Hong Kong Software Development

企業的疫情新常態

2020年初，世界各地的企業不得不由平常的辦公室運作的模式，瞬間改變為在家辦公的模式。我們之前的文章談到企業和員工如何有效在家工作，但對不少企業來說，這只是確保業務能夠不被中斷的治標措施，但當疫情持續上月，甚至年計之時，不少遠程工作都未能提供辦公室環境下所能帶動的生產力、協作力、工作參與和創新，企業就不得不讓他們的員工回到辦公室工作，要適應疫情持續的工作「新常態」。

什麼是新常態？

不論是疫情期間還是後疫情時代，企業斷然不會簡單恢復以前的狀態。在疫情期間所出現的靈活度提升，以及對實體辦公室的依賴降低，將會成為常態。那麼，新常態會是怎樣一回事？

靈活度提升：靈活的工作模式固之然是指非辦公室的工作提升，並藉以減少通勤需求而減省交通時間，因此辦公室將轉變為主要用於員工面對面合作和會見客戶的場所，會議室、客戶的安排工作亦隨之增加。
降低工作環境密度：員工偏向非辦公室工作之下，就能節省空間等資源，並能重新設計工作空間，提供使用辦公室的員工、訪客更多的空間，亦能保持社交距離，以免病毒散播。
工作空間智能化：工作空間和密度的縮減，亦使得可用空間需求靈活變動，辦公桌、會議室預約技術有助提供相關的便利措施。

當疫情未消散的辦公室中，保障員工健康和福祉是企業的首要目標，而這並非一時三刻能夠達成的事。對工作環境、會議室、日程安排和消毒程序的管理將會是未來必然要面對的挑戰。各地政府亦會推出關於社交距離等措施的官方指引，在重啟開放辦公室後的一段時間，企業都需要遵守，所以充裕的事前準備工夫至為重要。

而為您的員工做好重返工作崗位的準備工夫，不僅是為了確保您的企業重新運作以及員工安全，也是為了確保他們的安全感。許多員工對重返辦公室往往持謹慎態度，這是絕對可以理解的，尤其是疫情尚未明朗化之時。雇主的工作就是要獲得員工他們的信任和信心，讓他們相信作為管理者的您已經採取一切可行的預防措施，來保護他們在工作場所中免受病毒感染。

因此當務之急，是要製定一個深思熟慮的解決方案，並在與員工溝通時保持透明度。一個能夠為提供足夠靈活度的解決方案，讓每位員工都能在可行的情況下，選擇他們自身的工作安排，對於企業、員工，也是別具意義。

智能辦公室使用於工作環境的技術，是其中能夠克服疫情難關的關鍵之一。您可以通過智能辦公室，協調和靈活組織人員、設備和空間，管理好重返辦公室的工作。這樣一來，您就可以在這個疫情未減的時代，保證員工安全、遵從指引、保持良好的業務水平，迎接「新常態」。而一旦COVID-19的威脅消退，商業模式亦與之前大不相同。所以要面對未來的挑戰，就要懂得未雨綢繆，為辦公室及早引入更靈活、更有效率的工作方案，才能夠化危為機，藉此為企業注入前所未有的新動力。

ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。

聯絡我們:
主頁: https://ones.software/hk/
電郵地址: hello@ones.software
電話號碼: (+852) 5538 3410
Contact us:
Homepage: https://ones.software/
Email address: hello@ones.software
Phone number: (+852) 5538 3410

在數碼時代，企業如何提升效能？

智能辦公室為當代企業提供的各種效能指標

近年科技的創新，大大改變了我們彼此互動的方式，而這些改變正在影響企業裏各人的角色。我們能夠看到，數碼設施與傳統工作環境已經漸漸融合，針對設施使用率、生產力和工作空間等等的管理工具日漸普及，企業能夠透過這類數碼平台，善用新的途徑得到往時無法輕易得到的工作數據。

這種結合線上線下的企業模式，不單止為企業管理如照明、網絡等日常環境的操作，也能夠提供有關各類設施的管理資訊，以助企業管理者訂立一些新的效能指標，促進整體工作效率。相比起以前要運用不少人力資源去記錄數據，每年列印數百份問卷去詢問每位員工對於公司設施的滿意度，數碼化的智能工作空間可謂大大減輕這裡繁瑣的工作，並能提供及時且客觀的數據分析。

