-19 - ONEs 文章

老闆為何還要我回到辦公室工作？

過去一年，對企業來說是一段漫長的挑戰，我們共同測試了如何有效管理遠端勞動力。 Covid-19 的限制隨着疫苗等措施，在世界許多地方陸續放寬，管理層現在相繼開始一項全新的實驗：如何將同樣的遠程員工重新帶回辦公室？有些員工會問，既然遠端工作已經成為新常態，為何有時還要回到辦公室工作？

根深蒂固的「出勤主義」，持續拖垮生產力

BBC 在《Why presenteeism wins out over productivity》報導，在疫情大流行之前，根據英國的一項調查數據顯示，80%的員工說他們的工作環境存在「出勤主義（presenteeism）」的現象，其中四分之一的受訪者更說前一年以來情況變得更糟。但是現在，遠端工作為老闆和員工提供了一個早該出現的機會，重新審視這種根深蒂固的上班現象。

這種現象其實是病態的，且對我們實質上帶來不良的影響：它可以使一個國家的經濟損失數百億美元，因為生病的人強行回到辦公室上班，會傳染疾病給予其他人；它創造了有害的工作環境，導致員工故意加班，延長正常工作時間來顯示自己工作勤奮和對雇主的重要性，而這些長時間工作的人會給其他人帶來同儕壓力，讓他們也同樣這樣做。

我們一向知道，企業所應該看重的是生產力，而不是要員工長期拴在桌子或電腦上。即使疫情給予企業提供一個黃金機會，反思幾十年來的工作文化，「出勤主義」這種現象似乎只是轉到網上，甚至變本加厲，人們的工作時間比以往任何時候都長。他們利用整天的所有時間都用在回覆電子郵件，以展示他們「敬業樂業」。而且，隨著老闆把員工叫回辦公室，越來越多的證據表示，我們可能根本沒有改變過「出勤主義」。

為何「出勤主義」仍然盛行？

遠端工作雖然越來越流行，但這種工作模式仍然比某一些管理層認定為不負責任的處理方式。在2019 年，有調查指出遠端工作的員工薪金加幅會比其他員工落後，自然導致不少員工害怕自己前途受損。

遠端工作的正常化亦不一定會改變這一點； 2020 年，人力資源軟件公司 ADP 的研究人員發現，儘管採取彈性工作制的比例有所增加，但仍有 54% 的英國員工在疫情期間，感到必須親自返回辦公室，尤其是處於職業生涯早期和中期的員工。

西北大學凱洛格商學院管理與組織學教授 Leigh Thompson 就指出兩個原因：一個是「單純曝光效應（mere-exposure effect）」，指的是人透過接觸某些事或人的次數越多，就越能夠產生親和力。「如果一個員工能令自己曝光更多，他們自然就因為在場亦可能討好其他人－－只是其他人沒有意識到這一點，或者無法確定他們喜歡「出席者」的什麼地方」。

這個偏見和另一個概念「光環效應」相互呼應，將某人的積極印象，與其實際性格、表現聯繫起來。「你開始認為給你帶來咖啡，或者詢問你周末的人可能是一個「可愛的人」… 之後也認為你也是一名高效率的員工」，Leigh Thompson 說。因為一個人的態度，而影響他人對其工作表現的觀感，這可能會導致親自到場工作的員工獲得更多晉升機會或其他福利。

事實上，在遠端工作盛行底下，人們工作的時數反而是上升而非下降，這就是因為基於上述的效果，很多老闆只能見到經常出現，曝光率高的員工，亦假定他們是最有效率的員工。因此，當其他同事上線，你也不得不上線，亦增加曝光的次數。尤其是正值經濟不穩定時期，當人開始擔心他們工作的穩定程度時，他們之所以強迫自己出現、工作，是因為他們想證明自己能夠承受壓力，表現出色、可靠。然而，我們也知道「出勤主義」往往導致的，是工作表現的下降，而非上升。

如何脫離「出勤主義」？

工作文化經歷了翻天覆地的變革，迫切需要在實質上、數字上減少對出勤率的重視。儘管越來越多的員工沒有地方能夠真實出席，但許多人仍然覺得他們需要虛擬地出勤。

休斯敦萊斯大學瓊斯商學院組織行為學教授 Scott Sonenshein 就認為，一個很好的起點就是讓員工，尤其是領導者，樹立更健康的行為榜樣。當人們完成一天的工作後，確切地離開、登出。只是為了表現自我而四處閒逛的員工，很大機會會迫使其他員工也這樣做，這會造成惡性循環。

當然，知易行難，這就是為什麼管理者也需要通過了解他們自己的偏見，以及如上述的心理現象，來了解「出勤主義」的原因。專家還提倡管理團隊可以訂立更清晰的指標，來衡量生產力，明確指出「誰最後離開辦公室」或「誰在黎明時回覆電子郵件」並非衡量標準。

怎樣改變人類的工作慣性，似乎並非一朝一日的事，但有目標地善用網上工具，訂立好工作守則，就能在混合式工作流行的企業環境下，讓團隊發揮最有效的工作效率，否則，只會將固有的問題從辦公室搬到網上，甚至加劇惡化。

做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？

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Ref:Why presenteeism wins out over productivity
It’s almost hard to imagine a time in which people spent at least 40 hours a week in a physical office (and often even…www.bbc.com

2021年混合辦公模式大趨勢

我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。

在過去一年中，我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月，實行的全新辦公模式，要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作，但不少蘋果員工發起連署，希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出，66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式，65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。

而我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。

混合工作環境

工作的主軸不再是辦公的地方，而是員工要做的事情。而現在，當遠端工作成為常態時，員工對他們的工作環境擁有比以往更大的要求。許多在疫情流行期間開始在家工作的人，都希望保持遠端全職工作。但隨著疫苗接種率的提高和企業運作開始轉趨正常，越來越多的雇主正在鼓勵員工返回辦公室工作。因此，不少企業正在實施工作輪替(rotational schedules)和混合工作環境(hybrid work environments)，分配好流動辦公桌(hot-desking)，以便員工可以選擇一些時間在辦公室工作，其餘時間則能在家裡工作。

為了讓員工在到辦公室之前，就能無縫地預約好將要使用的辦公桌和會議室，最重要的是提供一個合適的智能辦公室應用系統 (smart office solution)，提供預約設備的服務，供員工在自己的電子設備上預先選擇好自己想要預留的設備。先進的應用程式能夠允許員工透過查看平面圖，點擊屏幕，就能直接預約好辦公室的流動辦公桌。

應用程式能夠提供足夠的靈活度，使得員工不再受限在一個特定的時間和地點工作，他們可以更好掌握自己的工作時間表和環境設置。企業應該盡早制定計劃，賦予員工最大靈活度，靈活有效的辦公模式就能持續下去。

加強網絡安全

網絡攻擊和數據洩露已經變得越來越普遍。作為應對，企業應該更加關注加強公司的網絡安全的方案。考慮到網絡其中一個主要領域，就是用戶登錄的認證和授權服務。現在越來越多的公司採用了單一登入（Single sign-on）的服務，能夠使員工可以保持同一套單一的數碼登錄憑證，而毋須為日常工作保持多個應用程式密碼，實行更佳的系統保安管理。

單一登入功能通常是以輕型目錄存取協定（LDAP）來實作，在伺服器上會將使用者資訊儲存到LDAP資料庫中。能使得當員工擁有這項登錄憑證登入時，就可以取得所有系統的存取權限，不用對每個單一系統都逐一登入。而只需要單一的登出動作，就可以結束對於多個系統的存取權限，免卻不少存取第三方網站的風險，同時減少對於伺服器的成本。

智能辦公室應用系統亦應支援相關的單一登入功能，以便保障企業和員工的數據安全外，更可方便員工使用同一數碼身份，來運用企業不同的辦公室資源。

智能辦公室解決方案

我們生活在一個由智能設備、IoT主導的世界，這些設備可以連接到互聯網，與我們的智能手機同步。投入資源改善辦公室空間設計和科技應用，就能夠以有效連繫實體辦公和數碼資訊。

智能設備正在改變我們的工作空間和工作方式，我們在工作中使用的IoT設備，包括無線演示控制系統、會議預約軟件、會議室數碼顯示和在線協作工具等等，都能解決員工的各種辦公需要。正確使用數碼工具和設備，可以促進員工之間在遠程和辦公室內的協作，以及提高生產力和簡化流程。