那麼，有哪些指標是能夠幫助企業提升效能呢？

設施使用率

設施使用的數據不僅在工作空間使用初期有所幫助，亦能理解員工的日常行為和工作流程。收集會議室使用率的數據，可以幫助企業以確保員工能夠充分利用所提供的空間，並在設施上進行相應的修改。這不僅可以提高員工的工作體驗，還可以確保企業盡量將設施用得其所。

哪些日子最多人使用某些設施？哪些工作空間過於繁忙？而哪些工作空間沒員工肯利用？這些問題都能輕易用數據回答，省卻以往要處理大量的文書工作。

生產力管理

現在很多公司都會使用Slack這類的即時通訊軟件，以作內部溝通之用。而這些軟件不但加強員工之間的溝通，提供如與日曆系統整合、工作活動提示、開支批核等等的流程管理，更能給予實質數據，供管理人員以作分析，清楚理解員工能否善用通訊軟件溝通，以及掌握其工作流程和進度。

工作空間管理

現在辦公室的租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。工作空間管理工具則能夠為管理者提供數碼管理平台，有效為員工進行會議室的預約程序，並且結合日曆系統從而妥善安排往後的會議排程。

配合圖像化的數據分析，亦能為企業管理者理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、因失約導致房間空置的次數等等，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，並更有效運用、分配公司的空間資源，為員工提供更合適的工作環境。

小結

隨著企業環境不斷與時代變遷，透過智能化工具有助企業增強設施管理，以實質、客觀的數據作為效能指標，以助企業各部門之間的合作，加強管理水準。智能化除了協助企業與時並進，提升公司形象之餘，更能作出質素上的改變，當然重要的是清楚明白企業當前真正需要的智能化工具。

好的房間預約系統有什麽重要元素？

在之前的文章提過，一個智能辦公室的建立，會議室／房間預約系統是基本元素，那麼有市面上林林總總的房間預約系統，怎樣選擇那些是值得投放資金購入的軟件？

如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設公司有 50 間房間，一般坊間的預約系統就會把這 50 間房間的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀，管理者往往要消化大量數據，容易過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。

我司經過多番研究，銳意打破傳統用列表數據的形式，採用全新的界面概念去管理房間，通過自家開發的 3D 地地圖引擎，讓用戶可以直接管理房間，毋須花費時間在數百列數據中尋找所需的房間資訊。

我司經過多番研究，銳意打破傳統用列表數據的形式，於Bookings ONE採用全新的界面概念去管理房間，通過自家開發的3D地圖引擎，讓用戶可以直接管理房間，毋須花費時間在數百列數據中尋找所需的房間資訊。

簡化地圖設計

現時市面上普遍聲稱擁有地圖功能的軟件，都是利用客戶提供的圖片配合特定的軟件去製作地圖。我司認爲這些客制步驟過於耗時，亦牽涉不少人手操作，使製作這類地圖的成本大增。

爲減低企業使用 3D 地圖的成本，我司致力簡化地圖的製作步驟。我司成功研發出獨家技術，於 SVG 圖片中直接找出地圖以及房間的形狀，經過軟件處理後就能夠產生 3D 地圖。

跨平臺支援

Bookings ONE的地圖引擎硬件需求低，可在不同平台上運行，包括 iOS、Android、 Windows，以至 Smart TV，大大增加系統的應用範圍；我們的管理頁面支援手機界面，管理員可通過手機，進行大量的房間管理；

透過智能電視能夠顯示各樓層房間的狀態，例如使用狀況、房間容量等即時信息，用戶也能使用觸控式智能電視，透過地圖直接預約房間，使整體的預約過程更流暢直接；

Bookings ONE亦全面支援 IoT 儀器，通過與 IoT 儀器進行鏈接，顯示房間的即時資訊，例如溫度，濕度等。用戶能夠通過 3D 地圖，直接了解辦公室的實際環境情況。

除了以上所提到的細節外，Bookings ONE 還有更多的功能和優勢，務求提供最好的用戶體驗給企業，不論是管理層還是員工的需求都能一一滿足，從而提升公司形象和員工整體工作效率。

欲免向隅，馬上聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410，亦可到 Bookings ONE 官網了解更多：https://ones.software/hk/bookings-one/ 。

智能辦公室的基本元素：會議室預約系統

現在的企業不論規模大小，都希望將公司變為智能辦公室，以使公司的各種資源得以充分利用。那麼怎樣才算是一個智能辦公室？

智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制，其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。