數據驅動決策

任何商業企業的基礎是信息，而今天，我們手上的信息比以往任何時候都多。現在企業的大數據，主要來自公司內部和外部的數據集合，管理者可以利用不同的數據收集來進行分析。

許多公司善於收集數據，但不知道該如何處理這些數據，而將堆積如山的數據轉化為改善公司資源分配的洞察力，並訂立決策，並非易事，但通過良好的數碼工具就可以做到。以會議室和辦公桌預約軟件為例，系統就能獲得大量關於會議室和工作空間的使用的數據，分析出那些資源分配出現問題，然後透過各種報告，能夠對工作空間安排作出更加明智的決定。

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企業如何迎接新的辦公模式

當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」

根據美國著名資訊科技研究和顧問公司Gartner的一項調查，90%的受訪者計劃在COVID-19疫苗被廣泛採用後，仍允許員工至少在部分時間內進行遠程工作，可見這種在家和在辦公室工作的混合模式將成為許多企業的常態。而在過去的一年裡，不同的企業一直處於變革、實驗和轉型的狀態，因為他們正在重新摸索著COVID 疫情之後未來工作的模式。

「回歸工作場所不僅僅是一個行政上的挑戰，更是一個人性的挑戰。」Gartner人力資源業務諮詢副總裁Elisabeth Joyce說。「雖然包括CEO、總法律顧問和CFO在內的幾個人將參與決定何時、誰以及如何重返辦公室，但人力資源總監必須成為員工的代言人。」

根據在2020年5月5日Gartner調查的四百多位人力資源高層中，有三分之一的人回覆說，他們還不知道什麼時候能夠重新開放已關閉的設施，並開始讓員工回來。在另一個調查的142位人力資源高層中，44%的人反映正在計劃一個自願回歸工作場所的時期，如果需要，員工可以繼續在家工作。

Joyce 指出，當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」

Gartner 則提出幾個政策要點，值得我們參考：

何時恢復正常？

健康和安全應該是至關重要，所以除了訂立開放工作場所的計劃外，各企業還必須制定重新關閉辦公場所的計劃，並確定觸發重新關閉的條件，知悉員工。

人力資源部門必須對正在進行的措施努力保持高透明度和具體，以便員工了解為他們制定的安全措施。僅僅確立安全措施是不足夠，員工的認知才是關鍵，說到底人需要有安全感。

企業亦要理解員工是回歸正常工作決策的利益關係者。人力資源部門應該收集數據，評估員工對重返工作場所的情緒和舒適度。一旦員工重返工作崗位，就應持續監測，把握員工的反應。

一旦員工不願意或不能重返工作崗位，企業不應強迫他們。而如果員工開始感到不安全，這應該就是重新關閉辦公場所的一個重大誘因。

誰先回到公司？

Gartner 認為，企業不應一次過將員工返回公司，理應逐步進行，並根據他們的角色、工作、技能和遠程工作的能力安排。人力資源部門也應該利用近期遠程工作的經驗，來確定哪些員工能夠迅速適應並保持遠程工作的效率。最終，要錯開各人返回工作場所的時間，盡量減少對不必返回公司的員工的影響。

另外，應根據工作來決定是否安排遠程工作，而非員工個人。在員工仍然保持遠程工作下，要求管理人員提出要員工返回辦公室的確實理由。雇主應以靈活的方式領導，而不是製定僵硬的工作政策。

政策的人性化，能夠建構員工返回工作場所的體驗是至關重要，這既是為了維護員工的安全和福祉，也是為了推動業務成果的關鍵。而作為智能辦公室推動一員的ONEs Software，我們認為政策之外，管理工具的配合亦尤其重要。

掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。

當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就會產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。

例如透過會議室預約系統，就能整合各種企業管理功能，提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄，在訂定重返工作崗位有莫大幫助。系統亦能夠配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議，增加工作透明度，給予員工足夠的安全感。

訪客管理系統亦是另一個不可缺少的工具。比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，尤其現今注重防疫工作，如何確保訪客及員工健康安全，至為重要。

訪客系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。

訪客系統亦能要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸。同時，企業利用非接觸式登錄，能夠大大提高工作場所的健康水平。

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Ref:

https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-05-20-gartner-survey-finds-64–of-hr-leaders-are-making-emp

未來工作型態將會大不同？

全球肺炎已持續近一年，但仍未有好轉的跡象。正當大家期望疫苗能夠扭轉局面之際，企業亦開始部署迎接肺炎過後的市場變化。受疫情影響底下，許多產業與人際互動的生態都有劇烈的改變。微軟公司創辦人比爾．蓋茲在其主持的節目《Bill Gates and Rashida Jones Ask Big Questions》上提到，今次的肺炎將會從根本上徹底改變人類的商業模式以及工作型態。他更大膽預言了幾個深遠影響…..

從比爾．蓋茲的後疫情預言說起

一、遠程會議將成為常態

蓋茨認為，在疫情之前，你可能會擔心，如果你建議召開電話會議而不是面對面的會議，客戶會感到受到輕視。但在COVID-19之後，人們會評估商務會議（或商務活動） — 或看病 — 是否真的有必要，或者是否可以通過虛擬方式達到同樣的目的。

二、線上的體驗將會變得更好

蓋茨表示，不僅是虛擬會議將會更加自然，各類軟件將大幅改進，以獲得更好的體驗。他說：「當這一切開始的時候，軟件仍有點笨拙，但現在人們使用得夠多了。」他指出我們將會「對軟件的創新速度感到驚訝」。

三、實體的辦公室空間將重新規劃

當我們愈來愈適應遠距離工作，這意味著我們將更少需要進入辦公室工作。此將產生重大的連鎖反應，而其中第一個影響將會體現在公司如何進行辦公室空間規劃的決策上。

蓋茨認為，「人們會減少去辦公室的次數。你甚至可以與一家公司共享辦公室，而這家公司的員工與你的員工走進公司的日子將會不同。」

未來辦公模式

從以上可見，實體辦公室將不再是工作場所的主流，並在未來轉移至任何地方進行遠端工作。那麼，有什麽準備工夫可以迎合未來的辦公模式？我們可以看看世界經濟論壇最近公佈有關未來工作模式的白皮書：《Resetting the Future of Work Agenda: Disruption and Renewal in a Post-COVID World》，當中提到如何改變工作模式的設計，就能夠預先規劃好未來的工作狀況。

探索混合工作方案

在COVID-19之前，對於許多組織和員工來說遠端工作是一個遙遠的概念。大多數公司都只是對少於25％員工提供這種選擇。在COVID-19期間實施防疫措施後，公司被迫轉向遠端工作。在某些情況下，這種改變是一夜之間發生。

所以，不少企業都表示未來會大幅提升遠端工作的選擇，而隨著他們改變政策允許更多員工能夠靈活地工作，預計之後遠端工作勞動力將會繼續增長。遠端工作除了增加員工工作的靈活程度，亦為企業提供了一個擴展人才基礎的機會。因為遠端工作能夠消除以前限制人才庫的物理界限，並可以在各個城市、地區招聘更合適的人才。

重新配置工作環境

在COVID-19的影響下，世界各地的企業不得不對辦公室的作用進行重新的評估。企業專用工作空間的傳統用途包括培養團隊精神、創造群體意識、進行一些無法隨地配置設備資源的工作，並為未能有效進行遠端工作的員工提供工作空間。

不過，辦公室已經不是所有員工的必要設置。例如 Facebook 預計其一半的員工未來會轉為遠端工作。現在，不少企業設想為員工提供混合型的工作模式，這能夠重新審視辦公空間的重要性和未來公司選址策略。

未來工作模式的其中一個方向，是將重點放在能夠便利員工可以透過混合的工作模式，靈活地利用附近的辦公室、企業辦公中心和家居進行工作。雖然企業會因為辦公室的長期租約，不會貿然關掉現時的工作場所，但透過重新規劃，能夠鼓勵員工在辦公室進行更具創造力和基於企業活動的工作，而一般工作可以留待遠端工作發生。

混合辦公模式將會是？

在員工逐漸重返工作崗位的同時，企業應該做好混合工作模式的準備。當大部分員工都在輪流返回辦公室工作，往往產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生、確保社交距離等等亦是技術應該需要涵蓋的範圍。

預先做好兩手準備，就能夠迎接未來辦公模式的轉變。積極主動重新構想工作方式、工作場所和勞動力，開始進行必要的中長期調整和投資，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。

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Ref:Resetting the Future of Work Agenda: Disruption and Renewal in a Post-COVID World
Resetting the Future of Work Agenda: Disruption and Renewal in a Post-COVID World presents the experiences and lessons…www.weforum.org Bill Gates: The World Will Be Dramatically Different After Covid-19
The Future Five years ago Bill Gates got up on the TED stage and basically predicted the current pandemic and America’s…www.inc.com