智能辦公室主要透過利用 iBeacon、感測器和電話應用程式等等電子工具，幫助員工處理公務上的瑣事，從而使他們能夠專注較重要的事務，而其中一個智能辦公室不可或缺的基本元素，就是會議室預約系統。會議室預約系統主要讓使用者能夠快捷地找出適合的會議室，並完成會議室的預訂，配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議。會議室預約系統亦能夠提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄。

我司藉著推出的 Bookings ONE，希望提供一個嶄新的會議室預約系統，可以使企業能夠充分善用辦公室資源。 Bookings ONE 主要有以下功能：

會議室預約時間表

會議室預約系統的根本，莫過於預約時間表。我司製作Bookings ONE時，力求預約時間表達致清楚簡潔的要求，並且支援所有電腦界面和手機端的操作。無論你在哪裡，只要打開手機，都能輕易地管理到所有房間的狀態。

房間電子標牌

房間電子標牌安裝在房間門前，可以清楚地顯示房間現在的使用狀態，確保使用者不會不小心去錯別的房間之餘，也能透過展示適合的圖像，以提升公司形象。

Bookings ONE的房間電子標牌，支援 iOS， Android，Windows 這些不同作業系統的平板設備，使用者可以在輕鬆地走到房間門前，就能進行即時的房間預約，快捷方便。我司同時支援附有指示燈的顯示設備，就算在遠處，使用者也能清楚地看見指示燈的顏色，從而得知哪些房間已被預約。指示燈的顏色主要分為三種：綠色代表可供使用，橙色代表已預約，而紅色代表正在使用。當你突然需要展開會議，又擔心不知道會不會有其他人已預約某些房間的話，指示燈絕對是你公司裏的明燈。

3D 平面圖

如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設在公司有50間會議室，一般坊間的預約系統就會把這50間會議室的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀，管理者往往要從頭到尾消化大量數據，容易使管理者過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。

有見及此，Bookings ONE在傳統的列表顯示外，銳意加入能夠顯示各個樓層的3D平面圖功能，用最容易理解的方法去顯示所有房間的狀態，即使一個樓層數十間房間也能一目了然，管理者再也無需花時間去看每一個房間的預約狀態。

實時分析

另一個有效幫助企業管理者去利用公司資源的方法，就是實時的數據分析。現在租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。通過我司的系統，管理者能以圖像化的分析，理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、因失約導致房間空置的次數等等，亦能匯出成為 Excel 形式的分析報告，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，從而更有效運用、分配公司的資源。

無瑕連接日曆系統

Google和Outlook的日曆系統相當深入民心，在未有會議室預約系統的公司裡面，主要都是用這些日曆系統去作出管理。我司理解，縱使 Bookings ONE 能夠提供更好的用戶體驗給各個用家，但要所有使用者短期內放棄使用多年的日曆系統，改用 Bookings ONE 的界面的話，很多用戶一下子難以適應。

為此，我司花了不少開發時間，成功無痕連接上 Google Calendar / Exchange server / Office 365 這些主要在公司會使用的日曆系統，能夠即時將第三方系統的預約，同步到 Bookings ONE 裡頭。這樣新用戶在未熟悉我們的界面前，可以繼續使用他們本來一直使用的日曆系統作出預約，也能夠同時間使用 Bookings ONE 裡頭的各種功能。

現在還值得為企業開發一套自家軟件嗎？

在現今的商業世界，軟件是企業營運中不可缺少的部份。要決定您的企業是否購買現成的軟件，還是自行開發一套軟件，這可能是一項艱鉅的決定：自行開發一套軟件相對昂貴，但現成的軟件卻缺乏彈性。但為什麼還會有企業自行開發軟件？以下是一些現成軟件和自家軟件的七種比較，應能為您帶來一點啟示。

現成軟件與自家軟件的七種比較

在現今的商業世界，軟件是企業營運中不可缺少的部份。要決定您的企業是否購買現成的軟件，還是自行開發一套軟件，這可能是一項艱鉅的決定：自行開發一套軟件相對昂貴，但現成的軟件卻缺乏彈性。但為什麼還會有企業自行開發軟件？以下是一些現成軟件和自家軟件的七種比較，應能為您帶來一點啟示：

1.適合性: 為企業開發一套軟件最重要的好處，是它由開發人員根據您的需要和要求度身定製，以便滿足您的業務需求。一般企業從軟件供應商那裡購買現成軟件之後，不久發現該軟件根本不太適合他們的業務，這種情況屢見不鮮。企業人員多為了不浪費資源，而強行使用。而使用企業自行開發的軟件，就可以在軟件開發時確保該軟件能夠適合您的業務需求。