混合工作模式的成功關鍵

要了解如何將固有的工作場所，重塑為可持續發展的協作工作文化，才能迎合經濟逐步復蘇後，有效管理混合型的工作模式，並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼，有哪些關鍵元素值得留意？

不少公司在COVID-19影響下，考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考工作空間需求，更新工作空間設計，以符合將來更加具靈活度，支援居家工作和共享工作空間的混合工作模式。

所以，要了解如何將固有的工作場所，重塑為可持續發展的協作工作文化，才能迎合經濟逐步復蘇後，有效管理混合型的工作模式，並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼，有哪些關鍵元素值得留意？

確保工作環境的各類安全

為不同處所工作的員工提供一個安全的工作環境，是其中一個混合工作模式的一大要點。混合工作模式將會大幅增加企業需要覆蓋的工作點之餘，企業亦會顧慮到不同工作地點的安全水平考量，例如疫情威脅和系統安全等等。

疫情威脅方面，保持員工社交距離已經成為每位員工保持自身安全的新規範。對於每個工作區域或會議室，管理員都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，希望有效引入COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公。

同時，企業亦要確保為工作環境進行持續、有效的清潔。例如在不同員工使用工作區域之間，就需要進行各種消毒程序，以避免病毒的傳播，而當中消毒過程的預約、跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。

保持不同工作隊伍的靈活性亦是維持工作效率的關鍵。員工需要透過聯絡平台，獲得足夠資訊，以便他們知道何時可以回到公司工作，並能夠同時工作的同儕，作出相應的工作安排。企業亦需要提供足夠的靈活性，使員工可以選擇在家工作的日子，保持工作效率。

系統安全方面，多層的系統安全保障，是抵禦網絡攻擊的最佳防禦措施。例如採用虛擬私人網絡（VPN）和桌面虛擬化（Virtual Desktop Infrastructure），能夠為遠程工作者建立一個安全、加密的通道，以使用工作數據和各種應用程序。企業亦可以啟用應用程序中的多重要素驗證（Multi-factor authentication），以確保未經授權的人員更難駭進企業系統進行各種行為。

有效的數據加密和備份，亦能堵塞系統的安全漏洞，加強應對各種突發情況的應對和組織防禦能力，以防止各種基於數據洩漏而可能引發的網絡欺騙及竊聽，和避免受損的數據被網絡犯罪分子利用的威脅。

加強各員工間的溝通

人性從來是企業安全最脆弱的一環，不論系統有多完善，漏洞往往都從員工本身的不同行為而產生。所以，企業必須做好員工培訓，提醒員工在嶄新的混合工作模式下，有什麼注意事項。

除此之外，處於不同場所工作的團隊之間亦會有認知不平等的情況出現，導致團隊和企業業務的目標脫節，工作效率大受影響。為了克服這一問題，企業都需要雙管齊下，以加強各員工間的溝通。

針對混合工作模式，企業必須盡早選擇好能夠實現新模式協作的科技資源。如果於辦公室工作和遠端的員工未能有效地溝通，高效協作將無法實現。除了幫助團隊間保持聯繫之外，隨手可得、易於使用的協作工具，例如Slack、Zoom、Trello等等，也是非常重要的部分。這些工具能讓同事們在企業項目上共同實時合作，幫助混合型的員工保持無縫溝通，即使有物理上的距離，也能建立團隊合作的意識。

近來不少研究發現，長期的遠端工作，會使得員工因為失去與他人接觸的關係而感到寂寞，工作效率大減。企業亦應考慮到顧及員工本身的心理質素，在高科技的活動模式間保持社交聯繫，例如有意通過視像會議建立定期的敘舊，甚至建立一些非以工作為中心的特定聊天渠道，或提供心理輔導等等，就能避免傳染風險的同時，強化員工的社交聯繫，建立健康的企業組織文化。

未來的工作將會變為混合型模式，而企業現在必須作出行動，早着先機，提供一個合適的混合型工作環境，從而有效支援員工，廣納人才，迎接新來的挑戰和機遇。

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疫情過後，有哪些科技成為未來辦公的重點？

疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。

根據仲量聯行最新發佈的亞太區報告《在家辦公：新的混合工作場所？》（Home and away: the new hybrid workplace?），亞太區平均有68%的受訪上班族曾居家工作，而其中61%曾遙距工作的受訪者表示，享受居家工作的自由的同時，亦嚮往以往在辦公室工作，並希望未來可採取結合更多彈性安排的工作模式。可見，在未來的辦公室，遙距工作模式和共享辦公室將會以混合的方式同時出現，而企業亦要塑造相應的工作場所，以迎接新的工作世代。

那麼，有哪些科技會成為新型辦公的重點呢？

非接觸式介面

非接觸式的技術是後疫情時代中許多企業辦公空間的重點，而智能辦公管理系統將會是必要元素。例如非接觸式的資源、會議室使用控制，能夠為企業管理者提供更嚴格的設備使用權限控制。管理者可以透過遠程的方式，管理用戶的數碼驗證，而員工、訪客等可以在需要時使用空間，而無需依賴員工卡或多個接觸裝置，就可出入工作空間。這些亦可以與例如Paypal、Stripe 等網上支付服務系統聯結起來，以便作出自動化的資源管理和收費功能。

非接觸式的訪客系統亦是不可或缺的一環，員工和訪客都可以使用他們的智能手機進行簽到、登記等程序。這不僅可以消除人群聚集在前台的風險，保障員工和訪客的安全，同時亦進行一站式的訪客管理，由事前登記、訪問安排，到事後分析，這些都是為企業提供新穎辦公模式的一項重要技術。

系統整合

相比起對於各個辦公範疇添置不同的方案，一個完整、能夠提供持續更新和維護，以及容許第三方服務整合至同一平台的解決方案，絕對是未來靈活辦公環境的更佳選擇。

預約會議室和辦公桌、管理訪客、遠程控制辦公設施等各種方面，很多時牽涉不同的資訊和系統操作。而要保持辦公室的靈活度高，必須簡化工作空間的流程，通過系統整合進行全面的系統一體化和自動化，才能減少因為員工學習太多新系統的難度太高，造成推動數碼轉型的障礙。

未來的混合辦公模式

在員工逐漸重返工作崗位的同時，企業應該做好混合工作模式的準備。不同的企業基於要節省成本，或同時在辦公室工作的人數減少等等原因，正在縮減辦公室的規模，而當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。

掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。做好兩手準備，就能夠迎接新型辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。

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疫情新常態下，企業有什麽風險要注意？

在疫症期間，我們容易認為採取在家工作是企業的長期方案。固然，在家工作確實在員工的靈活度方面有其優勢，但它亦同時消除了一些關鍵的業務動力，而這些動力只有在員工同處一地之時，才能得以發揮，所以企業必須盡快理解自身的需要，以制定往後的長期工作模式。如果將太多員工留在辦公室環境之外，而未能有效重返工作流程，這會對企業的業務造成災難級的影響。

健康與消毒

當疫情未消散的辦公室中，保障員工健康和福祉是企業的首要目標，而這並非一時三刻能夠達成的事。對工作環境、會議室、日程安排和消毒程序的管理將會是未來必然要面對的挑戰。各地政府亦會推出關於社交距離等措施的官方指引，在重啟開放辦公室後的一段時間，企業都需要遵守，所以充裕的事前準備工夫至為重要。

而為您的員工做好重返工作崗位的準備工夫，不僅是為了確保您的企業重新運作以及員工安全，也是為了確保他們的安全感。許多員工對重返辦公室往往持謹慎態度，這是絕對可以理解的，尤其是疫情尚未明朗化之時。雇主的工作就是要獲得員工他們的信任和信心，讓他們相信作為管理者的您已經採取一切可行的預防措施，來保護他們在工作場所中免受病毒感染。

營運與收益

如果在疫情稍緩之際，企業未能把握機會，及時掌握新的營運模式，收入增長可能持續變差。持續的員工閒置，亦有機會導致工作能力和知識的喪失，營運成本亦隨之激增，盈利的能力將會受到影響。這兩者結合起來，可能會導致企業最終無法及時回復正常。

所以，企業有需要幫作助關鍵的員工重新投入工作，同時準備好安全的工作環境，以令他們有信心重返工作桌前，才能確保企業運作不會長期受到影響。

數據與安全

由於遠程工作已成為常態，因此在接觸工作數據的方式和數據安全配置文件方面，需要額外的考慮。除了釣魚程式等網絡安全問題外，員工現在還可能在不太安全的家庭環境中使用敏感的數據。