2. 可擴展性: 自家軟件比現成的軟件包更具可擴展性。在自家軟件方面，開發人員會根據企業的基礎運營、商務邏輯來作設計軟件。因此即使企業業務規模的擴大，開發人員將可隨之持續維護及擴展軟件的功能。使用現成的軟件的話，企業通常會遇到軟件的維護問題，或者是因業務範圍的改變，部份業務需求未受軟件涵蓋，結果要加購另一套現成軟件，以作補救。所以自行開發的商業軟件能夠滿足您的企業需求之餘，同時允許您的業務持續增長，而不受軟件限制。

3. 安全性: 自行開發的軟件可以幫助保護您的企業免受外部威脅。針對企業軟件的黑客，大多數都是利用常用軟件中已知軟件漏洞來進行攻擊。而對於黑客來說，自行開發的企業軟件就不是一個太有吸引力的目標，因為它需要相當多的時間來了解系統運作，而軟件開發人員亦能專為企業來制定黑客防護工作，比起現成軟件更為安全。

4. 企業生產力: 能否使用適當的軟件，對工作效率可以產生極大影響。自行開發的企業軟件可以根據企業的運行模式，簡化使用操作，從而提高企業的生產力。而且開發人員可以根據軟件內的數據，專門制定您所需要的工作分析報告，工作效能就能夠以圖像、數字等方式展示，讓企業的管理團隊清楚了解公司的運作。這樣你就可以更有效率為企業制定發展方向。

巿面上幾乎難有多個現成的軟件能夠簡單地將數據共享，而由於現成軟件並非為您的企業營運度身定制的，可能會導致員工因要適應軟件運作而使整體工作效率下降。若要分析工作數據，他們往往需要從不同的軟件得到資料再進行整合分析，這樣比較容易出現錯誤，無法有效地完成工作。所以自行開發的企業軟件就能有效避免這個問題，皆因它是可以專門配合您的企業營運。

5. 維護效率: 自行開發的企業軟件可以根據需要進行合適的維護。使用現成的軟件，您的企業只是使用該軟件的數千甚至上萬人中的一員，並且只有有限的開發團隊可以支援軟件修復，企業反而會受到軟件開發一方的制肘。如果他們決定不再維護軟件，您的業務將有可能馬上需要更換軟件。這對您的企業來說可能會出現額外開支之餘，更會有機會出現軟件無法正常運用的空窗期。毫無疑問，自行開發的企業軟件在這方面有很大優勢，軟件開發公司理應提供一對一的維護服務，這樣你的企業就可以確定軟件能夠有合適而及時的維護。

6. 額外成本: 自行開發的企業軟件可幫助您節省硬件購置成本。現成的軟件通常有特定硬件要求，這意味著您可能需要購買額外的硬件，以便有效在企業內運行。自行開發的企業軟件可為現有的硬件及功能制定程式，最終反而可以幫助您的企業節省金錢，因為企業不需要購買額外的硬件。

7. 知識產權: 自行開發的企業軟件的知識產權能夠受企業全權擁有。使用自家軟件的話，您沒有必要與任何特定供應商合作，因為您是該產品的合法擁有者。而對於現成的軟件，您需要為每個用戶支付定期的費用，以維持使用軟件的權利。

You can mass-produce hardware; you cannot mass-produce software — you cannot mass-produce the human mind — — Michio Kaku, American theoretical physicist

總結

自行開發的企業軟件與現成的軟件相比，表面上可能較為昂貴，但長遠考量如員工的工作需時、硬件添置、甚至開發企業停止維護軟件的風險，自行開發的企業軟件無疑是企業比較合適的選擇。值得注意的是，在可擴展性上，軟件的開發、維護可因應企業的發展，而分階段進行。總體而言，自行開發的企業軟件更能夠幫助您的業務持續發展，奠定良好的企業基礎。

我們 ONEs Software 是一家香港的軟件開發公司，致力於通過我們專業的技術，為企業設計出最合適的軟件。如果您有興趣，歡迎與我們聯繫一起探討，為您的企業成長注入新的源動力。

更多資訊可以留意 ONES Publication 定期發佈的文章，亦可以聯絡我們，我們的網址是： https://ones.software

ONES Publication

We share what we have learned about app and web development. Find us in ones.software. Email: hello@ones.software

標籤: Hong Kong Software Development