企業應該將數據妥善安置在公司的防火牆之後，使其變得更加開放之餘，並要在方便員工和業務合作夥伴使用和數據安全度之間取得平衡。企業亦理應加強網絡防禦能力，並在各個層面對員工進行數據安全教育，以應對新出現的網絡風險。

不少的公司現時沒有顯著的遠程工作能力，所以企業必須盡快投資相關項目，以獲得技術，加以實施。透過長遠計劃和基礎架構的更改，相應地評估相關風險，並可能部署長期的緩解措施，如，替代現時。快速應變，支援新的工作應對方式，才能夠保持現有業務流程和運營的發展。

企業聲譽

在COVID-19之前，一些公司可能對聲譽管理持冷漠的態度。然而，在這個不確定的疫情時期，有關企業聲譽的風險管理應被視為必須具備的條件（must-have），而不是一個僅僅可有的條件（nice-to-have）。

不管是工作環境處理不當、數據流失、不良財務收益、行政失當、產品緊急回收等等問題和因素，都會威脅到企業一直以來維持的良好聲譽，暴露企業危機處理不足的弱點。而這些疫情下的挑戰往往是前所未見，而且突如其來，所以未來數月的風險管理至為關鍵。

企業盡可能做好多元化且跨職能的聲譽風險，識別這些企業會面對的新風險，然後因應持續不斷的市場變化，保持靈活，並重新評估、更新所有風險的評估。

在這個艱難時刻，企業應該比以往任何時間都要更為關注員工以及客戶。而無論是通過各種資源、知識、研發還是運營方式的改變，都要確保員工可以為應對危機作出應對。和員工、客戶以及各利益持份者持續溝通之餘，亦要知悉他們不斷變化的優先事項和行動。

做好員工安全、聲譽和財務等方面的風險管理，保持高靈活度，企業方能在疫情時期繼續奮鬥，轉危為機，並能從中確立企業的良好形象，在往後的日子亦能無往而不利。

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疫情新常態的科技對策

疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。

限制空間使用量

保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。

透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。

員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。

全面消毒

在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。

企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。

安全訪客到訪

處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。

通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。

一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。

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企業的疫情新常態

2020年初，世界各地的企業不得不由平常的辦公室運作的模式，瞬間改變為在家辦公的模式。我們之前的文章談到企業和員工如何有效在家工作，但對不少企業來說，這只是確保業務能夠不被中斷的治標措施，但當疫情持續上月，甚至年計之時，不少遠程工作都未能提供辦公室環境下所能帶動的生產力、協作力、工作參與和創新，企業就不得不讓他們的員工回到辦公室工作，要適應疫情持續的工作「新常態」。

什麼是新常態？

不論是疫情期間還是後疫情時代，企業斷然不會簡單恢復以前的狀態。在疫情期間所出現的靈活度提升，以及對實體辦公室的依賴降低，將會成為常態。那麼，新常態會是怎樣一回事？

靈活度提升：靈活的工作模式固之然是指非辦公室的工作提升，並藉以減少通勤需求而減省交通時間，因此辦公室將轉變為主要用於員工面對面合作和會見客戶的場所，會議室、客戶的安排工作亦隨之增加。
降低工作環境密度：員工偏向非辦公室工作之下，就能節省空間等資源，並能重新設計工作空間，提供使用辦公室的員工、訪客更多的空間，亦能保持社交距離，以免病毒散播。
工作空間智能化：工作空間和密度的縮減，亦使得可用空間需求靈活變動，辦公桌、會議室預約技術有助提供相關的便利措施。

因此當務之急，是要製定一個深思熟慮的解決方案，並在與員工溝通時保持透明度。一個能夠為提供足夠靈活度的解決方案，讓每位員工都能在可行的情況下，選擇他們自身的工作安排，對於企業、員工，也是別具意義。

智能辦公室使用於工作環境的技術，是其中能夠克服疫情難關的關鍵之一。您可以通過智能辦公室，協調和靈活組織人員、設備和空間，管理好重返辦公室的工作。這樣一來，您就可以在這個疫情未減的時代，保證員工安全、遵從指引、保持良好的業務水平，迎接「新常態」。而一旦COVID-19的威脅消退，商業模式亦與之前大不相同。所以要面對未來的挑戰，就要懂得未雨綢繆，為辦公室及早引入更靈活、更有效率的工作方案，才能夠化危為機，藉此為企業注入前所未有的新動力。

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